在今天看見明天

周休三日的高效率工作術

周休三日的高效率工作術
提前計畫就「免驚!」「 圓神,是因為同仁很會做事,才成為幸福企業。」

鄧寧

職場

攝影/聶世傑、圓神出版社提供

870期

2013-08-22 16:19

因為溫柔,所以簡志忠不想當一位讓人難以「望其項背」大老闆,他寧願是一位孝順的好兒子、一位有思想力的輕狂學生,一位只要開口承諾,絕對做到最好的好朋友……。

這是個周四的下午,「一二三四、五六七八…」在一棟大樓的辦公室裡,數十名員工在輕柔的音樂下,正做著伸展操。這是被外界譽為幸福企業的圓神出版社,自今年三月實施周休三日以來已近半年,從剛開始在周五偷偷加班,到現在大家快樂地規畫小旅行、家庭日。有效率的執行力,讓他們四天激發出一周的工作量。

其實,圓神早在十五年前便已推行「周休兩天半」的制度。身為經營者,簡志忠的理由很簡單:「我們每個人都同時扮演好幾個角色,既是人子,也是人妻、人母,家庭外是人家的朋友,最後才是企業內的員工,但大部分的人都把時間與心思給了最後一個角色,我只是希望能多一點調整,讓每個角色都分配到時間。」

圓神率先推出國內企業首見的「周休三日」,當時不僅引來媒體大篇幅報導,外界對圓神員工更是投注歆羨的眼神;更有不少老闆私下打電話給簡志忠,抱怨他「破壞行情」。


但是有位女性同仁卻有這樣的體會,「原本每天早上都得匆匆地起床,將小孩送去學校再來上班;但自周休三日後,至少有一天能與孩子在早晨多『纏綿』一下,感覺好幸福!」

 

圓神

圓神員工一年多前開始一日兩次的伸展操,就是由簡志忠(前)發明的。

 

周休三日後……提前計畫 判斷何事須優先處理


周休三天真的很棒,但同樣的工作量,必須趕在四天以內完成,不禁讓人想問一句:「怎麼辦到的?」

圓神行銷企畫部經理吳幸芳表示,剛開始的前三個月是陣痛期,出版的工作像是接力賽跑,大家一時之間抓不到節奏,難免心浮氣躁。到了周四大家都很焦慮,連EQ(情緒智商)最好的人,也提高了嗓門。但漸漸地,每個人與部門間都找到更有效率的工作方式,即使半年來的業績因此略有下滑,但簡志忠一點都不在意,還跟主管們說:「免驚!有甚麼好擔心的呢?要相信我們會做好,下半年業績就會回來。」

簡志忠雖稱自己沒有使用任何的管理技術,但他自身是非常善於做計畫的人,在家中,他要求兒女周日早一點回家,為的是「想清楚下一周做的事」;在公司,圓神每年九月就會完成隔年全年的出版計畫,玩樂更不馬虎,春天安排秋天的員工旅行,夏天則準備冬天的尾牙。

所以,問他們怎麼把事情擠在四天內做完?其實很簡單,就是將計畫做得更細緻,且為了不拖到其他部門作業,再提前一步完成分內事。

以行銷企畫部為例,每位企畫人員手上同時會有三至五本書需要行銷,若有海外作家突然來台,或是議題突然炒熱,也隨時可能加入新的書籍。不管工作多少,突發狀況如何緊急,圓神同仁永遠都能以「提前計畫」來應變,以往的工作量,也未因周休三日而降低。

 

「免驚!做就對了!」不要管薪水幾K 先培養核心能力

 

行銷企畫張鳳儀則認為,判斷何事須優先處理,是提前計畫中最重要的一環。「我以前習慣所有細節都要管,如作家與媒體間的大小溝通事宜,我現在學會適時讓雙方直接聯絡以節省時間,自然提高效率。」

主管也不會要求同仁加班以達到一二○分的成績,吳幸芳便曾對張鳳儀說:「你一定要學會判斷!這時候再為這本書多花力氣,能加多少分?如果沒有,就打住。」

簡志忠常把「免驚!」掛在嘴邊,他自己年輕時不怕吃苦,什麼打雜的事都做,但總能別出心裁,在細微處讓老闆驚喜、讓客戶感動;「很會做事」,也成為他最希望現代年輕人學會的事。

「我一直很想告訴年輕朋友們,畢業就該找個工作,不要管薪水多少K,不要每天接受電視的恐嚇,恐懼會讓人浪費能量,重點是找出自己的核心能力、強化它,學會做事的方法,有一天你要多少錢老闆都會給你。」

會一直強調「免驚」,是因為簡志忠發現這個社會總是在嚇人──沒有高學歷就沒有前途、沒有房子就不能娶老婆……,到最後人人都為錢工作,反而喪失了工作的樂趣。

「要努力把工作變成有趣的事,你想想,平常我們花一百分的力氣做事,都不一定會達到一百分效果,如果還得用十分去擔心、十分去恐懼,那成效就更低。」

張鳳儀今年七月在圓神工作剛滿一年,她回憶剛進公司的第一個月會,就遇上簡志忠分享「快樂工作、勇敢行事」的心法,「簡先生希望我們在圓神工作很快樂,接到每個任務都不要設限、不要恐懼、不要擔心,不要怕做錯、要大膽且勇敢地做事。」這番話給了當時是新人的張鳳儀莫大鼓舞,從此若有十個創意點子就會提十個,充分運用公司給予的空間。

 

要會做事,也要會玩
「 員工旅遊重在參與,不僅玩,也可以開闊視野。」

圓神

2010年 土耳其

 

圓神

2012年 克羅埃西亞

 

從運動中找到管理哲學 抓準方向、講求距離,球才進得去

 

在強調工作的核心能力之餘,簡志忠也相當重視參與公眾事務,他長期擔任各種志工,也與知名導演吳念真、柯一正,以及紙風車文教基金會執行長李永豐、作家小野等人,跟著紙風車劇團到台灣三一九個鄉鎮巡迴演出,去年更與這批人籌設了快樂學習協會,募資為偏鄉孩童進行課後輔導。

「重視參與」也成為他拔擢主管的重要參考條件。簡志忠先前請一位新進同事主辦公司旅遊,他觀察到這位同事不僅自己先去旅遊地點與旅館場勘,每逢遊覽車開動,一定會仔細地到每一車點名,從這些細節,便可發現參與的熱忱及責任心,而認可這位同事是當主管的人才。

「一個人如果在家庭、在學校都沒有參與其他事務,畢業後上班也只做自己的事,那他的人生很虧欸!一生只能在自己的方圓內轉圈。」

 

圓神

好朋友姚人多(左)、柯一正(右起)、吳念真,都是與簡志忠(左二)一起投入公益活動,也一起打球運動的「好咖」。

 

圓神

 

找出讀者未來需要 超越明日 成為銷售常勝軍

 

很少人知道簡志忠在中學時代是籃球員,甚至在第一次求職時,履歷上的專長還填了「打籃球」,到現在他熱愛打高爾夫,從運動中,也發展出一套不斷修正的管理哲學。

「首先要抓準方向,再講求距離,這樣球才進得去。」簡志忠這套理論不僅用於投籃進網與揮桿入洞,到經營事業時,更轉變為「七十五、八十五、九十五」的分數管理哲學。「出版其實是內容產業,七十五分是『嗯』,僅呼應讀者的需要;八十五分是『哦』,創造讀者的樂趣;九十五分就是『Wow』!代表超乎讀者的想像。」對圓神來說,書的內容再棒,若銷售不佳,也只有七十五分,所以整個出版團隊必須努力將好書推到九十五分,其中的過程便是不斷地修正改善。

但現在是消費謹慎的時代,照著以往經驗,從七十五分開始找出讀者需要已不夠用了,因為消費者會想「我先前沒有也活得很好,現在為什麼要買?」簡志忠強調。「所以,我要求團隊須找出讀者未來的需要,但必須是進行式,不會太遠的未來,能夠立刻在明天幫助讀者。」以超越明日的想法,讓圓神出版的書籍繼續站在銷售常勝軍排行榜上。

圓神同仁工作心法無他,抱持正面的情緒工作、期待服務對象更幸福、相信明日的自己會比今日更好。自然打造圓神成為眾人稱羨的幸福企業。
 

圓神集團

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