在今天看見明天

筆記上雲端 八大數位利器必殺技

筆記上雲端 八大數位利器必殺技

燕珍宜

個人成長

shutterstock

814期

2012-07-26 13:55

Evernote大受歡迎,反映出一個重要趨勢,即資訊爆炸時代,大家對於數位筆記工具的強烈需求。數位行事曆成為隨身的私人小祕書;運用網路簡訊開會,也可以大幅減少實體會議的頻率,究竟數位筆記工具還可以如何提升工作效率?

隨著智慧型手機等行動上網裝置愈來愈成熟、普及,行動數位筆記工具也愈來愈普遍。免費雲端行動數位筆記工具Evernote,短時間內暴紅,全球使用人數倍速成長到三千六百萬人,連介紹如何使用Evernote的工具書,都成為排行榜暢銷書。

Evernote的受歡迎,透露一個重要趨勢,即資訊爆炸時代,大家對於數位筆記工具的強烈需求。

《Evernote超效率數位筆記術》的作者黃鐘毅說明,Evenote的最大特點,是讓使用者可以「跨平台」記筆記,亦即當你在智慧型手機記筆記時,筆記資料會立刻同步傳到電腦或平板電腦。

Evernote不只記錄文字,還可以記錄聲音、影像,為了滿足各式各樣的筆記需求,Evernote進而推出美食筆記本(Evernote Food)與人脈筆記本(Evernot Hello)。

 

手機簡訊交辦工作 互動性佳又即時


除了專用程式外,隨身的手機就是最方便、簡單的數位筆記,同時管理台隆手創館、機車事業台鈴工業,以及代理高爾夫球具等產業性質迥異的台隆工業董事長黃教漳,就很享受行動數位筆記工具所帶來的便利性。重視時效的他,現在都用手機訊息的方式親自記錄每天的行程,不假手祕書。

黃教漳表示,以前事情還沒那麼多的時候,還可以寫紙本筆記,後來因為事情愈來愈繁雜,並被要求快速回應時,他就開始利用行動數位工具來記筆記。

現在黃教漳都是用手機簡訊與同仁、主管做最即時的溝通互動,無論是交辦事項、鼓勵、支持同仁,都是透過簡訊,e-mail對他來說,都嫌太慢。「簡訊有一半打電話的感覺,比e-mail有感情。」

職場進入高效運轉的「多工時代」,任何人手邊隨時可能都有五件待辦事項、三個小型專案、一個大型計畫等。如何做好行事曆筆記,也是提升競爭力的重要關鍵。

上班族常用的Google或Outlook都具有數位行事曆的功能,智慧型手機更讓數位行事曆成為隨身的私人小祕書,數位行事曆不但可以敲定會議、安排行程,更貼心的是,它還設有提醒功能。

網路趨勢專家、也是網路行銷公司米斯特六總經理劉威麟(Mr. 6)就將Google雲端行事曆(Google Calendar)的功能發揮到最極致,「它就像私人小祕書,幫你管理、安排所有工作,無論你人在哪裡,數位小祕書都會定時提醒你,接下來該做什麼了。」劉威麟解釋,「它不只幫我安排工作內容,我還會利用它提醒我去買肥皂,或是提醒我要看某本書等等。」

數位行事曆的共享功能,還可以讓你看到同事或客戶的行事曆,依此選擇對方的「空閒時間」,就能直接發出會議邀請。

 

網路簡訊溝通決策 減六成實體會議


此外,每個人開會常做的會議筆記,現在也可以透過數位工具來搞定。雄獅旅遊副總經理陳憲祥說明,早在兩年前,他們公司就開始嘗試使用網路簡訊軟體WhatsApp(簡稱WA)或LINE,來進行「數位」開會、討論、溝通、決策等。

「現在LINE的討論群組,可以高達兩三百人,因此,有時候一些簡單的會議,就不必大費周章集結各路人馬,直接透過LINE討論、並達成決策,還可以立刻擁有完整的會議紀錄。」陳憲祥表示。

「透過網路簡訊工具,我們幾乎減少了約百分之六十的實體臨時會議,大幅提高工作效率。」陳憲祥興奮地說道。只是一個簡單的網路簡訊工具,卻讓台灣最大的旅行社大幅改善開會效率,也讓會議筆記變得更即時完整,提升會議的品質。

雄獅旅遊甚至因此制定數位筆記管理規則,每位員工對於WA或是LINE上的訊息,都要做到「速讀、速回、速決」。

英雄所見略同,但又更上一層樓的是風尚數位科技(Fashion Guide)自行開發的工作管理數位工具,不僅包含會議筆記,還有工作筆記。

 

凡工作過必留下痕跡 考核績效最公平


原本每位員工都有一本自己的工作筆記,記載、安排自己的工作內容與進度。風尚數位科技創辦人及董事長謝攸升表示,員工的工作是否能順利、準時完成,是公司或主管最在乎的事情。因此,謝攸升利用數位工具,「幫員工設計一套最佳的工作平台,員工只要在此數位平台上記錄,就可以達到最高效率的工作。」

「我自己的工作也都是靠這套系統在管理,我做了哪些工作、工作的時程、工作相關資料,全部都記錄在上面。」謝攸升解釋,當任何一位員工的進度落後時,這套數位工作平台還會發出提醒通知,以掌控進度。

謝攸升說,「凡工作過的,都必留下痕跡」,每位員工的工作項目、進度、工作相關的報告、資料,透過此平台,都記錄得清清楚楚,做到最即時、公開、公平的反映。

「更重要的是,我們對員工的績效考核,就可以根據這些最真實的資訊。」謝攸升開玩笑地表示,從此員工不必再「巴結」主管,而能真正做到靠自己出頭天。

 

各式各樣的行動數位筆記,連上雲端就能隨時隨地運用,提高工作效率,上班族不妨好好利用,讓自己的競爭力更提升。

 

數位筆記APP

▲點擊圖片放大

延伸閱讀

會前做功課達成共識 開會就是為了結束會議

2015-10-01

一機在手 搞定生活大小事!

2010-04-01

徐重仁、戴勝益、京華鑽石執行董事….等頂尖人士 寫筆記的4大祕訣

2019-01-25

周揚青抓包羅志祥渣男行徑》快學起來!10大手機「抓渣男」神技,原來男生把秘密都藏這

2020-04-23

行政X溝通X協作 WorkDo實現智慧行動辦公應用

2021-01-15