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一說完就鼓掌通過的麥肯錫簡報原則

大師輕鬆讀

名人專欄

2015-11-06 11:33

簡報只是一項工具;它本身並不是目的。不論一份簡報的架構有多麼連貫,或是它的圖表多麼能夠令人產生共鳴,如果組織不接受並且不根據它的建議方案採取行動,就完全沒有用處。


簡報代表的意義是「理論付諸考驗」。麥肯錫的顧問使用一套焦點明確的簡報技巧和技術,強化關鍵決策者接納他們建議方案的可能性。讓想法能夠清楚且具有信服力地傳達,是非常重要的。

理想的簡報單純就是使用最清楚且最具有說服力的方式,來傳達新構想。如果簡報使用能夠讓觀眾產生聯想並遵循的邏輯方式,通常最有可能達到這種效果。

要形成這種類型的簡報:

■把一切分解成步驟──容易遵循,合乎邏輯並且經過縝密思考。只有當你明確瞭解自己嘗試敘述的內容時,才能達到這種效果。

■通過升降機測試──在你和關鍵決策者共乘升降機的30秒內,能夠非常清楚且精確地說明建議的解決方案,使他確實明白你的建議內容。

■讓圖表保持簡單,每張圖表包含的訊息不要超過一項──因為圖表變得愈複雜,就愈不利於傳達確實的資訊。因此當你必須使用同一張圖表達多個重點時,應該針對每一項重點重新繪製圖表,以強調有關的新資訊。

■圖表的用途單純只是要讓你的訊息能夠傳達──不是嘗試去贏得一項映像藝術競賽。

■使用穩固的架構支援你的構想──用一個重點流暢地引導出下一個,然後得出合乎邏輯的結論。在大多數狀況下,最好的簡報架構是在第一張投影片裡,使用3到4個重點或好處來呈現假設。

■總是記得簡報就是銷售──因此所做的一切,都要專注於說服觀眾確信你對於一份絕佳的構想,已經研究出全部的影響。

簡報──即使它令人難忘──也只是工具。它們的真正價值取決於該組織是否接受,並根據提出的建議方案採取行動。真正的關鍵是創造接納──讓人們採納並實施提出的建議方案。

如何促進客戶採納呢?

■嘗試一些「打底行動」──事先向主要決策者完整說明正式簡報的關鍵重點。

■避免驚奇──例如會迫使主要計畫必須進行修改的新資訊。同樣的,如果你事先和關鍵決策者討論建議方案並提出一些爭議點,就有時間私下發展妥協方案。

■針對你的觀眾量身訂作你的簡報──針對背景知識水準進行調整。在某些組織,或許經營團隊會比較喜歡思考正式的策略,而營運人員則比較喜歡探討細節。

■注意簡報的實體佈置──並使用適合觀眾的風格,要讓你的簡報風格搭配場合,而不是反其道而行。

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