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時間分三種區塊收工前複習一日行程

時間分三種區塊收工前複習一日行程
沈政達一定提前赴約,等待對方的時間,就拿來發傳單。

孫蓉萍

個人成長

攝影/陳永錚

736/737期

2011-01-27 17:19

因為遲到二分鐘而喪失交易機會的經驗,讓永慶房屋文山萬隆店店長沈政達深刻體會到時間管理的重要。從此他每天必定預習並複習行程,才能從容服務客戶,又能提高工作效率。

台北今年冬天似乎特別溼冷,機車騎士苦不堪言。不過永慶房屋文山萬隆店長沈政達,在這樣的惡劣天氣,毫不考慮變更交通工具,每天依舊熟練地穿上雨衣,冒著刺骨的寒風和大雨,騎著摩托車照既定的行程跑遍大街小巷。因為唯有這樣,才能精準掌控自己的行程。

 

比別人多一道「回復」程序


沈政達個人曾在一小時內成交一億元的房子,去年更帶領萬隆店業績成長四成,年薪突破三百萬元。若非有一套獨門的方法,很難照顧好這麼多的客戶。

他管理時間的方法,主要是把一天分割成A、B、C三種時段。所謂A級,就是一段完整的時間。早上的A級時段是十點到十二點,下午的A級時段是三點到六點,晚上的A級時段是七點到十點。

B級時段指的是A級時段內擠出來的零碎時間,例如早上十一點半到十二點。

C級時段,則是指早上剛到辦公室的九點到十點、下午一點半到三點,和傍晚六點到七點,處理不必和客戶接觸也比較不急的事。例如幫客戶繳水電費、處理文書等。

服務客戶也分A、B、C三種,不過區別標準是買賣房的急迫性,而不是看金額大小,例如客戶的房租租約這個月底到期,也準備好買新房的錢,希望月底前找到房子搬進去,這種客戶就屬於A級。

沈政達會將A級時段留給A級客戶,如此才有好效率,他說:「我剛入行的時候,不會這樣有效管理時間,一直拚命擠時間出來,半小時就排一個行程,看起來很精實,可是常常一整天都在瞎忙,沒有業績;更糟的是,還影響了A級客戶。」

一直到現在,沈政達還對一位國中校長心存感謝,因為這位校長讓他決心做好時間管理。「我第二年當經紀人的時候,知道有一位在大安區當國中校長的客戶要賣木柵的房子。我投了十幾封信,也拜訪了十幾次,都沒見到本人。好不容易他終於答應給我一個機會,約定某天早上十一點鐘見面。當天早上我依照慣例,把整天的行程塞滿,一直到十點半,我還在跑C級的行程,結果校長的約會遲到兩分鐘,他就拒絕和我見面了,我前面所有的苦心也都白費了。」

 

沈政達很謝謝這位校長給他的警惕。或許只是因為這位校長特別不喜歡別人遲到,但不論客戶是否在意時間,房仲經紀人就是不能遲到,而且要高標準對待,差一秒都不行!事後的任何理由,聽在客戶耳中,就是「藉口」。自此之後,沈政達一旦有重要的行程,一定會留白,在約定時間前半小時內不排任何行程。「排行程是為了提高效率,不是塞滿滿就好,看到很多的成果,才叫作效率。」

 

入行九年多,沈政達的客戶或廠商名單自然為數可觀,唯有妥善管理通訊錄,才能節省找名字或電話的時間,提高效率。

 

「我還是菜鳥的時候,電子工具不普及,我都把通訊錄寫在筆記本上,遇到雨天真的想哭!因為騎車途中,一定要找個不會淋到雨的地方才能翻看筆記本找電話。」後來開始用NOKIA手機,再換成多普達、hTC、iPhone,「我的通訊錄與行程和公司電腦的OUTLOOK同步,所以不論手機故障或電腦故障,都不至於出現所有珍貴資料毀於一旦的慘事。即使兩方都當機,我也另外有備份。」

 

時段分三種 客戶也分三類


找東西、回憶事情是很不合乎時間效益的事,因此沈政達花很多時間在維護他的「行程記錄」。

 

一般人制定了計畫,就是遵照表定操課,沈政達則多做了一步,就是事後還多了「回復」的動作。每天依行程在外面東奔西走,回到辦公室,他一定回憶今天在外面接觸到哪些人,把他們說過的話記在電腦裡。儘管已經疲憊不堪,即使花上二小時,即使做完已經深夜二點,他也堅持完成這個步驟才離開公司。

 

「我接到客戶電話,可以馬上用手機通訊錄查到上次他對我說了什麼。所以我會問他:『你小孩感冒好了沒啊?』甚至提醒他:『你太太生日快到了,記得買禮物給她哦!』所以我拿到名片之後,不但把名片上的訊息輸入通訊錄,還加進自己製作的很多細節。」「回復」讓沈政達節省了很多尋找和回想的時間,對促進與客戶間的熟稔關係,更是貢獻良多。

 

房仲

 

一日行程
09:00 開早會
10:00 拜訪客戶
12:00 午餐、市場調查、社區經營
15:00 拜訪客戶
19:00 預定簽約
22:00 複習今日行程,安排明日行程並準備資料

 

善用時間小撇步:
1. 房仲經紀人不只觀察物件,還要拜訪鄰里長,並且和社區大樓的管理員建立關係,才有來自現場的第一手訊息。
2. 拜訪客戶時,如果距離約定時間還有一些空檔,可以善用時間發傳單,不浪費一分一秒。
3. 前一天就準備好第二天要用的資料,可以避免到了當天出門來不及尋找或列印資料的窘境。

 

沈政達

出生:1978年
現職:永慶房屋萬隆店店長
經歷:秀明店店長、木柵店店長、木新店店長等
學歷:遠東技術學院機械科

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