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疫情捲土重來,「居家工作」人資管理該注意哪些事?

疫情捲土重來,「居家工作」人資管理該注意哪些事?

陳業鑫 律師

職場

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2022-01-13 14:08

疫情捲土重來,人資管理如何因應?

 

居家工作最好有公告或書面協議

 

居家工作屬於工作地點之變更,除了雇主依勞基法第10條之1行使調動權外,建議勞雇雙方協商同意後變更勞動契約之工作地點約定,並且用書面協議,至少用公告或電子郵件通知符合居家工作資格人員,免生爭議。

 

居家工作仍然要有工時紀錄

 

至於出勤紀錄部分,雇主之備置義務不因勞工在家工作或遠距工作而免除此項責任。建議勞工與雇主依勞動部制訂的「勞工在事業場所外工作時間指導原則」規定,以書面協議方式將工時紀錄作成方式,約定原有勞動契約之增補條款,作為勞工工時紀錄依據。

 

居家工作跟到辦公室最大的不同,就是出勤紀錄的作成方式。勞工到辦公室或工廠上班,一般均會有確切之出勤紀錄,不管是用出勤卡、刷卡機、簽到簿、門禁卡、電腦線上打卡或指紋機、虹膜辨識、人臉辨識等生物特徵辨識系統,只要可以覈實記載出勤時間之紀錄,都是合法的出勤紀錄方式。

 

居家工作的薪酬結構如何調整

 

居家工作是勞工對雇主提供勞務的特別方式,雇主仍然有依約給付勞工工資之義務。不過如果薪資結構有通勤、出差津貼或交際費等,因為員工居家工作緣而無通勤出差、交際應酬之需求,可以由雙方協議調整或取消,或是轉為補貼員工因居家工作須增加之上網寬頻費用、筆記型電腦、網路設備等工具費用。

 

就薪資結構之調整,由於涉及勞動條件變更,雇主與員最好以書面協議,雇主並應於每次給付薪資時,依勞基法第23條第1項規定提供各項目計算方式明細,並留存於工資清冊保存五年。

 

資安、保密及個資保護條款必須妥為協議

 

由於居家工作以電腦、手機等裝置透過網路連線之工作型態,有別於在公司辦公室內辦公,特別是涉及公司核心競爭力之營業秘密,有高度要求員工守密之需求,因此企業應趁此機會全面檢視營業秘密之範圍,特別設定嚴格之登入瀏覽、下載權限,並在電腦進入頁面為洩漏、盜取營業秘密之民刑事責任法律效果之宣告。

 

若有其他非屬營業秘密但亦有保密需求者,亦得另以協議條款為特別約定。又網路遠端登入往往涉及資安與對往來客戶等第三人個資保護議題,亦有員工是否親自履行工作之查核問題,亦應以增補條款另行約定規範。

 

另因居家工作乃為達成防疫目的,確保企業營運持續,因此就防疫特別措施之落實,亦有必要以勞動契約增補條款要求員工配合遵行,例如防疫需求資訊如行動足跡、接觸史及健康狀態誠實告知、工作場所門禁管制及動線遵守、私人活動自我約束義務(如不去參加大型聚會、減少非必要探病行程等)及遵守主管機關防疫措施,又為免掛一漏萬,得以企業防疫措施遵守義務之概括條款,隨時因應疫情變化,由勞雇雙方一同遵守,共度疫情擴散

 

疫情期間錄取通知文字宜保留彈性

 

由於疫情變化迅速,對各企業用人產生不少困擾,證諸過往經驗,指揮中心亦可能隨時宣布特定產業如健身房、游泳池停業,也可能進一步限制餐廳內用。疫情造成許多企業營運前景不明,用人成本也是許多企業持續營運下必須優先考量因素,招募的企業可在錄取通知書及回執聯增列須待完成報到程序並經一定層級主管核准等文字,並將勞動契約成立須待報到流程完成之規範訂入工作規則內,保留招募單位用人彈性。

 

若招募企業的錄取通知確實在文字上保留彈性,被錄取者在沒有完成上述流程之前,被錄取者與招募者間尚無勞動契約存在,招募者不予雇用,並延後錄取者報到,並無問題。

 

作者簡介_陳業鑫律師

台灣唯一曾歷練法官、勞動局長、金控公司董事職務的律師,有著自各個角度觀察勞資糾紛的豐富經驗,現為執業律師,以勞動法、金融法及證券交易法等為主要執業領域,目前並擔任全國律師聯合會勞資關係委員會主任委員。

 

作者最新大作《懂一點法律,勞資不對立,管理不犯錯》:每個人都看得懂、立即可用,簡單掌握勞資法規重點

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