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「敲門」、「成案」、「辦案」、「結案」—溝通說服的黃金4元素

「敲門」、「成案」、「辦案」、「結案」—溝通說服的黃金4元素

李紀樘

職場

達志

2015-08-13 15:11

一個極具威力的溝通,貴在精,不在長!如何在有限的時間內,深入淺出地闡釋完一個理念,無疑是個挑戰。因此,如何有組織、有架構,清晰地表達溝通的內容?十足重要!

「3663」原則

溝通說服的完美時間比例

 

根據研究,18分鐘,是人類注意力最集中的時間。因此,當2002年英國媒體創業家克里斯.安德森收購了TED後,並成立了TED.com,開始把演講上傳到網路,就正式確立了每場演講18分鐘的模式,後來這也成了全球演說、簡報、說服的黃金長度。根據安德森的說法,「18分鐘,長到可以讓你認真,短到可以抓到你的注意力!」

 

之後,將TED論壇引進台灣,並指導講者演說技巧的TEDxTaipei策展人暨亞洲大使許毓仁,進而建立了「3663」原則,把這18分鐘的內容、邏輯架構,拆解出完美的黃金時間比例。

 

所謂3663,就是前3分鐘為「敲門」階段,要先成功地建立自己在聽者心目中的可信度,敲開聽者願意聆聽的心門。

 

接下來的6分鐘是「成案」階段,運用有力的證據、故事和案例來告訴聽眾「你得十分重視我接下來要講的事」。

 

緊接著第二個6分鐘則是「辦案」階段,告訴聽眾,「所以我們可以怎麼做」,也就是提出解決方案。

 

最後3分鐘則是「結案」階段,進行最終召喚,再次強調呼應,幫聽眾再次洗腦,讓他離開了,還不斷地將你的信念縈繞在腦中。

 

雖然,在人生的溝通、說服中,未必都是18分鐘,但TED的18分鐘,以及「3663」原則,則成了建構溝通內容時,值得參考的邏輯思路。

 

元素1:敲門

打開聽眾的心門

 

每次的溝通,最好在一開口的3分鐘內,要建立講者在聽者心目中的獨特地位,讓聽眾明瞭為什麼由這位講者來闡述這個話題特別值得聽;因此很有技巧地運用開場白和自我介紹,讓台下的人明瞭,「你非聽我說不可」,則為前3分鐘的重點。

 

有趣的是,聽眾會願意耹聽,往往跟講者是誰有關。所以若能強化講者在聽眾心目中的分量,讓他們覺得「這個講者的話值得一聽」,就加分不少了。

 

只是「別人的吹捧叫讚美,自己的讚美叫浮誇」,因此這也是何以每個演說都會設立引言人制度,就像求職時,讓推薦者先把好話說盡,錄取的機率就高。所以簡報演講前,得和引言人溝通,甚至寫個介紹詞給引言人;而辭彙中,必須和觀眾切身利益及講題有關,建立起講者的權威及可信度。

 

長年經營婚友社的藝人秦偉在一次的聯誼活動中,就讓一個其貌不揚的男社友受到最多女性的青睞。他在該男社友出場自我介紹前,就先引言:「他長得很安全,但各位看一看,停在外面的那台跑車是他的,再望一望,遠處的那棟豪宅,他住在那。」語一畢,只見在場女性人人眼睛為之一亮。試想,若此話由當事人自己表述,是否就矯情而大打折扣了!

 

值得注意的是,要讓聽眾願意「繼續聽下去……」,除了建立講者的威信很重要,氣氛的營造更不容忽略。建議在開講前,若現場氣氛太過於浮躁或沉悶,可在正式開場前用短短10秒鐘幽自己一默,說一下上台前的小插曲,緩和情緒。

 

元素2:成案

讓聽者覺得接下來的話很重要

 

接下來的12分鐘則正式步入簡報的內容。首先,要運用有力的證據、故事和案例來「成案」,告訴聽眾「你得十分重視這件事情」。

 

對此,許毓仁分享了自己的經驗。他指出,有別於一般人在架構溝通的內容時,都是依序思考開場、正題和結論,他則主張逆向思考,先弄清楚整場溝通的目的,從目的回推出要下什麼結論,再從結論,開始尋找支持的論點;等一切資料都齊全後,最後從中選出最有梗的,作為開場。如此才能用最吸引人的話「成案」,讓聽眾深信,一定要十分仔細耹聽接下來要講的重點。

 

在2010年許毓仁說服華山藝文中心負責人王榮文免費贊助TED年會場地時,他就先想,自己最終的目的是要王榮文說:「好!我免費贊助!」於是回推到溝通的結論部分,應該是,他會向王榮文說:「你不贊助,華山將失去一個發光發熱的機會!」

 

而依據「華山不贊助TED,將失去一個發光發熱的機會!」的結論,接著,許毓仁一一去找出TED會讓一個場館發熱的證據,例如,TED在世界各國舉辦時,讓北京鳥巢、香港音樂廳……等地,更為世人所熟知。最後更從這些案例中,找出一個最迷人的故事或話語作為破題。

 

關於破題,唐納文的研究指出,演講、簡報一開始的20秒是聽眾注意力最高的時候,接下來就會分心,所以掌握黃金20秒,等於成功了一半。而他建議,破題時最好以一個和主題相關的故事、笑話、一句妙喻、驚人之語,或問一個力道十足的問題,作為開場最引人入勝,其中所謂的驚人之語,通常是讓觀眾訝異的數據或觀點。

 

例如英國兒童營養飲食名廚傑米.奧利佛在2010年的TED演講,一開場就說,「在接下來18分鐘演講中,就有4個美國人因吃進了食物而死於非命!」這立即引起全場譁然,攫取聽眾的注意力。

 

元素3:辦案

提出解決方案,讓聽者願意追隨你

 

而當你引領聽眾進入你的論述世界後,接下來就是要用言之有物的內容,告訴聽眾「該怎麼作?」也就是辦案。

 

不過辦案階段,內容往往不是最大問題,只要引經據典、證據充足,通常都能成功說服聽眾。難就難在說事論理時,由於內容往往較為嚴肅,很容易淪為生硬、沉悶,再度讓聽眾閃神分心;因此,說話的技巧,在此就派上用場了。

 

首先,「風趣幽默人人愛」,再嚴肅深奧的話題,幽默都能加分。據統計,受歡迎的演講平均每2分鐘就有一笑梗;而自嘲、權威者的小糗事為最佳的題材。其次,要記住,最好「3套劇本走天下」,這是因為演說、簡報或溝通時,會遇到時間忽然縮短或延長,得隨時準備3套腳本,即3分鐘電梯式演講、20分鐘內簡報式演講,和20分鐘以上的對談式演講。

 

演講的五不原則

 

演講時,也有幾個禁忌要小心!以下就是最好別作的五不原則。

 

第一,切記「不用老梗」,無論開場或講述內容,不要用罐頭笑話、廣為人知或自己根本不熟悉的案例,這會給人老派、沒梗、沒準備好的感覺。第二,「不當老師」,要用淺白的語彙,捨棄過多的專業術語,否則給人說教之感;即便遇到深奧的知識,也要多用案例、比喻,讓人家聽得懂。第三,「不濫批評」,溝通、簡報時若需舉例、比較時,不宜批評,而是要客觀分析各家強項,再強調自己有他人取代不了的優勢。

 

再來是「不能背稿」,背稿只能當成練口條、熟稔內容用;演講時切勿背稿,否則顯得生硬,且會節奏過快,最多就背開場和關鍵口號。最後則是「不覺可惜」,時間要掌控好,講不完不要覺得可惜,最好的演講是10分內容講8分就好,2分留梗給聽眾想像和提問。

 

元素4:結案

重新呼應、強調自己的主張,讓聽者餘音繚繞

 

在洋洋灑灑闡述了自己的論點後,切記,一定要重申自己的觀點,加強洗腦,讓聽眾意猶未盡、餘音繚繞。

 

賈伯斯常在他的演講最後總會不經意地說:「我還有一件事要告訴你!」好的演講就像是成年好酒,你要留下最後一杯下次再飲。這麼作的用意,是啓發聽眾的想像力,讓他們渴望更多,想要發掘更多;讓聽眾在結束後能繼續討論演講內容、和你互動,因為真正的溝通和建立共識,是從演講結束的那一刻開始。

 

在這個階段有一個技巧,就是創造「獨門口號」,也就是想一個啷啷上口的口號,在簡報時重覆3遍以上,不但能讓聽眾深深記憶,更能讓會後成為經典語錄,傳誦而出。

 

誠如安德森在《哈佛商業評論》中寫道:「一個成功的演講就像一個小奇蹟,人們離開之後,看這個世界的角度變得不一樣了。」倘若能活用溝通、演說時的4大元素,相信你將輕易地扭轉這個世界。

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