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緊急三級三天啟動全員居家上班!貿協用經驗呼喊中小企業轉型刻不容緩

緊急三級三天啟動全員居家上班!貿協用經驗呼喊中小企業轉型刻不容緩

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科技

2021-06-16

新冠肺炎近期肆無忌憚衝擊各產業,更動搖百業基底,企業在疫情下該如何運行不怠並建立韌性?外貿協會為台灣最重要的貿易推廣機構、輔導眾多企業尋找國內外商機,遇到不得不面對的數位轉型議題,又是如何佈局與順應情勢?

 

「Work from Anywhere!」

 

「數位轉型,我們在2017年就開始了。」外貿協會董事長黃志芳受訪時指出,近期各單位積極回應防疫舉措,而貿協在政府宣布三級防疫警戒的三天內,就完成全員居家辦公,加入居家辦公近一個月已辦理28場的拓銷、採購洽談活動,服務28國724家次買主與1090家次我商合作 ,滿意度超過九成!貿協早已在組織數位轉型的佈局上推動有果,讓上千人、14個業務單位、5個國內辦事處的大型組織,在短時間內無痛完成工作場域的轉換。「位居輔導企業的角色不能光說不練,順應防疫上班措施,我們不只WFH,我們更做到 Work from Anywhere!」

 

外貿協會董事長黃志芳認為轉型是必要過程,並定調要走向「數位科技新貿協」。

 

轉型必然 定調走向「數位科技新貿協」

 

黃志芳董事長認為,數位科技不斷地改變每個人的生活與商業交易的模式,創新成為企業最重要的靈魂,不能創新的企業早晚會被淘汰。每家公司都應該是科技公司,都應該思考如何運用數位科技發展創新的產業或市場策略,才能在搶占先機。「貿協已將88%的公文線上化,現在我們都用手機就能批閱大部分的公文了!貿協運用數位科技,今年辦理超過200項OMO活動,在導入無紙化作業之後,以往一年要用掉10,000包的影印紙,現在已經減少四成的用紙量。」這只是轉型成果的一小部分,貿協在2017年起在微軟等商業策略夥伴的陪伴下,從啟動各式「數位轉型動腦會議」開始。「數位容易轉型難,轉型的關鍵在於企業文化,同仁的思維若沒有轉型,工具再好都徒具形式。貿協必須要轉換、我們要像一間科技公司,微軟公司是科技業當中,數位轉型最成功的企業,在啟動轉型之初,我們就決定向他們取經。我們的目標是從組織的內部轉型,走向新商模的轉型。」

 

內部溝通採納Workplace,有如Facebook,同仁可隨時將業務照片、影片及工作心得上傳分享。會內成立的數十個社團也都有各自的次平台,同溫層隨時可抱團取暖,形成開放的文化。業務溝通則採Microsoft的Teams作為平台,舉凡視訊會議、協作、電子郵件、聊天互動等,都可快速溝通。此外,也打造請購、採購、洽訂會議室、請假等便利同仁的行政服務平台,讓煩人的行政作業簡易操作及處理,貫穿各業務單位的業務中台也在建置中。貿協以打造「通天的巴別塔」為策略,讓上帝認同現今數位溝通的重要性。

 

超前部署 讓孤島相連協作溝通

 

對貿協而言,轉型談何容易,服務中小企業相關入口網站及組織內部作業系統高達80多個。業務橫跨國內外展覽、企業輔導,組織內外的溝通十分龐雜。時常發生同為貿協的多個單位,同時跟國外同一個單位聯繫洽詢,也顯示貿協在過去有嚴重的「資訊孤島」問題。「在經過許多動腦會議後,貿協的數位轉型會先解決組織內部的溝通與協作的問題。「貿協導入Hybrid Workplace混合工作模式,就啟動與微軟公司的合作計劃,過去這麼多人的通訊工具不一,內部的溝通很混亂且耗能。還記得在2020年全球疫情爆發時,貿協透過部署Microsoft 365與Teams,快速在數周內串連國內本部16個單位、5個辦事處及64個駐外單位,幫助對內與對外做到高效的聯繫與協作,並且快速啟動分流上班與異地辦公的演練,那時我們開始嚐到數位轉型努力後的成果,在國內的法人單位中,我們算是超前部署的一群,我也跟同仁說道,數位轉型若是成功,客戶也會無所不在。」


架構貿協的「One TAITRA Platform」


串連溝通與協作後,貿協的80多個入口網站將匯集在「One TAITRA Platform」的架構計劃中,將行銷、業務、客戶關係等龐大數據串聯,並完善發揮數據分析與洞察,當組織內部的資料孤島不復存在,貿協才真的轉向成為數據驅動決策的「數位科技新貿協」。微軟營運長陳慧蓉指出:「貿協的單一平台整合了Microsoft 365、Azure、 Power Platform,以及Dynamics 365這些雲端解決方案。整合貿協多個網站與系統串接在微軟服務的架構上,建立數據中台,並發展成以客戶為中心的360度全方位洞察服務,同時透過微軟高規格的資安防護,保護貿協的重要資料。貿協是第一個導入如此完整架構的公協會,更以客戶中心導向設定組織的資訊布局策略,是台灣許多企業在轉型過程中可以參照的轉型案例。」

 

微軟營運長陳慧蓉認為擁抱混合辦公新常態,並驅動數據決策的營運模式,是疫情下企業建立韌性的兩大關鍵。

 

歷時兩年多,深入協助貿協轉型的微軟MSP(Managed Service Provider)合作夥伴自由系統總經理俞伯翰更分享:「過去許多企業在數位化過程當中,購買了許多軟體系統,然而近年轉型浪潮升起,當企業需要做內部整合到時,卻遇到不知從何下手的問題。在One TAITRA Platform的架構下,貿協必須整合內部異質系統,同時間兼顧資訊安全的防護,而這樣的龐大工程,往往需要內部IT與外部專業團隊的共同協作,才能夠達成。自由系統團隊在過去幾年先後協助貿協導入Microsoft 365等微軟的雲端平台,實踐混合辦公模式,更逐步串接內部系統與智慧化商務應用程式,以及資安防護強化,最後我們一起成功讓『數位科技新貿協』不再只是願景,而就是現在。」

 

微軟「利他DNA」驅動轉型

 

數位轉型文化面即關鍵,貿協從Top-Down的轉型策略開始,黃志芳董事長先把時間花在與組織內各主管的的溝通上,「我們從許多案例都能看得出來,轉型就是考驗組織領導階層的『決心』是否足夠?許多溝通不只要即時,還要熱情,不能什麼事情都是『先來個公文再說』主管沒有轉型決心,我們什麼都推動不了。然而我們不只學習微軟公司的轉型工具,也同時在跟微軟的『利他』協作文化學習,主管若沒有利他精神在其中,我們也就無從推動任何轉型工作。」

 

中小企業的賦能者

 

2020年剛過完50歲生日的貿協,絲毫未見其組織疲態,更在領導人的果決倡議、與主管階層的轉型決心下,讓貿協擠身創新組織之列,成立FB、Line、IG、LinkedIn等社群媒體,也打造Podcast經貿航海王頻道名列非營利排名第一,更成立數位攝影棚,近期更將成立專屬雲端頻道,大力擁抱社群媒體,成為業界之網紅,為業界發聲,為台灣形象行銷。貿協輔導149萬家中小企業,擔任數位科技的領航者及創新模式的推動者,透過「One TAITRA Platform」幫助貿協成為中小企業的Enabler(賦能者)。「今年初我們也成立貿協的『創新業務中心』持續發展新商模與新商機,更打造創新數位攝影與頻道,希望能夠將台灣企業打造成『網紅』透過線上直播、線上展覽,以及影片行銷將台灣企業行銷到全世界!」

 

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