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第一次就把事情做對

第一次就把事情做對

文/楊萱霈

職場

2013-04-25 13:59

主管:「XXX,請把這個新商品簡介寄給公司主要客戶。」新人:「好。」結果新人寄給了A、B、C公司,卻遺漏了更重要的D公司,直到主管來罵人,他才發現原來D公司才是公司的主要業務來源。

這個新人認為:「主管又沒指名。」其實新人應該主動問,哪些是重要公司,甚至自己先調查哪些是重要公司,再跟主管確認你擬的名單對不對。畢竟對主管而言,許多事早已習以為常,他可能不會特別留意新人到底有多了解公司。



面對這種狀況,耐性好的主管會認為是自己沒有講清楚,但不幸的是,大部份的主管都很忙,耐性也不會太好,就會認為這個新人不夠用心,很難進入狀況,無法賦予責任,導致新人會失去很多表現的機會。反之,若新人第一次就把事情做對,讓主管一開始就留下好印象,便能幫助你順利渡過黑暗摸索期,快速到達起飛期。


究竟該做好哪些工作規畫,才能第一次就把事情做對?奧美廣告董事總經理唐心慧的經驗值得參考。

自律甚嚴的唐心慧,從踏進職場的第一天就絲毫不敢鬆懈,做每件事都會先想清楚前因後果,即使問問題,也會問1個問題之前,先想好3個可能的答案,如此工作態度讓她職涯發展一路順遂。與她共事過的人對她的評價都是做事很有效率,從來不是老闆眼中的麻煩人物。



第1步:先研究4W1H
許多人進入新工作都要先花2、3個月適應新環境,因為不熟悉,所以會導致自己在摸索過程中,不停的犯錯,而誤以為本身不適合這份工作,便萌生退意,可是一旦產生退意,事情就更難做好。


對此,人稱「奧美寶寶」的唐心慧,工作10多年,至今不曾換過公司,她不管面對哪一個新職務,都適應得很快,也都能很快的展現績效,她的方法是先做好功課,才能在起步就降低犯錯的機率。

但功課怎麼做?根據她的經驗,寫作原則的「4W1H」很有幫助,也就是Where、Who、When、What、how。

Where:你要去哪家企業工作?這是科技業、傳統製造業、金融業、服務業?

Who:你的老闆是誰?你的主管是誰?你的同事是誰?你的客戶是誰?

When:你何時要去?這家企業在這個時間點正處於何種狀態?是草創期、起飛期,或是穩定期?

What:這家企業的文化、信念、價值觀是什麼?Do&Don’t又是什麼?

How:如何在這家公司生存?大部份資深同事的生存法則為何?

追根究柢,4W1H其實是影響企業決策的重要關鍵,新人若先搞懂4W1H,「就能很清楚你要去哪裡工作,」不會對新工作是全然陌生,不僅能縮短摸索期,也能確保自己所做的是符合公司的價值與需求,不致耗費力氣做白工。

第2步:聽懂話才能做對事
以下也是一則真實案例,一位金融業主管要辦企業講座,請一位新人寄邀請卡給A公司,邀請A公司總經理參加,新人只簡單回說:「我知道了。」結果新人跟主管回報:「A公司業務經理會準時出席。」主管當場有點惱怒質問:「你是不是沒有聽懂我的話?」這位新人就摸不著頭緒問:「我哪裡做錯了?」

抽絲剝繭,在這個案例中,主管想邀請的是A公司總經理,但新人誤以為只要A公司有人來就好,其實為避免錯誤,新人應該再追問:「如果A公司總經理不能來,是要A公司派代表,還是再邀請別的人選?」

從中可發現,新人容易犯錯的關鍵之一是沒有聽「懂」別人的話,然後也不敢問、不想問,只好不懂裝懂,或揣摩上意,導致接連發生錯誤。

唐心慧剛進入奧美時,是擔任AE(客戶執行)一職,負責當廣告主與公司創意部門的溝通橋樑,她要負責把客戶的需求等訊息帶回公司,再把公司為客戶量身打造的行銷廣告企畫跟客戶報告,「所以一旦聽錯話,後果不是只有你做錯,而是整個團隊都會跟著做錯事。」

因此,唐心慧每次都要非常專心、謹慎面對每個人跟她說的話,並且做好3個動作:聽懂-釐清-引導與啟發。譬如,唐心慧要先聽懂客戶的話,再透過問問題,釐清客戶的意思,再把訊息帶回公司,引導創意部門同事進入客戶的思緒,並啟發同事針對客戶需求做出正確的行銷廣告企畫,這樣從頭到尾執行,才能確保做對事。

所以想降低犯錯機率,「問」很重要,但唐心慧觀察一般新人都不敢問主管或客戶,「其實不用怕,」唐心慧指出,以主管的立場,寧願你先問,也不要你不問,最後因為犯錯必須付出更大的代價。



第3步:隨時做足準備 降低犯錯機率

但除了問,偷學也是一種方法,唐心慧有很多偷學的經驗,讓她隨時做好準備,促使她每次面對新工作,都能很快的上手。

譬如,她剛進奧美,主要負責平面媒體廣告企畫,她卻很想做電視廣告,雖然一直等不到機會,她也不放棄,仍利用工作空檔,自己向製作部門借廣告帶看,不斷請教厲害的製作人關於製片的流程、細節,以及成功的廣告片要具備哪些條件?透過偷學,唐心慧做了一本本的筆記,她直言:「你不知道,不代表你不能知道。」

而且當她還是最低階的AE時,就未雨綢繆想到:「人怎麼可能一當上AP、AM就會寫企畫書呢?」所以她當時就跟資深AP借了各種企畫書來研究,不懂就問人,慢慢累積自己的工作職能。

就這樣,唐心慧因為做足了功課,等到機會來敲門時,她總能不慌不忙的迎接任何工作挑戰,而且一次就把事情做對。

你是否還處在黑暗的摸索期,並且不停在犯錯,不妨先停下腳步,好好思考公司的4W1H,若還想不透,記得多問人,便能幫助你走出不停犯錯的泥沼中。

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