在今天看見明天

簡單就是美 P.18

簡單就是美 P.18

宣明智、林宏文

職場

深入兩岸三地500大企業

2004-04-22 16:11

每個公司都要開會,開會時大部分人報告都很冗長,資料寫了很多,好像這樣就表示自己很努力,但重要的是推論為何,建議採取哪些行動,相關人員該如何配合,後續有什麼動作,至於報告詳盡與否,反而不是大家最關心的。

工作那麼多年,我也讀不少報告,但往往在讀了長篇大論後,才知道報告真正的訴求;我也發現,寫報告的心態往往是過程重於結果,因為過程可以顯示自己認真工作,但讀報告的人都較重視結果,因為過程是你個人的事,結果是大家的事。

所以,我要求員工報告愈精簡愈好,一頁能夠寫完的就不要用兩頁,十個字可以寫完千萬不用要十一個字。而且要把結論和需要相關人員配合的行動事項寫在前面,再把過程放在後面當做參考附件,如此可以讓別人在一分鐘內就知道你的訴求,若對你的論點有興趣,再去看附件。如果沒有分野,只有浪費大家的時間。

聯電董事長曹興誠就說過,員工要秉持「解決問題,報告成果」的原則,千萬不要變成「報告問題,解釋原因」。至於簡報也是一樣,要以報告成果為先,再把如何克服困難當做附件。

我的管理經驗告訴我,一件事交給屬下做,找他來問時,若他不能很快說清楚,很可能就是他對這件事還沒有搞清楚。當員工真的把事情想通了,做報告時才能綱舉目彰,結構論點清楚明白,否則就很容易變成長篇大論卻沒有重點。

管理的祕訣也在於把複雜的事儘量簡化,有些員工很有主見與才華,管理最重要的是,做好基本溝通後,放手讓他去做,千萬不要干涉太多,否則一定很累,主管該做的,是協助員工培養能力,協助他克服能力發揮上的困難。

我常常跟同仁說,部門內有某位同仁工作不力沒績效,對帶領百名員工的主管來說,只是百分之一的損失,影響很有限,但是對那位員工來說,卻是百分之百,所以該盯緊員工的人是員工自己,而主管若能協助員工充分發揮,當然就能收到更大的管理成效。

當組織變得愈大愈複雜,可能超過我們的管理能力時,就一定要進行簡化,例如聯電就把公司分割,母公司朝專業晶圓專工發展,分出去的公司在產品設計上發揮,如此才能各自發展最佳的競爭力。

舉個例子,聯陽半導體是聯電分出去的其中一家IC(積體電路)設計公司,聯陽在矽谷的分公司開幕,曹董去祝賀時,跟員工說:「當時聯電把你們獨立出去,是覺得自己已經不那麼懂你們的產品及技術,今天看到你們所展示的新技術,我們更是不懂,證明當時把你們獨立出去是很正確的。」

所有傑出的運動員,動作都一定是簡單流暢,不矯揉造作,像游泳、跳水、溜冰、體操,都是以簡單流暢為原則,既然如此,為什麼我們在工作管理時沒有這麼要求呢?

延伸閱讀

國旅券「按錯3次」被鎖,就算領到也不能用?中籤幸運兒怒:到底是誰的問題

2021-10-18

「省錢不是要你過苦日子」出身低收入戶5年存100萬 藝人丫頭曝存錢秘訣:人人都做得到!

2021-10-18

台南「囤房王」慘了!一人擁78戶 最高將課「囤房稅」3.6%

2021-10-07

真正的有錢人其實都「亂穿」 哈佛研究:全身名牌反而不是最有錢的

2021-07-28

有「債」在身真的很可怕嗎?同樣都是借錢...有錢人卻靠這思維讓錢包越變越厚

2021-06-21