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一心多用 活用零碎時間— 分段睡眠 用4種節奏搞定身兼數職

孫蓉萍

話題人物

攝影/吳東岳

2013-07-03 10:23

如何學好英文是許多人關注的議題,暢銷書《一生必學的英文文法》作者政大英文系教授陳超明,因此常接到演講邀約。
除了授課、做研究與演講,陳超明還是台灣全球化教育推廣協會理事長、第三部門教育基金會執行長,並擔任漢聲電台「文學之夜」節目的製作人暨主持。要做這麼多工作,想必會擠壓到睡眠時間吧?

一日4節奏  累了不硬撐

 

沒想到,陳超明說:「我不喜歡迷迷糊糊的狀態,一天加起來要睡8、9個小時。所以我會妥善安排我的工作計畫,以確保充足的睡眠。」一個人精力有限,通常專心工作3、4個小時就會累,硬撐的工作效率一定會降低,所以他採取分段睡眠的方式,小睡5到10分鐘也好,但醒著的時間一定是體力充沛的狀態。

 

設定計畫是陳超明從學生時代就有的習慣。他考上台北市建國中學後,發現自己學業跟不上,而且英文都不及格。所以高三開始,他特別做了一個「讀書作戰計畫表」,在A4的圖畫紙上詳細寫下每一天幾點到幾點要讀什麼,完全依照作戰表上的內容讀書,最後考上台大外文系。

 

出社會以後工作愈來愈繁雜,為了做好每一件事,陳超明花了一番工夫來安排工作。「我先決定工作的優先順序,接下來估計這份工作需要的時間,再依照最後期限,設定完成的時間。安排工作的重點是長痛不如短痛,所以我會盡量壓縮工作時間。例如寫一件企畫案,我花10天可以寫到100分,但如果我花3天可以做到85分,那我就會只花3天,因為多花7天可以加的分數非常有限,早點完成,上司還會認為我工作很有效率。」

 

陳超明認為人的時間應該和音樂一樣,要有節奏,所以他把1天的時間分割成業務、進修、思考和休息的時間。所謂業務時間,包括開會、審查、上課、演講、面談、回信、批公文、回電話等,「我會一心多用,多工運作。我學生時代在家讀書,雖然電視就在我書桌旁邊,我不但照樣能背書,電視在演什麼我也知道。很多主管也能一邊開會,一邊批公文。」

 

進修則多半利用零碎時間,例如等人、等餐飲、等車、旅行、睡前。1小時不嫌多,5分鐘不嫌少,所以他永遠帶著書本、研究資料、筆電或筆記本,積少成多,一點點的時間累積起來也相當可觀。

 

晚上不處理公事 思考、檢討才能突破

 

即使再忙,陳超明每天都保持1至2小時的思考時間,通常在晚上就寢前,看書看累了就思考一下;而且因為思考時邏輯能力很重要,最好是在一個安靜的環境。「如果一位主管沒有辦法對這個組織有貢獻,就不應該當主管。既然當上主管,就應該把思考和進修當做最重要的事,否則很可能只是忙著處理日常的瑣事,沒有反省,沒有願景,也就無法進一步突破,變成窮忙。」

 

至於休息時間,白天盡量3至4小時休息一次,晚上回到家就不接公務電話。「因為晚上打電話給我,我也要等到隔天早上才能處理。主管下班後打電話給部屬,就打擾了部屬的休息,把白天的工作延續到晚上,自己和同事都永遠沒有下班時間。如果沒有迫切需要,讓自己和部屬休息,第二天的工作效率可能更高。」

 

拉遠到一周來看,陳超明至少1天(通常是周二)不排行程,除非是會影響未來職場生涯規畫的演講等重要事件,否則一定用來研究和寫作;周日則固定留給運動和家人。陳超明會事先排定固定的行程,若沒有3天前約好,他通常不會接受臨時插進來的約會,因為會打亂既定計畫。

 

大學就在想 我10年後的生活

 

時間管理當然不只是為了眼前短期的需求。「我大學就在想我10年後要做什麼、我想過怎樣的生活。考慮再三,我決定當老師。為了存夠出國的錢,我到處兼家教,當兵回來教補習班,省吃儉用,兩年後去美國讀書,之後也順利拿到獎學金。我還要求自己35歲拿下博士,40歲當教授,這些目標也在我的人生時間表內完成了。」

 

退休後,陳超明希望去偏遠地區教學童英文,這不但與他英美文學的專長相符,比起教建中或北一女的優等生們,教導這些資源缺乏的小朋友英文,會更有影響力和成就感。

 

 

陳超明profile

出生:1958年

現職:政治大學英文系教授、台灣全球

          化教育推廣協會理事長

經歷:政大公企中心主任、外語學院院

          長、英文系系主任

學歷:佛羅里達州立大學英美文學博士

 

 

一日行程

07:30    健身房運動

10:00    與博士班學生討論論文

13:00    小睡

14:00    研究與寫稿

18:30    會議

21:00    小睡

21:30    寫作、閱讀與研究

 

 

善用時間小撇步:

 

1 一心多用就能多出很多時間,例如運動的同時可以思考。

2 一個錯字可能校10遍還是沒看出來,把校對8次的時間用在其他事情上,可能更有效率。

3 晚上如5分鐘內就能睡著,表示你能應付這份工作。如果長期睡不著,應該考慮換工作了。

 

圖說:陳超明車內就像一個小型辦公室,空檔時間,把車停在路邊就可以工作。攝影.吳東岳

 

 

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