在今天看見明天

有效率≠有成效!認清3種讓人陷入「瞎忙」的陷阱

撰文: SmartM人才培訓網 日期:2016-12-22 分類: 管理

韓國政府在2014年提出改善社會「以加班為榮,以按時下班為恥」的職場文化,並規劃相關工作計畫。這點出了時間管理的根本問題:到底需不需要花這麼多時間工作?根據經濟合作暨發展組織(OECD)公布的全球工時調查,台灣勞工全年總工時遠超出平均工時近400小時,成為全球排名第三的「操勞之島」。

 

文/SmartM/余如婕

撇開沉重的工作量,不妨先檢討自身平時工作的習慣,檢視其中是否隱含著降低時間管理效率的陷阱。數位行銷平台HubSpot指出在日常生活中拖延工作效率卻讓人渾然不覺的3個盲點,改變這些錯誤認知與習慣,能有效消滅工作中的「來不及」,並更游刃有餘完成工作,騰出更多時間和家人朋友相處:

 

陷阱一、認為每件事情同等重要

解方:用時間四象限法找出高價值活動

人們常言,工作要「有效率」,但當工作繁瑣又繁重如俄羅斯方塊般,源源不絕從天而降時,真正需要的是做得出「成效」的工作模式。「有效率」僅是用對的方法做事;而「有成效」是指在一開始就專注做對的事,將一切複雜的事物簡單化。

賈伯斯曾言:「人的出身並不重要,你拿時間來做什麼才重要。」大多數人都有著「想在今天內把所有事情完成」的執念,工作起來沒有重心,但事實上,我們可以根據80/20法則判斷工作的輕重緩急。員工應該集中時間精力做20%的高價值活動,避免從事剩餘低生產力的業務,不妨嘗試在紙上畫出四個象限(詳見上圖),區分各項業務的急迫性與重要性。首先著手處理第二象限的事,抓出核心重點後專心優化,把時間花在有意義的事情上,久了就能看到成果,甚至可以只花一分時間,卻創造出比其更有價值的成果。

陷阱二、列出太過詳細的待辦清單

解方:將時間塊狀化

在資訊工程領域有一句話叫「Garbage in, garbage out」,這句話同樣可以套用的工作準則上;今天建立一個看似詳細,實則過於繁瑣的待辦事項,認為自己非得按表操課,反而會綁住腳步,陷入清單陷阱。

與其三頭六臂,最後卻落得心力交瘁、沒有一件事情做好,不如將時間運用塊狀化。首先,可以在每天睡前花10至15分鐘列出明天形成,粗估每個工作的所需時間,並仔細在一個時間區塊內將一件事情做完,中間不受其他雜事干擾。如果有其他事情進來,就保留到下一個塊狀時間再完整解決,會比同時多工解決所有事,來得更有效率。

陷阱三、想太多麻煩事,想到懶得開工

解方:為每個時間區塊設立目標

回想一下,在執行工作前,是否開始想很多麻煩事?
「這個工作要花上好幾個小時。」
「這張單跑起行政程序來要好幾天,又要打電話不停確認。」
「明明不是我的業務,主管幹嘛丟給我做?」

一想到這裡,可能便開始做一些無用的倒茶、散步、上廁所試圖拖延,這樣工作永遠不會有開始的一刻。有六成的上班族認為自己習慣在面對龐大的工作量時,有明顯的拖延傾向,拖延或許能讓人獲得短暫的釋放,但實則是造成更劇烈長期的焦慮。

面對拖延症,我們可以用帕金森定律(Parkinson's Law)調整心態。帕金森定律是這樣描述的:如果有八小時,我們則會花滿八小時工作,但若今天情況緊急,可能只需要兩小時就能完成。這時應該要將心態轉換為「完成任務所需時間比想像中要來的更少」,並設定小里程碑,讓目標隨時和自己保持在最近距離。

另外,也可以根據石川和男在《拆解你的每一天:從起床到就寢,讓你人生就此翻轉的「過日子基本法」》一書中提及的「恐怖電影工作術」,雖然有些工作要擬定周密的執行計畫,但拖延症纏身,有時什麼都不去想,直接著手動工,也是調整工作節奏的良方。
 
 

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