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亞馬遜開會禁用條列式PPT!她用Word寫報告,為何竟讓最挑剔的貝佐斯讀一次就批准?

亞馬遜開會禁用條列式PPT!她用Word寫報告,為何竟讓最挑剔的貝佐斯讀一次就批准?

佐藤將之

職場

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2022-05-25 17:00

你開會時遇過這些情況嗎?

「為了決定某件重要議案,把眾多相關人員召集到會議室。」
「每個人都拿到一疊似乎永遠看不完的會議資料。」
「只有少數人發言,幾乎都是主管。」
「花很多時間高談闊論,卻沒有達成任何決議。只好再找時間開會討論......」

在亞馬遜,這種沒效率的會議絕不可能發生。日本亞馬遜創始成員親述關鍵三大會議如何運作,以及背後反映的亞馬遜管理風格與領導守則,教你用最高效率定目標、想企畫、做決定、追蹤執行狀況,讓每分每秒都花在刀口上。

 

亞馬遜會議禁止製作條列式報告

 

最常見的會議報告,就是PPT簡報裡已條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明,對於簡報者而言,製作上不會太費力,聽者也能聽取準備好的內容,因此非常多企業及團體採用這個方式。

 

然而在亞馬遜則幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以Word製作,印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業,竟然多半使用文章形式的報告,或許會令人感到意外。

 

而且這份報告,通常在開會前或會議時才發放,所以無法要求與會人員事先讀過報告。因此報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。

 

良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解

 

為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或PPR簡報當作會議報告呢?原因是一旦以重點條列的方式來寫,閱讀時容易因人而異,產生不同詮釋。

 

另外,發表者也常會穿插說明種種想法及研究,日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回響上周開會的內容。

 

這個缺陷在重點條的PPT簡報更加明顯。

 

例如PPT簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」,簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標,而所有與會人員也都聽到了,但日後重新檢視這份報告,或是其他沒有與會的人看到這份報告,又會是什麼情況呢?通常會發生,「我記得說了這樣的內容吧?」「要表達的應該是這個意思吧?」等任意解釋的情況,難以絲毫不差地接受報告原本的訊息。

 

這些誤解,即使一開始只是小小的偏差,卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距,最後造成難以修正的巨大偏離,無法達成預定成果。

 

在小規模的組織中,每天見得到彼此,能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法,應該比較不會發生這樣的問題,但是隨著組織規模變大,彼此的狀況不再那麼顯而易見,無法頻繁地一一確認。

 

我想亞馬遜在公司規模還小時,應該也不是那麼在意溝通的形式。當時常使用PPT製作會議報告,也採用重點條列式的方式。然而隨著成長為國際化企業之際,員工大幅增加,組織內部的溝通不再那麼容易,其中的弊病也無法視若無睹。

 

因此,亞馬遜在2006年左右開始規定會議報告禁止使用條列式,必須使用敘事法書寫。換句話說,就是訂下以文章形式來表現得規則。

 

貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件,因此條列式所衍生的問題,他應該比其他人更感到困擾吧?

 

 

簡報降低開會效率

 

除了內容會偏離以外,PPT簡報的條列式報告還有一個問題。

 

要寫好幾頁的文章,是相當勞心勞力的工作,如果是條列式的PPT簡報,比較容易立刻完成。不需要在意頁數,把想到的內容列舉在投影片上,開會當天再一邊播放投影片,一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說,有可能是急就章而完成報告。

 

但是,要好好寫出一篇文章,在閱讀時能夠前後邏輯一貫,避免自相矛盾,必須從一開始就掌握住一致性。因此,必須反覆推敲斟酌,使用正確資訊並重複校對。

 

擷取精髓內容整理成文章,要重寫數次。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲的過程,因而制定這個規則。

 

報告最重要的是內涵,而不是外觀

 

此外,為了使PPT簡報看起來美觀,很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字,也可以藉由逐行出現的動畫,吸引觀看者的興趣。

 

但原本就很厭惡做白工的貝佐斯,或許覺得加這些動畫只是浪費心力。禁止使用PPT製作會議報告的規則,可能也是基於貝佐斯認為「不需要華而不實的報告」的想法吧。

 

(三民書局提供)

 

沒有寫文章的能力就進不了亞馬遜

 

因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告,所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。但是,亞馬遜並未特地實施商業文書寫作研修等訓練,因為在錄用前就已經先篩選了。

 

剛開始禁止條列式報告時,多數員工原本就不太擅長寫文章,據說連貝佐斯也常抱頭苦思。因此,後來在錄用新進員工時,文章寫作能力就成了篩選的候件之一。應徵者必須寫文章,若是寫作能力太差就會被淘汰。

 

被錄用的人,從日常的實際工作中,參考其他人寫的文章,透過重複書寫練習,來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。

 

貝佐斯讀一次就批准的傳說報告

 

以下介紹在領導人研修時,提到新聞稿的報告製作,必定會登場的一篇「傳說中的新聞稿」。

 

亞馬遜原本都是針對整箱購買,或一次大量購買某個商品的顧客,提供優惠的價格。例如可樂、啤酒等飲料,通常購買數量是一打、兩打,很難只買一瓶。但就消費者的角度而言,未必一次想要買到兩打,倘若家裡空間不大,一次大量到貨可能相當困擾。

 

「傳說中的新聞稿」寫作者,發現顧客有這個難題(煩惱的根源),想到一個點子──何不讓亞馬遜取代家庭食品儲藏室。美國家庭通常會在廚房一旁設置食品儲藏室,存放罐頭等食品,必要時就能立刻取出使用。

 

因此,若能讓亞馬遜成為消費者的食品儲藏室,那就「不需大量購買特定商品,只需購買所要的量即可」,「但是,只買一罐飲料就配送太沒效率,因此只要顧客連同其他所需商品一起購買,達到規定大小的箱子就配送」。

 

這篇新聞稿的寫作者,為了能有效博得貝佐斯等高層主管的青睞,在報告開頭先描述顧客平時的生活狀況,自然而然地呈現出一個有小孩的職業婦女,在日常生活中及購物時所遭遇到的事情(難題)。

 

「某一天,生活突然大為轉變。那是因為我開始使用亞馬遜的食品儲藏室服務」,新聞稿以引人注目的故事作為開場白。

 

只要讀了這一段故事,就能明白過去的銷售方式為顧客帶來什麼樣的辛苦與麻煩,不在亞馬遜大量購物的原因就能一目瞭然。同時,能夠輕而易舉地讓所有與會成員理解,提供了嶄新的服務,能為顧客的生活帶來多大的改變?能產生多大的效果?

 

據說貝佐斯看完這個提案後,當場批准。之後這篇新聞稿也成為一個讓人津津樂道的傳說。

 

作者簡介_佐藤將之 

Ever-Growing Partners代表董事、企業成長支援顧問。曾任職於SEGA Enterprises。2000年7月進入日本亞馬遜,成為創始成員之一。歷經供應鏈管理和書籍採購部門後,2005年起轉任營運部門的經理,為全日本最大物流網路的發展做出貢獻。2016年離開亞馬遜。目前除了以壽司職人的身分推廣日本飲食文化,同時發揮在亞馬遜超過15年的工作經驗,擔任經營顧問,協助企業成長。

 

本文摘自三民出版社《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國

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