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讓開會更有效率、更省時的8個提示

讓開會更有效率、更省時的8個提示

MBA練功房

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2015-08-13 18:12

和會議討論無關的評論或提問是不行的,因為這對會議討論並沒有貢獻。

提示1
絕對不做和會議討論無關的評論、提問


和會議討論無關的評論或提問是不行的,因為這對會議討論並沒有貢獻。大家或許會說:我不會講什麼不相關的話呀……但特別是在演講或簡報的問答時間裡,和原來內容毫不相干的發言,遠比大家想像的還要多得多。

比如,假設在一場演講上,有個英語教育專家說:「如果想培養真正的英語能力,就必須不斷地實際應用。這個單字要用在什麼情境才好呢?和什麼樣的措詞搭配使用才自然呢?先明白這些,才談得上真正『了解』這個單字。只有藉助實際的演練,才能學到這樣的知識和應用能力。」

這段話要傳達的是:「為了要培養真正的英語能力,必須實際去練習使用」、「學單字必須學使用方法」、「只要實際去應用,就可以學到單字的用法」這三點。換句話說,只有和這三點有關的評論或提問才是適當的。

針對這一場演講,比如「您剛才說明了實際應用的重要性,我覺得不只是英語,可以說所有的語言都是這樣的」、「在單字用法的學習上,什麼樣的實際練習會有效果呢?」、「我覺得,如果沒有一定程度的吸收學習,也沒辦法實際去應用。最低限度的必要學習是要到什麼程度呢?」等等,都是很好的評論或提問。

另一方面,像是「我想要改善發音,要怎麼做才好呢?」、「我學了二十年的英語,卻還是完全不會講,如果有什麼好的課本之類的,請指點一下」等,就是不適當的評論或提問。很多發言,似乎都是來做煩惱諮詢的。

其實,像這樣不適當的評論或提問,對講師和在場的人都是很失禮的。發表和演講無關的言論,無異是在對演講的人說:「你講的沒什麼意思,比起今天的演講內容,還有更重要的事項,所以我要提出來問一下。」在演講者看來,一定很想說:「如果只是要做煩惱諮詢,不用特地來聽演講吧?」

而且,也請為其他聽眾的立場設想,他們被迫要聽不適當的發言。大家都是因為對主題感興趣,才會聚在一起聽演講,但卻要在問答時間裡,被迫去聽一些和主題無關的話,這實在是一點都不有趣。沒有直接關係的事情,會後再個別去問就可以了。

提示2
養成講「您剛才說○○」的習慣


雖然知道不可以發表和會議討論無關的評論或提問,但是在不知不覺中,有時候還是會說出不相干的話來。

為了避免這樣的狀況,我想建議大家,養成提及對方談話內容的習慣,在評論或提問之前一定要先講:「您剛才說○○。」

「您剛才說○○」這句開場白,可以概略地「預告」對方,自己接下來要談哪方面的事情,不會讓人有排斥感。而且,這也可以表明態度,讓對方知道自己想要進一步討論他剛才的談話。

提示3
提出替代方案

只反駁而不提替代方案,這種人比比皆是。

反駁的時候,不管構想再怎麼粗糙都可以,請記得一定要提出替代方案,像是「我反對時間管理的研習課程,倒是可以上和維持工作士氣有關的課程,大家覺得怎麼樣呢?」之類的想法。

替代方案就是,促使會議討論進一步發展的「起爆劑」那樣的東西。參與會議討論的人如果覺得「這個反對意見真的有說服力呀」,就會接著問:「那要怎麼做?」這個時候,雖然也有人會說:「哎呀,我沒有想過替代方案……」(因為光反駁就很有意義了),但如果可能的話,還是要至少提一個替代方案,這可以拿來當作討論的草案,讓會議能更容易往下進行。

此外,若是有人只反駁而不談替代的辦法,引導他提出替代方案也是對會議討論的貢獻。

做法很簡單,只要跟他這麼說就行了:「是這樣沒錯,我以前沒有考慮過這一點,謝謝你。假設不採用X課程,有什麼其他可以考慮的選擇嗎?」如果對方似乎是窮於回答的樣子,只要給他一個合適的例子,像是「比如,採用完全不同的課程什麼的?」之類的提示,對方往往就比較容易說得出來了。

提示4
尋找灰色地帶


拿原來提出的意見和反對意見做比較,是很有意義的事;但是看情況而定,有時候也會變得好像是兩個意見針鋒相對,在「互爭勝負」似的。

不過,會議討論本來就不是比勝負爭輸贏的場合。為了要消弭互爭勝負的感覺,也為了要提出進一步的選擇,讓談話能順利地進展,第三個意見,也就是灰色地帶是很重要的。

既不是原來的意見(例如「應該上X時間管理課程」),也不是反對意見(「不應該上X課程」),在這中間的灰色地帶裡,其實是有很多選擇的。

比如,「暫且保留」、「不要一整天,只騰出半天的時間來上X課程」、「不要整個部門的人,想上的人去上就好了」、「讓員工看時間管理的書,再叫他們提問題」、「在公司內成立時間管理研究會」等等,都是可以考慮的選項。

尋找這樣的灰色地帶時,可以獨自做腦力激盪。這個時候,不要做像是「這種點子不行」之類的價值判斷;訣竅是盡量發揮想像力,不負責任地享受出主意的樂趣。

只要設定好目標,告訴自己「最少想五個吧」等等,創意就會源源不絕而來。還有,如果只在腦袋裡想,常常會搞不清楚什麼是什麼,所以還是寫下來比較好。

在腦力激盪下出現的構想,當然不必全部說出來;但仔細看一下清單,只要有覺得「這個好像可以」的想法,不管幾個都請試著說說看。受到你的想像力刺激,或許其他人會提出新的構想也說不定。

提示5
談論自己的經驗


個人的經驗談具有影響力,是因為當事人的實際體驗。如果有和會議討論有關的經驗談,說出來看看也無妨。

比如,假設你從之前就一直覺得時間管理非常重要,也看過各種書籍,但還是怎麼都學不會,就可以這樣說:

「我買過很多有關時間管理的書來看,卻怎麼學都學不來。這說不定純粹是因為我的程度太低……不過,每次看書我都會想,如果有老師來實際指導,我也能有機會問各種問題,還是可以學得到,不是嗎?」

個人的經驗談往往有很高的故事性,在逐漸停滯的會場上,有時候只要說個小故事,就可以化解沉悶的氣息。

不過,可不要反覆地脫線演出,或是不停地自吹自擂喔。

提示6
不傷和氣的提問祕訣


我想也有人會擔心,提問會不會傷了大家的和氣。「○○是什麼意思啊?」很難直截了當地這樣質疑時,舉個例子來說,只要問:「我想您剛才說的○○是XX的意思,可以這樣理解嗎?」就可以交由對方來判斷「自己的理解是否正確」,因此能保全對方的面子。

我一定要推薦給大家的是,詢問「根據」的提問。

雖然說的似乎是自己的意見,卻從頭到尾不談其中的根據,像這樣的發言並不少見。意見絕對要有根據。只要是有說服力的根據,就有檢討的價值,可以拿來做為會議討論的重要資料;但要是沒有根據,或是根據很粗糙,就根本不必去理會了。

「是這樣沒錯,真的很有意思啊。您的構想是怎麼來的,拜託一定要跟我們分享一下。」我想只要能像這樣說,就可以向對方表示「我很關心你的發言喔」,自然就不會弄得大家不愉快了。

提示7
如果實際執行,會怎麼樣?


會議討論幾乎都是在商量「以後要怎麼做」,所以必須用很實際的眼光來看待。因此要試著詢問:「現在討論的事情,如果實際執行,會怎麼樣?」

比如,可以問對方:「如果實際讓整個部門的人,去上一整天的X時間管理課程,會怎麼樣呢?」對於這個問題,可能會有各種答案吧。

就像這樣,詢問可能會出現各種不同回答的問題時,最好自己先準備最初的答案。只要提示一個答案,別人就知道「像這樣回答就可以了呀」,也就比較容易參與會議討論了。比如,你可以準備像這樣的回答:「如果整個部門的人都去上一整天課,會影響業務的工作,所以找個人留守比較好。」

此外,針對實際執行時可能發生的最壞狀況,事先考慮是否有辦法處理會比較好。

另一方面,如果是大家興味索然的計畫,針對最好的狀況來考慮也是可行的辦法。只要提示最好的情景,就能讓大家看到新的優點,說不定會議討論就可以順利進行下去了。

只要像這樣實際模擬一下,就可以明白「這個案子是不是真的值得推行」。

提示8
沒有別的根據?


對於已經在會議討論上提出來的意見,可以試著想想看,還有沒有其他的根據。

主流派的意見也好,反對意見也罷,或者是大家不太注意的意見也一樣,進一步尋找根據再談論,或許可以增加說服力也說不定。

別人提出來的根據(尤其是出自上司或能力好的前輩的說法),我們往往會不假思索地爽快接受。對於現有的根據,也有必要像「這個根據可靠嗎?」、「沒有其他根據嗎?」這樣,暫時先投以懷疑的眼光。

比如,假設在時間管理課程的會議上,有人建議:「不要上研習課,我們在公司內成立一個時間管理讀書會,大家覺得怎麼樣?」他的根據是「因為不用花錢」。但你覺得:「讀書會可能不錯,不過,吸引人的地方好像不只是費用。」於是就想到其他的根據,附議說:「我們公司的英語讀書會辦得很成功,所以已經有範例可以參考了。而且,說不定這也是個辦法,可以解決公司裡溝通不足的問題。」提出另外的根據,就可以進一步附和別人的意見。

新的觀點固然重要,進一步支持現有的觀點同樣是傑出的貢獻。

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

作者:
狩野未希

慶應義塾大學法律系畢業、慶應義塾大學研究所博士課程修畢(英國文學)。
目前為慶應義塾大學、聖心女子大學、商業突破大學講師,並擔任指導國際水準思考力、表達力、作文力的學校Wonderful Kids校長(www.thinkaid.jp)、兒童思考力教育推動委員會代表,在大學教授思考力與英語長達二十年。
著作有《向哈佛菁英學思考》、《你所不知的英語會話技巧20》(知られざる英会話のスキル20)、《你所不知的基本英文單字規則》(知られざる基本英単語のルール)(合著)等。曾在TEDxTokyo Teachers以英文發表TED TALK 「It’s Thinking Time」。

書名:一堂說話課:
鍛鍊自己的大腦和嘴巴,把自己推銷給全世界



出版:如果出版/大雁出版基地

目錄:

前言

Pre-lesson 信心十足地表達意見
學習思考「什麼是意見」的課
無法表達意見的兩個原因
Cause 1 「如果自己的意見錯了,會覺得很糗」的心情/既沒有「正確的意見」,也沒有「錯誤的意見」/不是「正不正確」,而是「有沒有說服力」/Cause 2 「不想隨便發表意見,攪亂現場氣氛」的顧慮/表達意見這件事本身就是「貢獻」/藉由「唯有自己能說的意見」提供貢獻/吵架和討論的差別在哪裡?
自己是什麼樣的「意見主」呢?練習掌握個性

Lesson 1 全球菁英都在學的「表達方法祕訣」──什麼是令人印象深刻的說明、描述
學習使用清楚易懂的措詞和步驟的課
採用適當的表達步驟,別讓人家說「聽不太懂…」
外國小孩子學習的「表達方法的模式」/表達兩步驟「理解→用對方的觀點來表達」/什麼樣的措詞可以「說明」、「描述」得清楚而明白?
「說明的步驟」的三個原則──表達自己的想法,不依賴對方
原則一:一開始就提出簡潔扼要的定義/原則二:「知所取捨」,是細節說明的關鍵/原則三:以倒金字塔型鋪陳細節說明/英美式的「把自己推到臺前的表達方法」/英語連「形容詞」都有一定的排列順序/描述東京晴空塔
讓對方充分理解的九個意見表達法祕訣
祕訣一 總之一開始就說結論/祕訣二 用適合對方的談話方式說話/祕訣三 出示全部談話的流程,預告接著要談的事項/祕訣四 重複重要的地方/祕訣五 避免武斷式的口吻/祕訣六 強調畢竟只是自己的意見而已/祕訣七 善用手勢/祕訣八 注視對方的雙眼/祕訣九 保持「清晰宏亮的聲音」以利表達
練習當一個發表意見的高手

Lesson 2 確實提高自我存在感的「提問能力」、「評論能力」──為會議討論貢獻心力
學習思考對會議討論有所貢獻的課
這個問題對會議討論有貢獻嗎?
會議討論=大家一起堆積木的工作/事先決定完成品就不叫「會議討論」/自己應該扮演什麼角色?/充分理解會議討論的內容
藉由「六頂思考帽」發覺會議討論的不足之處
運用六項要點,找到提供貢獻的方法
藉由「反駁」對會議討論提供貢獻
①尋找有反駁價值的發言/②思考是否有足以反駁的根據/自己的經驗可以成為根據嗎?/不傷和氣的反駁方法
對會議討論有貢獻的評論、提問十二項提示
提示一 絕對不做和會議討論無關的評論、提問/提示二 養成講「您剛才說○○」的習慣/提示三 提出替代方案/提示四 尋找灰色地帶/提示五談論自己的經驗/提示六 不傷和氣的提問祕訣/提示七 「如果實際執行,會怎麼樣?」/提示八 「沒有別的根據?」/提示九 「最終目標是什麼?」/提示十 正因為是門外漢,才要問基本事項/提示十一 贊成時,要加上自己的獨特調味/提示十二 只要相信自己說得合情合理,就無畏無懼地去面對吧
練習擺脫「拙於評論」

Lesson 3 會議或討論時「愉快地交換意見」的原則
學習不向「反駁」低頭的課
把對方的發言當成「耳邊風」,就是放棄會議討論
愉快地交換意見的十五項原則
原則一 這個世界上沒有所謂「錯誤的意見」/原則二 對方不是評審/原則三 聽的人也要注視對方的雙眼/原則四 別人的話要從頭聽到尾/原則五 邊聽邊確認自己「是否可以理解」/原則六 「先暫且接受→轉到自己的主張」是鐵則/原則七 勇於承認別人的好意見/原則八 正面回答問題,不用問題來回答問題/原則九 反駁≠人格否定/原則十 把反駁視為對方的提問/原則十一 即使被踩到痛處,也要先接受再確認/原則十二 「我的看法不太一樣」是最佳臺詞/原則十三 即使遇到找碴或挑剔的言論,也不要跟著對方起舞/原則十四 不要不懂裝懂/原則十五 雞同鴨講時,找找看是否有「暗藏的前提」
練習當一個會議討論的高手

Lesson 4 為日本人開設的國際簡報講座──講故事!
學習思考「什麼是引人入勝的故事」的課
如何述說國際通行的故事
讓人忍不住想聽的故事選擇方式、創作方式
①掌握整體簡報的「結論」,決定故事的方向/②把結論落實到「本質」/③挑選故事
向「四格漫畫」學習故事的結構
不要簡單地整理,要具體地描述/以四格漫畫為基礎來說故事/要在哪裡插入故事呢?
國際簡報的十三項祕訣
祕訣一 和聽眾的眼神接觸,要從坐在後面的人開始/祕訣二 用自己的語言說真心話/祕訣三 強調自己「有資格談」/祕訣四 數字要加工成聽眾容易想像的形式/祕訣五 練習再練習,卻還是緊張萬分時的對策/祕訣六比起「趣味性」,序言更注重「預告全部的內容」/祕訣七 把聽眾和自己放在同一個平臺上/祕訣八 不看稿,不帶稿/祕訣九 筆記只列關鍵字/祕訣十 幻燈片不要放太多文字/祕訣十一 讓聽眾覺得是「和自己有關的事情」/祕訣十二 不需要笑話/祕訣十三 服裝要考慮「想要展現的形像」/即使在國際舞臺上,也要以日式風格的簡報為目標
練習具體地說故事

結語

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