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職場必修:請假信Leave of Absence

職場必修:請假信Leave of Absence

世界公民文化中心

職場

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2021-12-17 12:38

請假大概是職場Email當中最常見的形式,雖然相較之下,用通訊軟體告知既省時又方便,但寄一封請假Email不僅可以作為日後核假程序的書面依據,也是對上司或主管的尊重。

錯誤範例

To: wandamaximoff@email.com

Subject: Sick Leave (1)

 

Dear Ms. Maximoff,

 

I’m going to take a few days off (2) because I got a terrible flu and I can’t get out of bed (3). Thank you (4).

 

Best Regards,

Vision

 

錯誤(1) Email主旨除了假別之外,寫上姓名及日期可以讓主管收件時快速得知請假人及請假的日期。

 

錯誤(2) 雖然有時候病假可能是當天的突發狀況,主管也通常會核准,但還是避免使用「命令式」的語氣,且應該寫明需要請假的日期及天數。

 

錯誤(3) 信件內必須陳述請假的理由,但不需要太詳盡,若能主動說明願意提供相關證明會更妥當。

 

錯誤(4) 信件最後可以感謝主管的體諒,但只有簡短的thank you會讓人覺得有些草率,另外也可禮貌性地為工作上帶來的不便而致歉。

 

 

正確範例

To: wandamaximoff@email.com

Subject: Sick Leave Required from Apr 13 to Apr 15 – Vision

 

Dear Ms. Maximoff,

 

I would like to take three days off because I got a terrible flu and won’t be able to make it to work today. I’ll be available to answer emails if you need urgent help, and I will be back in office on Friday, April 16th.

 

I can provide written documentation from my doctor if necessary.

 

Thank you for understanding, and I apologize for the inconvenience.

 

Regards,

Vision

 

Tip

除非是臨時狀況如病假,否則一般的假別通常需要事先取得主管准假,若請假天數較長,也建議事先協調他人代理職務,除了展現自己負責的態度,也可避免休假期間受到打擾。

 

休假類別

Personal Leave事假

Sick/Medical Leave 病假

Casual Leave 臨時事假

Annual Leave 特休

Official Leave 公假

Marriage Leave 婚假

Maternity Leave 產假

Parental Leave 育嬰假

Menstrual Leave 生理假

Funeral Leave 喪假

 

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