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打動人心的18分鐘簡報力

打動人心的18分鐘簡報力
劉大偉即興畫作翻轉《獅子王》,讓演說有畫龍點睛的效果。

李建興、研究員/洪依婷

個人成長

攝影/陳永錚

881期

2013-11-07 13:33

話語人人會說,巧妙各有不同, 在職場上,會說話的人能討人歡心、贏得生意; 不會說話的人動輒得咎、損人害己。 何以賈伯斯、比爾.蓋茲能在短短的十幾分鐘內, 將一己的概念說服群眾、化為無窮商機? 《今周刊》從全球最受歡迎的TED Talk演講結構、 國內外多位表達大師不傳之祕, 為你拆解簡報演講的致勝祕方。

「這綠島像一隻船,在月夜裡搖啊搖……。」今年八月,大陸海協會副會長鄭立中抵台參訪,其間在彰化的頂新集團稍作停留,被公認為「簡報王子」的頂康開發執行長呂政璋,臨危受命在這冠蓋雲集的場合進行簡報。

這其實是一件艱難的任務。鄭立中到達時,正值令人昏睡、對會議最抗拒的正午時分,呂政璋得在眾人用餐之際,快速地讓參訪的大陸代表點頭,願意加深兩岸民間的經貿合作。

畫面是一○一大樓人聲雜沓的美食街,來自各地的食客正在用餐,孰料,竟揚起了《綠島小夜曲》妙齡少女清揚的歌聲,而隨著曲音的延續,一個個素人裝扮的觀光客、上班族、服務生、家庭主婦……一一起身加入演唱的行列。《望春風》、《茉莉花》和《高山青》等一曲曲台灣人耳熟能詳的曲韻,也都熱血地融入了歡唱……。

這別開生面的開場,讓正在吃台灣米糕的鄭立中看直了眼,搥了好幾下桌子,直喊:「好啊!好啊!真有創意啊!你們是怎麼拍的?」此時,拿起簡報筆的呂政璋說出第一句話:「這就是台灣的軟實力、這是可愛的台灣人,只要您喚起他們心中的『共鳴』,每個老百姓都是你的朋友……。」一個完美又吸睛的開場,讓整場簡報勢如破竹,掀起熱烈的回應。

很難想像,完成這場精采簡報的主人,今年只有三十六歲,是頂新集團家族成員外最年輕的執行長。更令人訝異的是,這位青年,由遠東集團的行銷經理做起,一路平步青雲,二十九歲時被雲林縣長蘇治芬拔擢為農業局局長,三十五歲又當上令人稱羨的執行長高位,而這其中的關鍵,全憑他那打動人心的簡報力。

「事實上,我小時候說話都會打結!」呂政璋記得專五時,須作畢業簡報,由於結構支離破碎、枯燥乏味,二十分鐘的報告,才五分鐘就被老師狠狠地轟下台。好勝的他,重新再把報告的內容組織、熟讀,每個橋段都設計了故事和案例,還打成逐字稿,一次次錄音重聽,甚至用馬錶測時間,直到練到爐火純青後,再度上台,終於博得滿堂彩。而這場人生第一次成功的簡報,則奠定了他無往不利的職涯。

 

三個改變、四化運動 一句話就說到對方心坎裡


二十七歲那年,初入社會的呂政璋,在愛買量販店擔任行銷經理,公司計畫力邀當時的農委會主委蘇嘉全為賣場內的台灣水果站台。要一位政府官員為私人企業代言,可謂緣木求魚,然而他隻身到了農委會,歷經重重難關,終於爭取到簡報的機會。

一見到蘇嘉全,呂政璋不急著介紹活動內容,反而用幾張簡報檔闡述黑松、義美等本土品牌多麼值得驕傲,話鋒一轉幽幽地說:「主委,台灣農產品不是也需要一個平台打造成品牌嗎?」緊接著他介紹自家公司時,不強調規模財力,只說:「愛買不是最有規模的,卻是唯一純本土資金、最支持本土產業的通路!」由於一語說中了蘇嘉全心中的核心價值,使得原本只給十分鐘聽簡報的蘇嘉全,足足聽了半小時,最後不但願意站台,還引薦他向所有縣市長推行。

其中來到雲林時,呂政璋將重心放在辦一場活動能讓雲林省下六百萬元的媒體預算、創造幾千萬元的廣告效益,讓縣長蘇治芬大為激賞,不但答應代言,更當場邀他擔任農業局局長。

蘇治芬的三顧茅廬,讓呂政璋成為雲林史上最年輕的局處首長,他更用獨特的簡報魅力,成功行銷縣內的農產品。有一次,王品集團董事長戴勝益前來雲林演講,呂政璋知道戴勝益須趕行程,充分發揮了「三分鐘電梯式簡報」的功力。

由於當時塑化劑等食品安全新聞正鬧得沸沸揚揚,他陪著戴勝益步出會場的短暫時間內,送了一包雲林在地生產的優質良米,接著遞上幾張資料,「這是雲林所有檢驗合格的農產品廠商名單,您應該需要!」孰料,才過十幾分鐘,還在車上的戴勝益就一連打了三通電話:「這太好用了!」

每次簡報都能打動人心,在呂政璋任職農業局局長的四年間,就讓雲林縣農業產值大增了三成四,是全國平均值三倍,在一○年更被選為全國百大專業經理人之一,一二年又因為向頂新推銷雲林農產品的簡報,讓魏應交把他找來當幕僚,據說當時蘇治芬還十分懊惱地說:「早知道就別讓政璋去做簡報!」

《倫敦時報》曾調查,人們最大的恐懼是上台演講,第二才是死亡。而美國貝慈傳播公司也針對二九三名企業人士進行訪問,結果發現只有二九%的專業經理人能把意見表達清楚,因此「學溝通、簡報」成為你我逃避不了的課題。

《今周刊》走訪了國內外知名簡報和口語肢體表達大師,甚至直擊曾捧紅了賈伯斯等名人的TED論壇的演講年會彩排,我們發現,一個好的演講或簡報貴在精而不在長,研究指出,十八分鐘是人類注意力最集中的時間,這就是何以TED會訂下這個潛規則的主因。暢銷世界多國的《TED Talk 18分鐘的祕密》的作者傑瑞米.唐納文就表示,「千萬別想在十幾分鐘講完畢生所學,腦中一定要有一道雷射光,聚焦在一課題下!」

將TED論壇引進台灣,並指導講者演說技巧的TEDxTaipei策展人暨亞洲大使許毓仁,就以「三六六三」原則,拆解了完美簡報的黃金時間比例。他強調,每個簡報在前三分鐘一定要建立講者在聽者心目中的獨特地位,讓聽眾明瞭為什麼由這位講者來闡述這個話題特別值得聽,因此很有技巧地運用開場白和自我介紹,讓台下的人明瞭,「你非聽我說不可」則為前三分鐘的重點。

接下來的十二分鐘則正式步入簡報的內容。唐納文說這可分為「成案、辦案和結案三個階段!」也就是前六分鐘,運用有力的證據、故事和案例來「成案」告訴聽眾「你得十分重視這件事情」;隨後的六分鐘則是告訴聽者「所以我們可以怎麼做」,也就是提出解決方案來「辦案」;最後三分鐘則以召喚、帶動的口吻來「結案」,告訴「跟著我這麼做,你會得到什麼好處」。而這三六六三原則,還得搭配三個改變和四化運動,才能發揮奇效。

 

呂政璋

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因人而變:內容客製化    用聽眾的語言、引眾人的興趣


「既然話是講給人聽的,一個好的演說,就必須因人而變!」一手策畫美國前副總統高爾的《不願面對的真相》演說的南西.杜爾特強調:「演說是對著聽眾說,不是演給自己看的!」而唐納文更透露,TED每一個成功的演講,都以建立一個以聽眾為中心的論述內容為核心,其間還得不斷地揣摩在質疑:「你說的東西,對我很重要嗎?」

在某藥廠的上市法說會,負責人洋洋灑灑地準備了一百多張PPT,目的是吸引金主前來投資。而整個簡報的內容,卻淨是介紹公司如何研發新藥、新藥的製程。孰料,台下意興闌珊。其中一位金主甚至反嗆:「這麼多專業的藥名,我又不是領藥的病人,我只想知道,你們公司會賺多少錢?股票會不會漲?」

在台大電機系開設簡報課程的副教授葉丙成就認為,任何的溝通,永遠避免不了一個「利他」原則,就連簡單的自我介紹都最好埋入這樣的元素。想像在聯誼的場合裡,一般人會說,我叫Jack,專長是電腦工程,若巧妙地加上一句,「所以未來有任何電腦需要維修的,儘管找我!」想必將會吸引更多人注意。

知名資深廣播人、目前亦為專業口語魅力培訓專家王介安更發現,許多上班族一身戰績,寫起履歷來洋洋灑灑,但卻不是雇主想聽的訊息。因此他提醒將踏入社會求職的學生,成功面試須掌握「用對方的語言」、「懂得量身訂做」、「巧妙製造話題」三大要則。

Molly是一位剛滿二十歲的女生,先前只當過一年的總機小姐,前去應徵行政專員。照理說,這樣的資歷很難脫穎而出。但她一開口就不慌不忙地說:「跟您分享一則總機小姐為公司減少二千萬元損失的故事,而主角就是我!」

這樣的破題,讓原本低頭翻資料的主考官旋即抬頭,接著她有條不紊地說,「有一次,忽然接到一通來自國外的客訴,咆哮著要退掉金額二千萬元的訂單,當時所有主管都在台南開會,我當機立斷把重要資訊抄下來,安撫客戶並保證立刻處理。二個半小時後,終於聯絡上主管並請示處理方式。這期間,我每半小時向客戶回報狀況,最後不但安撫了客戶的情緒,也免除二千萬元訂單的損失!」Molly一講完,立刻在面試官心中留下深刻印象,當然也順利錄取。

 

因事而變:講綱結構化    開場、正題、結論各司其職


為高爾撰稿的杜爾特,她的演講哲學中就有一套「祖母法則」,當她在國外演說時,一定會將在地元素融入演講中,務求連當地阿嬤都聽得懂。再如當年賈伯斯在介紹iPhone時,絕不會說「記憶體5GB,重量一八五克。」而是講「一千首歌是大部分使用者收藏的記憶容量,一個撲克牌的重量是你我最好掌握的」,淺白地說出產品對消費者的好處。而葉丙成在訓練台大醫學院學生如何與病人家屬及病人解釋病情時,也要求學生仿效白居易精神,請來小學生和醫院志工媽媽,評審聽懂誰說的。

有趣的是,聽眾會願意聆聽,往往還與講者是誰有關。所以若能在聽眾心中樹立地位,讓他們覺得「這個講者的話值得一聽」,就加分不少了。只是「別人的吹捧叫讚美,自己的讚美叫浮誇」,因此簡報的引言,就扮演畫龍點睛之效。就像求職時,讓推薦者先把好話說盡,錄取的機率就高。

長年經營婚友社的藝人秦偉,在某次聯誼活動中,就讓一位其貌不揚的男社友受到最多女性的青睞。他在男社友出場前,就先引言:「他長得很安全,但各位看一看,停在外面的那輛跑車是他的;再望一望,遠處的那棟豪宅,他住在那裡。」讓在場女性人人眼睛為之一亮。「試想,若此話由當事人自己表述,是否就矯情而大打折扣了!」

演說除了得因「人」制宜,許毓仁強調,有時也要「因事而變」!也就是有別於一般人架構簡報時,依序思考開場、正題和結論;他主張逆向思考,先弄清楚這場演說最終目的,再回推出要下什麼結論,進而鋪陳要用什麼梗開場。


不過結構完成後,還得一一填入血肉。以開場來說,演講開始前二十秒是觀眾注意力最高的時候,接下來就會分心,所以掌握黃金二十秒,等於成功了一半,例如美國名廚傑米.奧利佛曾在TED演講一開場就說:「在接下來十八分鐘演講中,就有四個美國人因吃進了食物而死於非命!」立即引起全場譁然。


名醫柯文哲在今年TED的年會中,以一個令人拍案叫絕的開場,讓原本生硬無趣的主題──「生命的意義」變得鮮活。他先用笑話破題:「我想,談生命的意義,『葉』醫師比『柯』醫師更有資格。先介紹葉醫師,在台中市長夫人邵曉鈴車禍被救活後,許多人急著到奇美醫院找葉醫師救命,後來才知道,這些人找的是『葉克膜』醫師。」這個笑點瞬間炒熱氣氛,接著柯文哲秀出一張簡報檔,畫面顯示,葉克膜能讓一個沒心跳的病人重生。

但緊接著下一張照片則是,一位裝上葉克膜的小孩、四肢發黑而被截肢的殘忍畫面,此時柯文哲緩緩地說:「園丁無法改變春、夏、秋、冬,而無論是姓葉的或姓柯的醫師,再怎麼高明,都像生命的園丁,無法扭轉生、老、病、死,只能試圖讓人活得更好看罷了!」

「生命的意義不就是如此嗎?」由於語氣高潮迭起,畫面驚心動魄,柯文哲短短三分鐘的開場白,就使原本空泛的題材打了強心針,得到極高評價。

開場的巧妙之處,就像一場好的戲劇預告,讓人願意看下去。

經常受邀到企業教授主持、演講技巧的王東明分析,冰冷的數據和資訊,更需要以故事和案例包裝,而且故事以自己親身經歷或觀察最好,最能讓聽者信服。拿柯文哲來說,他就是以行醫時的見證作為出發,快速地引領聽眾進入情境。

「演講者,就是一位拿著劇本演戲的講師!」許毓仁一語道破了「演」講的深層意義。他每次指導TED講者時總會說:「你是導演,要有劇本和分鏡,用劇場概念引領聽眾前往一個旅程,所以可以是一個影片、一場秀!」

以繪出《美女與野獸》、《獅子王》等迪士尼動畫而聞名的台籍動畫師劉大偉,在今年TED年會演講中,也獲得滿堂彩。他一上台只說:「在台灣,我是一隻迷途羔羊,到美國尋找我人生翻轉的機會,主辦單位要我分享一個畫師如何翻轉,我想,倒不如用畫的!」語畢,立刻在台上一張比人高的畫布上用麥克筆作畫,配合《獅子王》的配樂。不消幾分鐘,工作人員將畫作一八○度翻轉,竟然是獅子王素描。倒著作畫的劉大偉,證明了他扎實的功力,也深深切合「翻轉」的主題,令全場讚歎。

視覺要有感,講話更要有戲!受聘到各地演講的岱韋企管顧問公司首席講師張秀滿認為,講話要有張力,就必須奉行「口條要順」、「口吻幽默」和「口號動人」的「三口組」運動。

 

簡報高手

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簡報高手

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因物而變:語言幽默化、肢體戲劇化    開場、正題、結論各司其職


自小因口吃而吃盡苦頭的張秀滿指出,她口條不順,原本鋪好的梗很容易就斷了氣,然而這除了靠讀報、念稿反覆練習外,別無他法,而講稿的設計最好句子短而完整。拿電影《王者之聲》裡口吃的英國國王喬治六世,也是靠每天一小時的發聲練習,最後在二次大戰爆發時,發表成功演說,凝聚了英國人民的共識,而向德國宣戰。

另外張秀滿也發現,聽眾往往會在十分鐘內恍神,因此成功的演講,大約每兩分鐘就要埋一個梗製造笑料,她自己就蒐集三千多個笑話,隨時運用。

經常主持企業尾牙的藝人寇乃馨,有一年在主持聯電尾牙時,誤喊了「台積電萬歲」,隔年再受邀約主持時,壓力十足,但她一上台即模仿王菲說著:「聽說我那姊妹寇乃馨,上次在你們這兒出了糗啦,其實啊,她跟我一樣急性子,講話太簡捷,像我的歌,《旋轉的木馬》叫「旋木」、《花裡的蝴蝶》叫「花蝶」,而她說的台積電萬歲,是想說,『台灣業績第一名的聯電萬歲!』這機智的一段話,不但扳回了一城,也為她化解了事業危機。

張秀滿表示,演講口號念起來要好聽、押韻,最好是首句或結句反覆,就拿大文豪狄更斯在《雙城記》裡的經典語句:「這是最好的時代,也是最壞的時代……」即為前者;而近來的「這不是關說?什麼是關說?」則為後者。她進一步說,口號最好不要超過十二個字。「演講中,最好把設定的口號反覆說過三遍以上,才能印入聽者的腦海,進而傳誦出去!」

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