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細心筆記28歲祕書變總座

細心筆記28歲祕書變總座

梁任瑋

職場

2014-06-20 10:57

一個沒家世背景、沒留過學的平凡女 孩。林沛欣顛覆職場論資歷升遷的慣 例,只用了6年就從助理祕書坐上總經理大 位,28歲就當上跨國企業台灣分公司的最高 主管,成了全台灣屈指可數的7年級總座。她 的方法其實很簡單,一顆比別人還細心、一股從沒想過要計較的傻勁、一個個別人不屑做,她卻默默進行的小習慣。

「那個黃董的夫人,最愛的蘭花是什麼顏 色?」,當時 22歲的林沛欣在國貿大樓擔任 英文祕書時,上班沒幾天,就沒來由地被問了這麼一句話,好強的林沛欣腦中立刻閃過,在她記得密密麻麻的筆記本裡,確實曾記下這件一般祕書根本不會記錄的小事。
 
「我有記起來,待會我翻了筆記後,馬上告訴您!」林沛欣氣定神閒地回答,還得意地以為自己會被誇讚一番,但沒想到老闆只輕輕地皺了個眉頭,發了「嘖!」一聲。
 
儘管老闆沒有正面責備林沛欣,然而這聲「語助詞」卻狠狠地刺進她的心!她眼眶泛紅地走出辦公室。林沛欣深知,自己難過的並不是因為「委屈」,而是「自責」,她怎麼沒在第一時間就回答出老闆的問題?怎麼沒把老闆平常在意的工作細節牢記在心?「這可是祕書應該要盡到的責任啊!」此後,對於工作上的細節,她更加謹慎,筆記記得更勤,還隨時拿出來看,就是要牢牢記住。
 
一杯溫開水 通過老闆考驗
 
隔幾天,林沛欣又被老闆叫了進去,只見老闆指著桌上一杯剛剛由另一位祕書端進來的冰水,不悅地說:「這杯拿走,再倒另一杯過來!」機警的林沛欣立即想起,資深同事曾說過「老闆只喝『溫偏熱』的水」,因此這次她 端來了一杯36度的溫開水,林沛欣的老闆隨 手摸了一下水杯,緩緩地抬起頭,臉上的線條瞬間化為柔和,對林沛欣說了聲:「謝謝!」她知道,這次終於做對了。  
 
林沛欣沒有明星學歷的光環,2004年東吳 大學英文系畢業時,原本也準備考研究所和出國留學;但一通來自久未聯絡的國中同學電話,卻徹底改變了她的生涯規畫。「有一 個工作機會,需要找一位英文程度不錯的祕書,我第一個想到的就是你。」
 
同學推薦的這份工作,是擔任國貿大樓副董事長的英文祕書,這對一位毫無工作經驗的大學畢業生來說,的確充滿吸引力。 
 
父親一句話 窺見職涯價值
 
但正當林沛欣內心滿是猶豫時,父親對著當時還在哈根達斯打工的她說:「你有沒有 想過?你做這份工作的時薪80元,還比你所 賣的一球冰淇淋還廉價,做任何事情時,都要換個角度想想其中的價值!」這句話給了林沛欣一記當頭棒喝,她心想,「留學回來,最後不就是想在職場上歷練嗎?」因此,她毅然決然地決定放棄留學的打算。
 
擔任英文祕書的林沛欣,一開始只負責整理檔案、接待客人,但這份工作的訓練,讓她紮穩馬步。「在職場上,老闆其實就是你最重要的客戶。」祕書繁瑣的行政工作,讓一向粗枝大葉的林沛欣快速成長,並建立良好的基本工作態度。 
 
「要掌握老闆的情緒,就是不要踩到老闆的地雷。」林沛欣說,避免踩到地雷最好的方法就是,凡事提早做足準備。例如,每天下午 4點,世貿聯誼社當晚的宴客名單出來,晚上 老闆要接待哪些客人、頭銜與長相、訂哪間包廂,全部要先整理好資料。林沛欣回憶,一開始她沒有一位認得,只好土法煉鋼一位一位上網查資料,再死背下來。 
 
擔任英文祕書1年多後,林沛欣被內調至國 貿大樓業務部,負責開發企業租客。為了要了解每一家租戶,林沛欣三不五時就去拜訪租客,讓她和不少公司的祕書熟稔,順便聊起老闆喜歡的事物,作為她整理客戶名單的基本資料;這段經歷,也讓她開始接觸到房地產專業領域,拓展更寬廣的人脈。
 
5個波羅麵包 成升職敲門磚
 
在與商用不動產仲介業務員互動中,林沛欣注意到一位常找她的仲介、現為高力國際代理部協理的徐今露,每次來國貿大樓,總會買愛吃的波羅麵包回去;有一次,徐今露 來訪前,林沛欣就提前準備了5個波羅麵包, 讓徐今露十足窩心。
 
沒多久,外商德事商務中心剛好要在台灣找一位業務員主管,原本找的是徐今露,但徐今露卻立即向德事推薦林沛欣:「我知道一位比我更棒的女孩!這位小女生心思很細膩,很有潛力。」 
 
司內部組織調整,資深同事離職,台灣的業務工作全都落在她一人身上,「我的直屬上司又在香港,台灣很多事情必須自己決定,其實就是校長兼撞鐘。」
 
一開始,林沛欣還沉醉在「一人分飾多角」 的新鮮感,但她萬萬沒想到,2009年時,當 時德事單一最大租戶Google因為擴編,決定 轉移陣地,導致原先向德事承租的40個單位 辦公空間一下全空了出來;更慘的是,時逢全球金融海嘯,企業撙節支出,讓這些空出的辦公室久久無法回補。
 
林沛欣沒有自怨自艾,她一方面親自帶著同事到台北市主要辦公商圈「掃樓」,開發更多客源;另一方面,為了擴大人脈圈,她也爭取參加美國商會、歐洲商會的例行活動,想盡辦法與賓客換名片。雖然有很多話題都是硬著頭皮聊出來的,但她知道這些人脈都是未來業務上的潛在客戶,一個都不能放棄。
 
提早做準備 絕不能沒藍圖
 
「我足足花了4個月時間,才把 40個空位補 起來。」林沛欣以為自己拚了命地把流失的客戶缺口補齊,會獲得總公司的讚賞,沒想到總公司非但不領情,還責問她:「我們明明在 Google要搬家的前2個月就知道這個情況, 你為什麼沒辦法提早找到租客進駐?」
 
被國外總部罵完的當天,林沛欣當下覺得委屈,就連同事也都替她打抱不平,但林沛欣卻很快地收拾起怨懟,在心中為自己寫下一段話:「從這一刻起,我做每件事都要提早 Well-prepared(做好一切準備)。」絕不能對 未來沒有藍圖、沒有規畫。 
 
從那天起,Google事件的教訓成為她自我要求時最重要的守則。為了抓緊客戶,她更努力開拓人脈網絡,並把「有出席就會有出息」奉為行事圭臬。
 
在林沛欣的業務生涯中,只要有人邀約她參加各式開幕活動、餐會,不管多忙碌,她一定會想辦法參加,深怕漏掉任何一個換名片的機會。而且,為了不讓自己白走一趟,出發前她一定會先查好今日演講的主題、主講者是誰,連主題相關資料都先瀏覽一遍。「我去的目的就是要和人聊天,這樣參加應酬才會有話題!」林沛欣說。
 
增加能見度 出席才有出息
 
林沛欣時時刻刻努力的,就是如何讓自己「被客戶看見」,甚至也要「被老闆看見」。 在林沛欣升上總經理的前1年年底,她的香 港老闆邀請她參加亞太區的年度尾牙,當時台灣其他同事都意興闌珊,只有林沛欣一人赴約,她笑說:「我相信『有出席才會有出息』,增加自己的能見度,就是給職場開了一盞照明燈。」
 
林沛欣除了親自到香港出席尾牙,在晚會之前的空檔,她還主動打電話約老闆喝咖啡,當然不只是喝喝下午茶而已,有備而來的 她,事前就整理好過去1年台灣的業績概況, 甚至還把明年的計畫都寫好帶去,果然讓老闆對她的表現刮目相看。
 
事實上,林沛欣一路的升遷,「沒有一次是自己爭取來的」,但也正是這股強烈的企圖 心,讓她在2013年初,銜命接管德事韓國分 公司主管職位。
 
對林沛欣而言,兼掌韓國業務已經不是距離的問題,而是那裡的每位主管年紀都比她大、資歷比她久,讓她一開始不知從何著手。 「時值寒冷的1月,即便從台灣出發前已做好許多準備,但在當下才知道問題沒有想像中 簡單。」林沛欣說,由於一待就是 2個禮拜, 很多時間她都是看著窗外大雪紛飛想對策。
 
經過幾天了解後,發現韓國業務之所以沒有起色,關鍵在於「人」,「講白一點,就是上意不能下達,因此,我逆向操作把台灣的業務策略作成簡報與韓國同事分享,先拉近彼此的關係,再針對各部門分別開會。」果然 在這1年來每個月密集往返韓國的努力之下, 終於讓韓國辦公室出租率從70%成長到逾 90%!
 
名片變商機 增加客戶印象
 
事實上,林沛欣職場生涯之所以成功,就是累積一次次的「厚臉皮」,即使現在,出外拜訪客戶吃閉門羹仍是家常便飯,甚至一開始就被總機小姐擋在門外,但她就是有辦法讓對方對她留下印象,「回到辦公室後,我一定整理每一張換到的名片,並親自寫電子郵件,謝謝對方今天的幫忙,即使是總機小姐也不例外。」
 
她的目的就是希望對方記得今天有一位商務中心業務員來拜訪過,就算自己沒有需求,也可以介紹其他公司使用德事商務的會議室設備。
 
林沛欣柔軟的身段與彈性的業務力,讓德 事商務中心保持高出租率;2010年,她甚至 還建議總公司可以在遠企金融中心「擴大領 土」,開設第 2個據點。這個擴大企業規模的 建議,也讓國外總部看到她的強烈企圖心, 因此,2011年隨著組織擴編,她也升上台灣 分公司總經理。
 
一次次的升遷,林沛欣終於培養出肯定自己的信心。現在的林沛欣永遠保持正面能量,她感性地說:「剛進德事時,我追求的是名片上的頭銜;但現在,我追求的是每年完成設定目標的成就感。」
 
 
 
 
 

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