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怦然心動法 一口氣整理辦公桌

怦然心動法  一口氣整理辦公桌
近藤麻理惠

孫蓉萍

職場

近藤麻理惠提供

859期

2013-06-06 13:34

沒時間、不知從何下手、每份文件都很重要......各種理由讓上班族的辦公桌雜亂不堪。試試日本整理教主近藤麻理惠的怦然心動法,不但擁有清爽的辦公環境,工作效率也會大幅提升。

對於凌亂的房間,一般人都是束手無策,避之唯恐不及。但是穿著淺色套裝、嬌小可愛的近藤麻理惠跟著求助的屋主走進房間,看到眼前一片雜亂無章,她不但眉頭都沒皺一下,反而精神都來了,立即開始用銀鈴般清脆而溫柔的聲音,開心地指導屋主動手整理。

在日本,近藤麻理惠有個響亮的稱號:整理教主。除了居家環境,近藤也擅長「辦公室、辦公桌的整理術」。

近藤從小就嚮往當個新娘子,對做家事很有興趣,而且特別愛整理。從東京女子大學畢業,進入人力仲介公司擔任業務後,她依舊熱心協助別人整理,有時利用早上上班前的兩個小時,到客戶的公司協助社長整理辦公室,沒想到大受歡迎,一個介紹一個,最後辭去了人力仲介的工作,為個人和社長提供整理術的指導。

 

心動的感覺 取捨東西去留


不僅如此,她還把整理的心得寫成《怦然心動的人生整理魔法》一書,二○一○年底上市後,五周內銷售量就突破十萬冊,並成為一一年日本全國排名第六的暢銷書。續集《怦然心動的人生整理魔法二》去年底問世後,兩本合計的銷量目前為止已達到一六七萬冊,顯示物品雜亂真的是許多人的困擾。

的確,許多上班族的辦公桌往往就像被轟炸過一樣,常常花很多時間找東西,擾亂情緒也影響工作效率,因此很想知道如何改善。《今周刊》特別專訪這位整理教主,請她指點迷津。

根據近藤的經驗,企業人士收拾辦公桌時,最困擾的四件事是:不知道整理的方法、不知道從哪裡下手、沒時間,以及沒辦法勇敢丟掉文件。事實上不論家裡或辦公室,近藤都採取同樣的整理方法,就是要「一口氣、在短時間內、徹底做完。」如果是居家,整理的順序是衣服、書籍、文件、小東西、紀念品;辦公室裡省略衣服這個步驟,直接從書籍開始。

整理辦公桌時,和居家一樣,先把所有同質的東西集合起來,也就是把辦公室可能分散各處所有的書找出來堆在一起,再一本一本檢視,看是否需要留下來。整理的方法各有巧妙,近藤與眾不同的最大特色在於強調「怦然心動」,也就是手上拿著這樣物品,有心動的感覺。如果實在選不出來,不妨從中選出「最讓你心動的前三名」或「前十名」,用「比較法」就容易找到自己的最愛。

但是有些人會認為,對於書和文件,要「怦然心動」實在很難。於是近藤就換一種說法:「如果這本書會讓你賺錢,你才要留下它。」這麼一來,尤其是每天都要看數字報表的企業經營者,選擇的速度就會大幅加快!

整理文件時,近藤說:「基本上是以全部丟掉為前提。除非是有保管義務的文件或合約,否則全部丟掉!」小東西也是如此,例如文具,把所有文具擺出來,挑走自己真正需要的,其他全都丟掉。

 

以後可能用到 也全丟了吧


她舉例,「拿起一支原子筆,握著它時有心動的感覺,或覺得用這支筆寫字讓你心情大好,工作效率提升,進而有助於提升薪資,那麼就留下它。但我們的筆筒裡往往充斥著店家送的免費原子筆,除非這種筆也能讓你怦然心動,否則就丟了吧。」

此外,辦公室多半有公共區域,有些文具可以公用,不一定要放在自己的位子上。自己的桌上只要放電腦和電話,頂多加上必要的文具即可。

許多人丟不了資料的原因是:以後可能會用到,一旦丟掉,想用的時候就會很傷腦筋。根據近藤的說法是:這些東西絕對可以丟掉。最主要原因是,在選擇自己要留下什麼資料的同時,決策力會提高,結果會使業績變好。

她說:「丟掉這些資料的時候,你會設想:如果沒有這份資料,你會怎麼辦?如果你知道有這份資料,就會依賴它,但是因為沒有好好整理,結果花了很多時間在找這份資料上,最後可能還是找不到,虛耗了寶貴的時間。如果一開始就知道沒有保存這份資料,就會想別的辦法,例如打電話給相關人士,請他再提供一次資料。」

丟棄之前,確實地將資料掃描存檔也是一個方法,但是要注意,電腦內的檔案也要標示清楚,否則一樣找不到!

近藤強調正面思考,即時行動,立刻尋找新的解決方案,而不是在那裡煩惱,因為時間不知不覺中就一點一滴地流逝了。

至於沒時間的問題,近藤希望大家下定決心,撥出一次「一口氣徹底整理」的時間,最好是早上七點到九點、辦公室還沒什麼人的時候,因為整理的動作很大,可能干擾到別人。一旦整理好以後,每天其實不太花時間,東西也不會堆太多。而且整理前後的改變非常劇烈,多數人改變了以後,自然會養成隨手丟掉和整理的習慣。

近藤笑著說:「負責編我這個系列的編輯T先生,自己也是實踐者。他的辦公桌變得非常乾淨,而且兩年來不曾故態復萌,一直保持整齊乾淨。以前看不到辦公桌的桌面,現在每天一定會先把辦公桌擦乾淨,工作起來神清氣爽。」

曾有研究結果顯示,每個人平均一天要花三十分鐘找東西,甚至有人一天要花費兩小時!如果把找東西的時間用在工作上,效率一定更高,所以早點動手整理,就能早日迎接嶄新人生。

 

T先生辦公桌整理前(上)和整理後(下)有天壤之別。

 


近藤麻理惠
現職:整理諮詢顧問
經歷:人才仲介公司業務
學歷:東京女子大學

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