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資料整理術 架構完整系統制度

資料整理術  架構完整系統制度

鄧麗萍

個人成長

攝影/劉咸昌

933期

2014-11-06 10:36

那年是一九九○年,謝健南和幾位工程師赴日取經,回台後導入第一代電子訂貨系統(POS),也是統一超商進行e化第一步,為台灣的流通業開啟新了局面。啟發他立下無數戰功的職場神器,就是踏入職場後就未曾間斷的筆記習慣。

觀看原文:有錢人改變一生的好習慣 

 

三十五歲,多數人已踏出校門約莫十個年頭。你,和當初站在同一個起跑點的同儕,在這場馬拉松比賽之後,為何有人富、有人窮?答案是,兩者之間在習慣上的差異。

「習慣對我們生活有絕大的影響,因為它是一貫的。在不知不覺中,經年累月影響著我們的品德,左右著我們的成敗。」美國管理學大師柯維(Stephen Covey)在其暢銷全球的著作《與成功有約》中,一針見血地指出。

無論是工作上、理財上或日常生活中,一個看似平凡無奇的習慣,可能決定了你未來的成功與財富。

回想起三十五歲,美食達人(85度C)集團執行長謝健南當時是有「台灣流通教父」稱號、統一超商前總經理徐重仁的特別助理。那年是一九九○年,謝健南和幾位工程師赴日取經,回台後導入第一代電子訂貨系統(POS),也是統一超商進行e化第一步。

 

贏家1:企業戰將 謝健南   筆記當工具,首度導入超商電子訂貨系統


其實,在三十五歲以前,謝健南和所有上班族一樣,像個小弟,努力練基本功,吸取經驗。「剛進入一家企業,你在最低層,大部分人都是你的長官,很多事情要去拜託人家,學習如何與這個組織、人員往來,怎麼做人處世。」謝健南微笑著回憶。

進入統一超商之後,他虛心學習和吸收前輩的經驗,曾在擔任博客來網路書店總經理、統一超商營運長任內,建構了ibon售票系統機台、7net線上商店、大型店等計畫,被喻為「企業戰將」。

而長期啟發他立下無數戰功的職場神器,就是踏入職場後就未曾間斷的筆記習慣。
筆記,一寫就是三十年。謝健南手上的皮製筆記本,外觀顯見斑駁的歲月痕跡,已用了近二十年。更特別的是,他的筆記本是三合一,內含行事曆、資料庫和心得記錄,而且是活動式的,寫完就抽換成新的一本。

現年五十九歲的謝健南說,人的記憶力再怎麼好,也不可能都記在腦海裡,一定要有記錄的習慣。工作迄今,他的筆記本累積了四、五十本,每一本換下來之後,以時間軸做編號,方便日後翻找。就連過去在統一超商三十多年的工作周報,他都一一保留。

「工具決定一個人的智慧。」多年來,謝健南對市場的嗅覺和靈感,都來自於第二本的重要資料蒐集和思考精華。他習慣用手抄,如每月的業績數據,「因為抄的時候有感覺、有記憶。」

翻開謝健南手中的筆記本,每一頁都是密密麻麻的字跡,舉凡行動電話門號數、提款機數量、各百貨與量販店的店數、每年上網人數,甚至每月的樂透中獎人數等等,都是他拓展商機的線索。

謝健南說,消費者的資金有限,買樂透的人數多寡,可能會與超商的來店人數成反比,因此,他會觀察社會上的各種蛛絲馬跡,有系統地記錄下來,作為判斷依據。

「你看這本,都是一些關鍵字。」謝健南用兩個字寫下便利商店的商機,包括送禮、提醒、匯款、修理、問路、拍賣、購票、叫車、列印等,未來想要發展新事業時,就翻開來看,從這些關鍵字找靈感。

抄寫資料,謝健南也有流程。當他看到或想到有趣和重要的事情時,會先寫在便利貼,並貼在筆記本封面上;過一段時間再看到,若還是覺得重要,就會貼進內頁;再過一段時間,假設仍覺重要,才會謄寫下來。筆記本的資料,可說是經過時間淬煉的精華。


筆記裡面記什麼?拍賣、購票、叫車等,有數據、也有圖形


長期和日本人打交道,謝健南發現,日本人的圖示能力很強。「我和日本人討論時,他們在白板上畫一畫,即使我們看不懂日文,看圖案還是能知一二。」

因此,除了數據,謝健南也習慣以圖形來記錄,先畫出一個粗略的架構,後來再一點一滴添加血肉。

「一般人習慣垂直思考,但工作往往是跨領域、循環的,需要水平思考。」謝健南形容,水平思考就像拼圖,原本撒了滿地的碎片,要一個一個拼回去,過程必須反覆測試。

「對於流通業而言,訂貨是最重要的,」當初謝健南負責電子訂貨系統(POS)的開發,就是利用筆記本,把開發系統的所有相關細節、想法都記下來,有的以圖形來表達,透過「紙上談兵」,先畫出整體系統架構,最終成功導入第一代POS系統,並奠定他後來在統一超商二把手的地位。

不僅是做筆記,就連開會,謝健南也會準備活頁卡,先寫下要和同事討論、提醒或交代的事項。活頁卡的好處是開完會後,可以建檔,下次開會時,還能檢視自己講過的話,並追蹤進度。

從小功課不太好的謝健南,卻勤做工作筆記,透過資料蒐集和運用,三十五歲時就在流通業中嶄露頭角。如今,謝健南轉戰餐飲業,出任美食達人集團執行長,繼續施展連鎖事業的長才。

從大學或研究所畢業,到三十五歲的職場生涯,是許多成功者的黃金十年。Yes123人力銀行發言人楊宗斌指出,現代人進入職場的時間較晚,那些在三十五歲之前就有一定的存款,並在自己的領域裡小有成就的,往往是靠著良好的習慣,改變一生。

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