規劃你的時間，讓時間動起來

7年級創業家-林修禾

2013-01-15 14:34

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這天下午，一個從加拿大來台灣的朋友小Ｊ，約我喝咖啡，他是個很喜歡學習的人，對我的創業也很好奇，於是小Ｊ幫我點了杯熱的焦糖拿鐵，咖啡很香，但香味蓋不住他的好奇心，接著就是一連串關於創業、商業模式、學習等議題的「拷問」。

「你是怎麼規劃自己的時間？怎麼能一邊念書，一邊管理公司？」

這是小Ｊ對於我每段創業故事，最好奇的一件事，如果你有聽過我的故事，你就會知道我是在念碩士的時候，開始成立自己的第一個事業。當時在學生時代就創業，其實也是替自己買一個「保險」，也就是如果我創業失敗，那麼我還是個唸碩士的學生，聽起來還不算太差！但其實最大的風險反而是在「時間規劃」上，如果沒有做好規劃，事業跟學業可能會同時無法兼顧。

乍看之下，每個人一天都是24小時，都是公平的，事實上，如果你不會分配時間，你的一天的時間其實比人家都短。相反的，如果你懂得利用時間，你的時間自然會大於24小時。

很多人認為時間是固定的、靜態的，但我常說，時間是活的，當你有去規劃你的時間，時間就會活絡起來，「時間」也會變為你最好的學習夥伴。當你的時間有效的運用，我稱這樣的時間叫做「時間動能」。

抓出你的「時間動能」三個方案

這裡提出我在用的三個方法給大家做參考：

1.時間分配術，運用168找出一週的時間分配

我們的時間常常會不知不覺的浪費掉，首先要大致了解你的時間分配，都是分配到什麼樣的地方，而我們可以假設生活中每個禮拜的型態都差不多，抓出時間動能的第一個目的，就是要了解你一週的時間都用到哪裡去。

一天有24小時，一個禮拜7天，兩個數字相乘剛好就是168小時，也就是我們一個禮拜有這些時間去做分配，所以第一個功課就是要寫出我這168小時都用在什麼地方，並且要寫出這些時間，都用來「交換」到什麼，例如這個禮拜我睡覺共56小時，我交換到了「隔天的精神」，坐交通車16小時，我交換到了「距離的移動」，陪另一半的時間，我交換到了「愛情的維持」，工作上我可能交換到了「金錢」。

抓出時間動能的第一步，其實就是先了解目前我的時間都怎麼去分配，然後去看看「交換」的東西，是否是我預期想要的？你可以看上個禮拜，你的168小時都怎麼去分配的，寫在紙上，自己檢視，當然你也可以寫下未來時間分配表，督促自己的規劃。

2.找出你的黃金時刻，讓工作、學習更有效率

美國加州大學資訊數學系教授葛洛里亞．馬克（Gloria Mark）的研究顯示，如果我們做一件事情，一旦被打斷，可能是由於外部因素，或是自己分心，要再重新進入狀況，需要花23分鐘的時間。

也就是說，如果我們正在做一份報告，但中途被人打斷了兩次，那麼我們浪費的時間可能就是46分鐘，那這一天，你就少了46分鐘，但也許你在某個時段工作特別有效率，那麼其實你將工作都集中在那個時候，你就會不知不覺的多出時間來運用。

我在念碩士的時候就發現，早上10點前，我唸書的效率會特別好，下午4點~6點，對於工作的效率也會提升，晚上9點後，我的靈感會比較多，當然每個人的狀況都會不一樣，所以要有效的利用時間，就是抓出每天你認為你比較有效率的時刻，把這些時間列下來，然後把重要的事都排在那時來處理，之後你也會發現，這些「時刻」，通常都是在沒有人打擾的時候，會比較專心，其實所謂的黃金時刻，你也可以解釋為專心時刻，如果你是個很早就會起床的人，那麼恭喜你，早上的時間通常都比較少人會打擾你，盡量把重要的事都排在早上處理吧，這樣你的時間會比其他人還更多的！

3.排列你的優先順序，提升自己的動能

有個工具我很喜歡用，事實上我也會要求我的工作夥伴也實行這個工具，就是每天睡覺前，列出明天要做的最重要的六件事，沒錯，只要列出六項就可以，例如我明天要回某某客戶信件、要完成專案報告、或是我跟朋友要去看電影等，睡前5分鐘，列出最重要的六件事(不一定是工作上的)，寫在便條紙上，並且分辨每件事情的重要程度，依次排列1~6的序號，1號就是最優先要做的事，如果3號今天沒有完成，那麼3號就會變成明天的1號。

那怎麼分辨事情的重要性呢？以管理學所說的，事情有分為4個等級，分別為：

「重要，且緊急」我稱它為Ａ，Ａ就是要馬上執行的項目。

「重要，不緊急」我稱它為Ｂ，Ｂ就是平常就要去做的事。

「不重要，緊急」我稱它為Ｃ，Ｃ就是要選擇性的去做。

「不重要，不緊急」我稱它為Ｄ，Ｄ就是不要去做。

在上面的六個項目裡，列出他們分別屬於A、B、C、D，排列順序，這樣可以提升隔天的做事效率。