在今天看見明天

遠距辦公的能與不能

林弘全

名人專欄

1225期

2020-06-10 14:08

受新冠肺炎疫情影響,全球掀起「在家工作」的風潮,台灣卻很難推動;由於包括在家工作模式在內的分散式辦公,將成為疫情後的常態,建議台灣企業主應及早導入。

因新冠肺炎疫情衝擊,近來遠距辦公的需求大增,相關配套工具的使用人數及其公司股價,都呈現火箭沖天的態勢。台灣企業也趕上這波熱潮,但多數反應不如預期,演練幾次後,工作效率不彰,最終還是回到辦公室工作。

 

當全球鼓吹WFH(work from home,在家工作),推特、臉書也紛紛宣布將大幅聘用遠距工作員工,為何在台灣反而很難推動?仔細推敲猜想,可能有以下原因:

 

首先,多數台灣人不習慣進行電話會議,每次會前十五分鐘,幾乎都在處理連線的技術問題。其次,大多情況下,只有少數人在遠端透過電話或視訊參與會議,多數人仍在辦公室內面對面開會,最後自然而然,討論會集中在面對面會議的群體,遠端同事因此被邊緣化。

 

另一方面,多數公司要求遠端辦公,仍須按照既定的上班時間工作,但又怕大家開小差,就透過各種奇怪的方式要求打卡。說到底,這些問題的根源,都來自於台灣的管理模式偏向「微觀管理」,主管除了重視目標,也很在意過程(手段和方式);這種模式的溝通成本相對高,優點是團隊訊息同步率高,缺點是比較沒有彈性。

 

遠距工作在先天上有著「非同步」的特性,舉例來說,若是團隊一開始就分散世界各地,時區不同、語言可能也不同,要找到統一的工作時間,本來就不切實際,所以每個人工作的獨立性必須要夠高,盡量減少相互依賴,才不會成為彼此的包袱。

 

再者,遠距工作比較適合採用OKR (目標和關鍵成果)模式,只看策略目標和結果,過程完全彈性,亦即在一定時間內將目標完成,並回覆結果即可,且應盡可能減少例行會議,大量採用ad-hoc (臨時)的小組會議,快速取得共識後,將結論記錄起來,透過內部群組同步給其他人。

 

遠距辦公仍有局限,許多工作職務必須與人互動來往,像是業務開發就不容易透過遠距會議完成,需要實體會面作為溝通的潤滑劑。即使如此,分散式辦公的趨勢仍不會改變,建議企業主應及早導入,並以此作為招募人才的新管道。

(本專欄由詹益鑑、鄭博仁、客座作家群共同主持)

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