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善用「結構力」分類待辦清單 效率加乘

大衛‧史迪宏
2018-03-29
最新觀點
1110期
達志

善用「結構力」分類待辦清單 效率加乘

大衛‧史迪宏
2018-03-29
善用「結構力」分類待辦清單  效率加乘
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達志

瑞典首席結構訓練師教你運用「結構力」,只要三十一天,每天一點小改變,過去,我曾經在瑞典為三組經理人開課,傳授工作結構化和高效率使用待辦清單的方式。

我說把所有待辦事項全部彙整到同一份清單裡,不用一天的時間就可以完成,當我談到這麼做有多棒時,有位經理說:「可是這樣做完全不合理啊!那麼長的清單,上面都是要做的事,我光看都快累死了!」

 

不得不說,我同意他的意見。但你根本不必看整份清單,就算需要,也只是那麼一兩次,你只要把工作事項結構做好,就不會有這個問題,以適合的方式把任務加以分類,不論何時都只需要查看相關的組別就夠了。

 

把待辦事項加以歸類分組,就不會因為看到那些不必馬上處理的事而分心,更易集中精力面對當前任務。

 

你可能在某些時候只想查看某個專案。例如:你現在正在火車上,因為車上的網路訊號比預期來得穩定,又或者前來開會的同事說會晚十五分鐘到,所以你想趁現在查查看有什麼事要做。

 

 

因此你的待辦清單都應該分類。以下幾點就是你在分類時要考慮的:

 

任務屬於哪個專案?

我們的待辦事項通常是某個專案的一部分,或是某個龐大計畫的一部分,也就是我們不認為是專案的複雜工作。如果你希望下一個鐘頭完全專注在某個專案上,適當分類能讓你只看到單一專案相關的任務組別。

 

任務為誰而做?

這可以幫助你決定,在今天下午的那場會議之前,必須先完成哪些任務。

 

要完成任務,必須到什麼地方去?

各種任務所需的條件都不一樣,也許每個任務都要在不同的地方進行。思考每項任務最佳完成地點。

 

要完成任務,需要什麼工具或系統?

可能包括:電腦、電話、上網、商務系統或其他程式和設備。

 

要完成任務,需要做哪些討論?

這會幫助你了解,在下一次開會之前要先準備好什麼資料、該提出哪些問題。

 

完成任務要多少時間?

是五分鐘、十五分鐘、或是更久的時間。

 

執行任務時,心態上有什麼要求?

你必須全神貫注、提高警覺才能完成的任務,或者是在疲倦、懶散時,也可以做的簡單工作。

 

要完成任務,需要什麼環境?

我有一位工作上的熟人把某些任務列為「平靜」。所以她會在早上提早一小時進辦公室來做那些事,因為這時候其他同事都還沒到,可以達到真正平靜。

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