在數位科技的推波助瀾下，許多企業及公部門在近十年來一直都將數位化視為是組織變革的重要目標，中華民國對外貿易發展協會從2017年以來，便積極投入數位轉型，董事長黃志芳表示，貿協為了因應數位浪潮一直持續進行組織或業務調整，包括發起部門主管動腦會議、各部門在業務推動上落實科技服務等，2021年7月成立了創新業務中心、2022年5月更成立數位科技中心(Digital Technology Hub)。在微軟等商業策略夥伴的陪伴下推展至今，從One TAITRA到One IT，貿協儼然成為一家活力十足的數位創新組織，順利完成數位轉型最後一哩路。
尤其COVID-19這隻黑天鵝飛來，並盤踞全世界上空超過兩年餘，為了讓業務往來不受時空限制，數位轉型的需求迫在眉睫，也促使大型企業或組織機關加速數位化的腳步。但對於一般中小型企業而言，數位轉型有其技術性及專業性的門檻，中華民國對外貿易發展協會副秘書長李惠玲就說，為了把台灣中小企業優秀的產品及服務帶向國際，貿協將以自身數位轉型的經驗為借鏡，引領所輔導的149萬家中小企業一起邁向數位轉型的新未來。
除了「數位工具」之外 更重要的是建立「數位文化」
李惠玲副秘書長也提到，因為貿協的單位包括國內單位超過16個，國外也有超過64個駐外單位，要做到數位轉型，除了從上到下所有同仁在科技工具的使用都要上手之外，最重要的還是心態，亦即「數位文化」的建立。而貿協從2017年開始藉由微軟的協助引進Office 365整合精進整個作業流程之後，算是已經經歷過陣痛期、發展期並迎來成熟期了。因此相信對於協助所輔導的中小企業進行數位轉型，能夠提供相當具有參考價值的經驗分享，並協助其透過數位工具發展與國際連結。「協助中小企業拓展海外市場是貿協的使命，而數位科技正是不可或缺的工具。」
透過貿協提供的「Project Mango」禮包，讓參展廠商可以運用線上洽談方式，進行跨國訂單及商業交流。
微軟助力 「Project Mango」讓台灣廠商不出國門也能談生意
舉個實際的例子，今年三月在東京舉辦的食品展，就是貿協運用微軟針對中小企業所研發的計劃「Project Mango」，帶著台灣的廠商就算人沒有辦法飛到現場，也能夠透過Teams的「Project Mango」把生意做成。微軟的資深產品經理曹嘉琪談到，專案在推動的時節，正好是盛產芒果的夏天，因有感於台灣許多優秀的小農如何拓展外銷國際的機會，微軟相信藉由Teams可以協助小農們解決這個痛點，專案名稱也由此而來。
具體來說，因為COVID-19的關係，全球各地的商業展儘管在今年已逐漸回復實體舉辦，但由於隔離政策與疫情尚不穩定的影響，多數廠商是不願意飛到現場參加。因此貿協思索著如何透過數位工具讓廠商可以遠端參展及同步溝通，在與微軟商討後便催生出「Project Mango」，並包裝成數位大禮包來吸引台灣廠商參與今年的東京食品展。數位禮包包含了1T的雲端儲存空間及無限時線上會議，更提供了50G的e-mail，最重要的是讓買賣雙方在展前就能預約洽談 (Bookings )、展中即時對談 (meet now)，以及展覽後繼續遠距對談，達到 Hybrid Trading的效果。
即使因疫情關係，仍可透過微軟的Teams服務讓遠距溝通無障礙。（圖左上為中華民國對外貿易發展協會副秘書長 李惠玲，圖左下為台灣微軟公共暨法律事務部副總經理 於慧堅，右上為台灣微軟資深產品經理 曹嘉琪，右下為台灣微軟技術顧問 洪夢嬪）
Bookings預約洽談功能 讓展售業務虛實整合、延長發酵時間
貿協也提到，今年在15家參展廠商中僅有2家飛到日本，但由於貿協在其TaiwanFoods網站中的東京食品展網頁專區，特別於廠商資訊崁入Bookings按鈕，即使廠商沒有到現場，不少買主也透過Bookings依據行程向參展商提出事先預約洽談，甚至在展期結束後，Bookings預約還延續了一周之久，不只補足廠商無法親臨現場的缺憾，甚至還讓參展效應持續發酵。今年九月即將舉辦的新加坡食品展，貿協預計也將採取東京展的模式，但會將操作系統更加優化，並藉由TAITRA跟Seller兩支APP分別做到有效管理買賣雙方的媒合，以及讓供應商即時看到並掌握Meeting Schedule，更快速進行視訊洽談，為台灣中小企業廠商創造零距離掌握國際商機的平台。
中華民國對外貿易發展協會與商業策略夥伴微軟共同攜手為中小企業推動數位服務。(圖片由左依序為貿協副秘書長 李惠玲、台灣微軟公共暨法律事務部總經理 施立成、台灣微軟首席營運長 陳慧蓉、台灣微軟公共暨法律事務部副總經理 於慧堅、貿協董事長 黃志芳)。
善用數位工具系統 中小企業也能前進跨國業務
由於太複雜、龐大的數位工具系統，一般中小企業、甚至是小商家負擔不起、上手也不易，「Project Mango」的優點就是協助客戶將各式數據及通訊系統整合到Teams，讓大家得以從單一渠道管理訂單、與客戶維繫關係，並從數據整合判讀中去洞悉商業先機。「透過Teams這個協同合作的大平台可以逐步幫助廠商數位轉型，同時提供廠商日後自行發展的彈性。」當然，過去微軟在協助大企業進行數位創新時有無數成功經驗，而如何協助中小企業做到企業轉型，微軟技術顧問 洪夢嬪認為，透過和貿協的合作能讓這個目標加速落實。
即便疫情會有落幕的一天，但現在已經不是一卡皮箱走天下的時代，見面三分情固然重要，然而懂得善用數位工具對於中小企業開拓國際市場更是大有助益，因此數位轉型不只是需要、更是必須。由於貿協肩負著協助台灣中小企業邁入國際市場任務，即便各國實體商業展已經慢慢復甦，貿協也將持續與微軟構建更完善的數位平台，串聯實體與遠距，成為企業業務開發與後續管理追蹤的得力助手。
