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怎樣開會才不打瞌睡

怎樣開會才不打瞌睡

劉黎兒

名人專欄

940期

2014-12-25 12:32

日本許多會議雖套用腦力激盪、辯論、破冰等名詞,但無聊的會議還是無聊,沒用的會議還是沒用,想改善得先知道這些會議是怎麼白開了⋯⋯。

天氣很冷,沒有比多人擠在一起的會議室更讓人想睡覺了。日本會議尤其冗長,常因此造成情侶分手,因為到對方住處等人,連日等到半夜都還沒回家,不誤會或不覺遭忽視才怪。

但日本許多上班族真的是「工作=會議」,普通一個小課長有數不清的課內小會議、每周一次的主管會議、和其他分店的會議等,加上每月兩次與其他部門的聯合企畫會議,及每天例行的早朝會議等等。

有許多上班族以出席許多會議而自傲,社內、外都有人拉著要開會,顯示自己行情不錯;雖然許多會議根本沒用,但有人總說「我剛才在開會」或「我等下還有會要開」作為遲到早退的理由。也有公司想學洋人集思廣益,連無銜社員也有很多會議要開,像破冰會議不過是每人分別報告最近動向來破解問題,但原本也不是同事間有什麼嚴重隔閡,變成敢瞎掰的人的吹牛大會而已。

日本人對歐美還很自卑,每家公司總有想學外國手法的人,像有公司突然在會議室貼出「芬蘭小學生的會議規則」就是不打斷別人的話、不懂要發問、說話要有內容等等,讓員工備感受辱。

有的公司是純和風會議,會議前要齊聲朗誦固定的幾句口號,如「我們致力於對客戶及全人類的未來有所貢獻!」等,雖然不錯,但全體一起念經,實在可笑;或有的社長訓話落落長,且咬字不清楚,真想叫他練習繞口令,員工聽了摸不著頭腦,內心暗想「社長獨奏會又開始了!」

會議多沒關係,往往還有會前會,為了決定題綱等讓會議效率化還好,常常只是事前搓圓仔,想把會議架空化,或設法讓某位永遠只搞反對的人無法出席等,有時甚至只是要決定用哪個會議室以及便當要訂哪家等的瑣碎事而已。

反正想開會,名堂多得用不完;有的公司還有所謂「會議室調整會議」,原來會議室總嫌不夠,採取事前預約制,兩個月前就開放預約,但臨時會有急需的會議殺進來,必須和預約的部門就優先度開會。

會議最極端沒用的是大家從早到晚拚命開,但往往高層一句話就推翻會議結論;或高層片面發表意見,等小李子們附和;或像許多官廳假裝要徵詢地方或賢達意見,其實只是幫官僚政客背書;也有許多會議名稱好聽,像「女性活力會議」,不過是交換美食、旅遊乃至八卦等資訊的女子會。

也有公司要年輕人自由發表意見,白目的新社員大膽說:「那就不要坐在這裡開會,多跑客戶吧!」引起大騷動,雖然沒用的會議居多,卻沒人敢說不要開會,這就是會議難改善的本質吧!


 

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