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別困在組織裡哀聲嘆氣!

別困在組織裡哀聲嘆氣!

譯者/陳曉夫

職場

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610期

2008-08-28 10:50

一大群人一起工作,就得建立合理的工作結構,但一旦有了規則與標準,官僚也如影隨形而至。陷入官僚的泥淖而深感挫折的你,到底該怎麼做?

官僚能讓人一籌莫展,呆滯不前。你也是面對這類問題的一位經理人嗎?

如果你答「不是」,我會很意外。因為任何人,只要服務於一個員工超過一打人的組織,就得面對官僚。

為什麼?當一大群人一起工作、每個人各有專業時,每個人的角色都必須詮釋得清清楚楚。要做到這一點,就得建立合理的工作結構,建立分派資源、評估與獎勵員工的方法。沒有這種結構與方法,組織會一團混亂。

也就是說,一切得按規則來。但一旦有了規則與標準,官僚也如影隨形而至。組織生活現實就是這樣。

問題是,無論組織手段如何,組織結構一定會將工作劃分為個別單位。而且無論是員工百人或十萬人的組織,不可能由執行長直接調度每一位員工。組織需要分層負責,每一層還得有本身的結構。每一層的負責人各不相同,有人喜歡大小事務一把抓,有人喜歡授權,也因此層級能反映負責人的個性。

組織內部的官僚系統往往令員工極端沮喪。我在與這類員工的交談中發現,他們大體上想知道兩件事:他們該怎麼做才能協助部屬超越官僚,發揮長才?該怎麼做才能在推動新構想的過程中,避開官僚掣肘帶來的沮喪?

官僚令許多員工苦不堪言,以下是他們最近向我提出的一些問題。


問:我是相當資深的人力資源經理,但這個部門的種種官僚一直令我難以適應。最近我發現,我的部屬,特別是年輕的部屬,也對此越來越惱火。我該怎麼做?

 

答:應付官僚雖是一種職場現實,但也是一種心態。一味怪罪官僚,自憐自艾,不過是徒然浪費時間與精力而已。


領導人不會長吁短嘆,會思考解決問題之道。

首先,你必須以身作則。你對直接部屬的授權是否充分?千萬別要求部屬,事無大小,時時刻刻,都得向你呈報批准。盡可能給予他們自由裁量權,助他們學習、成長。

如果你的公司是一家典型公司,人力資源人員需要與其他部門的經理共事。你的員工會將這些經理視為客戶嗎?會不會鑽研這些經理的想法?會不會協助他們解決問題?


如果你的員工在不了解經理們工作輕重緩急的情況下,為經理提出解決辦法,這些經理一定會搪塞以對。你可以將這種現象歸咎於官僚,但實際上,這是不良領導的產物。

 

最後,每一位領導人都應該對直接部屬的能力,以及他們的抱負了然於胸。你可以設法讓他們盡情施展,讓他們成長、成功。不必對抗官僚,你也可以做到這一切。


問:我的老闆是委外採購部副總。他什麼都一把抓,我做任何決定都得經他批准。救救我吧!


答:你首先得自問幾個問題。你對他的看法正確嗎?他只是對你這樣,還是對其他同事也都這樣?


你這位老闆或許是什麼事都一把抓的主管。但他若不懂授權,也不會當上公司的資深副總。也因此,你需要知道他為什麼這麼做。他控制的這些事,是否都是攸關公司成敗的大事?還是另有其他原因?可不可能是,你雖然分析能力很強,但他對你的判斷能力還不信任?


如果問題正出在這裡,你應該與他懇談。請他告訴你,你可以在哪些領域進行改善,與他一起擬一項讓你可以學習、成長的方案。如果你這麼做,他很可能給你較大空間。

還有一種可能是,他或許什麼事都抓在手上,但他身為副總,自有他成功之道。如果情況如此,你得了解他在評估員工時,喜歡用什麼做標準。例如,如果他特別重視資本報酬,你要讓他知道,你精於定價,是為公司爭取優厚資本報酬的專家。要點就在於建立信心。主管對你越有信心,越可能放手讓你自由發揮。


問:我是一位中級行銷經理。曾聽你說「創意是一種團隊運動」,這話讓我不解。為什麼它是團隊運動?我應該提出新構想,幫助公司,難道不是嗎?建立新團隊難道不是又添一分官僚?


答:許多人以為,身為經理就應該提出自己的構想,這是一種錯誤觀念。


身為經理,你的職責在於建立團隊以提出創意。至於你自己,每兩年能提出一個大構想就很好了。讓你的團隊勤提創意,多多益善。


因此,你不妨將自己設想為領導著一組創意人的教練。從腦力激盪直到專題研討會議,你與他們不斷互動,討論他們在市場上注意到什麼,從客服人員處聽到什麼,以及客戶本人說了些什麼。


運動員需要不斷練習,才能熟能生巧。同樣,你與你的團隊也需要反覆練習這種凝聚構想與觀察的技巧。惟有如此才能確保新構想的源源不絕。一旦構想出現,你的第二部分職責就是將它們轉化為產品與服務,為公司牟利。每一位經理或領導人都必須將創意與生產力納入他們的日常活動。


你不必是一位創意天才。領導團隊,讓團隊成員熱中創意,才是你的職責所在。你不必為公司添一分官僚,也能做到這一點。


本文作者瑞姆.夏蘭(Ram Charan)是多家公司與執行長的策略教練。他是暢銷書《執行力》(Execution)的共同作者。最近的作品,是與寶僑(Procter & Gamble)執行長拉夫利(A.G. Lafley)合著的《遊戲改變者》(The Game-Changer)。



官僚主義42%

42%的白領員工曾因惱人的官僚程序而考慮辭職。

資料來源:YouGov/ 美國《商業周刊》在8月4-6日間對721名辦公室員工進行的民調

 

對抗官僚主義  瑞姆.夏蘭提出5個辦法,協助經理們對抗惱人的官僚程序

1 一網打盡 

對官僚程序採取一網打盡的作法。在年度預算檢討會中,你問:「我們該怎麼做,才能使行動更快速?」然後將一切障礙一掃而空。

2 精簡組織 

在理想的狀況之下,執行長與組織最底層員工之間的層級,不應超過5層。層級越少越好。

3 針對猶豫不決的經理人實施訓練,或將他們去職

這類經理就是那些使組織遲滯不前的人。訓練他們,看他們是否還有救,若是無藥可救,將他們解職。

4 讓資訊透明 

不要讓中級經理人積壓資訊。讓每一位員工都能接觸資訊,以便做出更好、更快的決定。

5 慶祝成功

 讓那些突破官僚程序、完成任務的員工受到英雄式禮遇。晉升他們,為他們加薪。在會議致詞時,特別表揚他們。

 

如何在官僚體系中生存的5項訣竅

 

當我對人表示我在一家保險公司工作時,總覺得有必要自我解釋一番。沒錯,我在保險業界工作,但我的「置身保險業」,就像巨人體育館的一名警衛「置身職業足球」一樣。這樣清楚了?我是個局外人。我這一行的名稱就叫「生存」。

 

我演喜劇,也寫劇本,但不賺錢。我只得在公司打零工,賺些外快。來到紐約一年以後的今天,我在好幾家大保險公司打過十幾份零工,對保險雖仍一竅不通,但對於如何在官僚系統下生存卻學了不少。以下是我的五項小訣竅:

 

1提供的優惠,能享用就享用

 

兩份工作以前,我每周五天,與另外十二人在一個沒有窗的房間共用一張會議桌。上一份工作,工作地點在帝國大廈一間老辦公室,情況好些。而現在這份工作,我不僅有自己的空調隔間、辦公桌、電話、電腦、有自己的Aeron牌座椅,站起來走兩三步,還有一個裝滿免費咖啡、牛奶、爆米花等小點心的櫥櫃。我在上任之初的喜悅可想而知。

 

2學習公司術語,但小心使用

 

每到一家新公司,對我來說就像來到一個新國家一樣。我得學習本地語言。在目前這間辦公室裡,業務員談的是「次級限制」、「折扣百分比」、「比率溢額可續保合約」,這些對我來說都像希臘文一樣,聽得我一頭霧水。

 

3根據手冊行事,保持幽默感

 

官僚系統特別重視規矩。無論什麼事都有一定作法,電話留言也不例外。根據公司規定,我的留言是這樣的:「你好。我是安妮.歐曼。現在無法接聽你的電話,請留言,我會盡快回覆。謝謝,祝愉快。」我真正想說的留言是:「你好。我是安妮.歐曼,正在過濾你的電話。我很可能會用電郵回覆,這樣就不必與你交談了。沒事少來煩我。」

 

4淺嘗即可,別嗆著

 

官僚有些像次文化,有時甚至像教派,對這類東西淺嘗即可。以銷售會議為例。教派慣用的那些符號在這裡全部出現:領導人(歇斯底里的銷售副總)、符咒(今年要加速成長!)、大生產數字(「前途太光明了,我得戴墨鏡才成」),還有宗教儀式般的徽章(印有公司徽的各式文宣)。我躲在沒有人能抓得到的後座,叫著「乾脆殺了我吧!」

 

5不要太輕鬆

 

融入新公司,學會它的語言,喝幾口清涼飲料。但記住:公司隨時可能要你走人。有一次,我要求加一美元時薪未果,一開始我覺得自己受辱。但到了第二周,兩名主管突然被公司炒了魷魚,整個辦公室一片死寂,就像大家都犯了罪一樣。那些剛出校門的青年人人目瞪口呆。我嗎?我打開一盒爆米花,坐上我的Aeron牌座椅。就因為我在這個新環境,調適得實在太好,老闆想將我扶正:要升我做保險業務員。我對他說,「我對這一行一竅不通。不過我喜歡這裡的免費小點心、座椅、員工,我想留下。或許可將我降級,替公司訂文具?這些事我會做。」

(By Anne Altman)

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