成功者每天最棒的2小時

以下的工作場景，你一定也很熟悉：每天早上九點，切入工作模式，我們就像小蜜蜂般，嗡嗡嗡……。一邊喝著咖啡，一邊檢查手機或電腦裡如雪片般飛來的email，忙著回覆。待辦清單上每完成一項、槓掉一行，但是陸續填上的新工作，永遠比槓掉的多。

下午五、六點，轉眼已到下班時間，待辦清單卻還剩一大堆， 老覺得時間不夠用，只好留下來加班。更慘的是，工作大半天，忙的都是別人交辦的瑣事，自己最重要且最需要專注的計畫書卻完全還沒開動，人已經筋疲力盡。只好繼續熬夜寫下去，但精神不濟之下，工作品質也很差。

兩小時發揮高效率，產出最好的工作成果

這樣的生活一再重複：忙了一整天，卻因搞不定工作的先後順序，永遠被工作和會議追著跑，也沒時間進修、提升自己，苦無機會改變現狀，結果淪為窮忙族。

台灣的工時之長，排名全球第三，平均每名勞工全年的工作時數高達二一四○小時，僅次於新加坡與香港；但根據蓋洛普二○一三年的調查顯示，樂於工作的台灣上班族只有百分之九，遠低於全球的百分之十三。對大部分人來說，時間永遠不夠用，但追根究柢，往往有太多瑣事占據我們的注意力，消耗了我們的心智狀態。

義大利學者帕雷托所提出的八○／二○法則指出，如果利用最高效率的時間，只要二○％的投入就能產生八○％的效率。相對地，如果效率低，即使投入八○％的時間，也只能產生二○％效率。

曾擔任美國哥倫比亞大學心理學助理教授的喬許．戴維斯博士（Josh Davis）指出，其實上班的八至十個小時中，只要有兩小時能夠發揮高效率，就能產出最好的工作成果。

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抓出工作重點，像爬樓梯般前進

每天最棒的兩小時，有些人是早晨，也有些人是下午和晚上，但只要把握一天中最高效率的兩小時，就能完成最重要的事。

對思科台灣區總經理吳增峰來說，一天中最棒的兩小時，要用來思考公司未來的營運計畫。

早上十點至十二點，當吳增峰處理公務告一段落，就會關上辦公室房門，靜靜思考，或拿出紙筆書寫構思中的計畫。若當天沒有進展，他會再設定下一個時段，持續地突破。

「今年要做什麼改變？」這是負責業務拓展的他，最常掛在嘴邊的問題。面對每年要成長的營運目標，他必須打敗競爭對手、爭取更大的地盤，因此總在規畫下一個業務計畫。而一個計畫須要醞釀一到兩季，才能開花結果。

每天花兩小時規畫，經過一季的修正和補強，最終形成決策。這也是吳增峰口中的「爬樓梯理論」：把目標切成細項，每天早上抓出幾個優先的工作重點，而且每天要有主題和方向，寫入行事曆反覆檢視，才能像爬樓梯一樣，逐步往前推進。

「時間管理是一種價值觀的選擇。」吳增峰認為，有些人喜歡冥想，有些人卻填滿每分每秒，讓行程滿檔。「孰優孰劣，很難有判斷標準。」

吳增峰舉例說，蘋果前執行長賈伯斯有每天沉思冥想的習慣，讓自己在冥想室裡沉澱情緒，專注於思考。而吳增峰的習慣是：「每天清晨起床，出門上班前，我會先檢視一遍當天的工作項目。」面對總是填滿的行程表，他會擇重點聚焦在未來的經營策略，因此，每天排定的工作項目，必須有二、三件事是和經營目標有關。

「每天清晨起床，出門上班前先檢視當天的工作項目，抓出重點。」思科台灣區總經理 吳增峰 （攝影/林煒凱）

給老闆deadline，提升團隊效率

忙碌是現代人的通病，對伯爵台灣區董事總經理劉玉璇來說，規畫工作順序，才能避免「撞鐘」，老被事情推著跑。

早上九點，劉玉璇先向亞太區的主管匯報，接著處理內部事務；到了下午，瑞士日內瓦總部開始上班，加上門市的銷售狀況，常常忙到傍晚七點才告一段落。「一天的時間有限。」在伯爵工作了十五年，從業務當到董事總經理，劉玉璇說，一定要找到自己的優先順序，才不會被一堆瑣事綁住。

劉玉璇舉了「大小石頭」的例子：假設時間像一個杯子，我們可以放進各種大小不一的石頭，如果先把小石頭、沙倒進去，最後大石頭就放不下了。相反的，先放大石頭，其他小石和沙卻可以慢慢滲入。

而早上十點至十二點，也是劉玉璇最重要的兩小時，她會利用這個時段執行計畫和追蹤進度。在這之前，同事們的起床氣、遲到的緊張感，已經過一小時的調整。這時與部門溝通，不僅能增加整體執行的效率，也節省了團隊的時間。

劉玉璇說，給別人deadline（截止日期）是管理時間的好習慣，即使對老闆也不例外。「很多員工的沒效率，是因為老闆的不準時造成的。」給老闆deadline，讓後續工作能夠順利完成，最後還是會反饋到老闆身上，為他省下時間和金錢。

除了在辦公室工作，劉玉璇也喜歡到咖啡館去待上一段時間，咖啡香、昏黃的光線、舒緩的音樂，讓人沉澱，也能刺激腦神經，激發出新的想法和創造力。心情放鬆的她會處於一種「真空」狀態，很容易就能投入計畫構思之中。
 

「規畫好工作順序，才能避免像撞鐘，老被事情推著跑。」伯爵台灣區董事總經理 劉玉璇 

（圖/劉玉璇提供）

管理時間方法，別被「緊急」綁架

創新工場董事長李開復，罹癌後對於時間管理，有了更深的體悟。他說，「每個人都要好好管理自己的時間，因為每個人每天有兩小時是被浪費掉的。」

「事情有分輕重緩急，不要成為『緊急』的奴隸，而是要做重要的事。」李開復認為， 人的慣性是先做最緊急的事，但往往導致重要的事被荒廢。李開復說，大部分緊急的事情其實並不重要，而許多重要的事情並不緊急。因此，不要把全部的時間，都去做那些看起來「緊急」的事情，一定要留一些時間做那些真正「重要」的事情。他管理時間的方法就是，每天早上立定今天要做的緊急事和重要事，睡前回顧這一天有沒有做到兩者的平衡。

富邦華一銀行行長詹文嶽近十年前開始在中國工作，面對必須花費長時間移動的工作環境，有時候一天只能完成一件事，他已經很習慣工作隨時被打斷，「也許現在正在講越洋電話，下一刻必須要登機，我隨時可以暫停、啟動，保持工作的彈性。」

「我的時間管理就像是中醫的抽屜櫃一樣，可以同時打開七至八個。」詹文嶽說，這幾年在中國，面對超高速的工作環境，他得「一心多用」，祕訣是把每件專案當成一個個檔案夾放在腦中，一旦被打斷就先放回去，待須繼續處理時再拿出來，「所以我一點也不擔心在哪個環境工作。」

在資訊爆炸的時代，人們仰賴即時通訊軟體溝通，但過多的訊息往往是打斷專注力的殺手，不過，對詹文嶽來說，他會先依訊息重要性，分成「優先處理」與「有空再處理」兩類，先跳過無用的訊息，點開有急迫性的訊息，例如人民幣匯率、台幣降息消息，先消化後累積，如果有用的，就放進自己的思考抽屜裡，避免一直被訊息干擾。

「事情有分輕重緩急，不要成為緊急的奴隸，而是要做重要的事。」創新工場董事長 李開復

（攝影/吳東岳）

思考抽屜分類，先做有價值的事

詹文嶽說，他必須經常到中國各省開會，無法長時間在辦公室定點工作，所以他會依當時的精神狀態及環境，選擇對自己最有意義及最有價值的事，作為第一優先目標，讓自己在有限的時間裡，完成該目標為第一要務。

此外，詹文嶽還有一個良好的時間管理習慣，一定在每周一寫好工作清單，將必須完成的工作貼在辦公桌前，工作前先把桌面清理乾淨，就好像廚師做菜前，先把食材和工具依序排好。同樣的，工作時不要把時間浪費在找東西，因此他會把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。

從決定工作順序，到選擇最有價值的事來做，這些成功者找到聰明的方法進行時間管理，讓自己在兩小時內，把工作效率發揮到最大。在《每天最重要的兩小時》一書中，戴維斯博士提出了五種有效策略，能夠幫助上班族練就高效率的心智狀態，創造一天中最棒的兩小時。

「依當時的精神狀態及環境，選擇對自己最有意義及最有價值的事，作為第一優先目標。」富邦華一銀行行長 詹文嶽（攝影/吳東岳）

五策略，讓你創造每天關鍵２小時

策略一、善用五分鐘，先決定做事順序

首先，你可以善用做完一件事或被打斷後的五分鐘，想一下後續該處理哪件事，然後決定優先處理最重要的事務，往往是創造高效率兩小時的關鍵之一。

大多數人，當手上有很多事要做時，如果感覺到時間流逝而沒有進展，就會心生焦慮或內疚。就算有五分鐘的零碎時間，也會傾向於快速略過，快快去做另一件事，但很可能不是當時最需要做的事。

其實，你不必像陀螺般不停地運轉。戴維斯建議，「利用零碎的時間，做決定，而非做事。」當你完成一件事時，先別想著可以馬上做哪件事會比較容易，而是告訴自己：「這是一個決定點。」你可以站起來，離開電腦，去喝杯水或咖啡，再決定接下來利用時間做好哪件事。

策略二、減輕疲勞，不必完成所有待辦事項

一般人在大腦已經筋疲力盡時，才開始做需要專注思考的工作。相反的，成功者不會被待辦清單上的工作所牽絆，而是在心智疲勞之前，先集中精神做最重要的事。

戴維斯建議，在從事必須處於最佳狀態的工作之前，別去做那些會明顯消耗你心智能量的事情，即使是花五分鐘回覆電子郵件，可能也會引發興奮、焦慮、生氣等情緒，讓大腦疲勞，消耗了做好最重要工作所需要的資源。

對於工作清單上的待辦事項，很多人都堅持要完成，戴維斯卻建議，「要懂得在適當的時候，說不！」一天的心智能量有限，應在大腦不那麼疲憊時，把少數真正重要的事情做到好，而不是企圖做完所有事。
 

策略三、偶爾分心，才能激發創意

現在的工作環境遠比以前更容易導致分心，一下子因電郵通知而查看信箱、接電話、瀏覽臉書、LINE等，往往很難專注。因此，想要有效率地完成工作，最好的戰術之一，就是移除所有不必要的分心事物。

戴維斯表示，我們應學會掌控現代科技，例如關掉通訊軟體的音效，在開放式辦公室戴上耳機等，減少噪音，才能專注工作。

不過，偶爾分心也不全然是壞事。戴維斯指出，我們的大腦天生就擅長分心，因此，讓思緒漫遊，遠比你強迫自己停止去想分心的事物還要快。而且科學證明，東想西想、做白日夢，有助提升創意。
 

策略四、聰明飲食和運動，提升專注力

除了大腦和情緒之外，身體疲勞也會影響工作效率。一般人在運動或決定吃什麼時，多半只會考慮：「健康嗎」、「好不好吃」，其實也決定了大腦在之後的「幾小時」的狀態。

戴維斯指出，當我們身體狀況很好時，心智會更加敏銳。但當我們生病或吃飽飯昏昏欲睡時，便會注意力當機。成功者懂得利用運動和飲食，維持高體能狀態，例如即將進行一項簡報、準備開一場重要會議、必須趕工之際，只要二十分鐘的快走或慢跑，就能提振思考力與專注力；吃天然蔬果、多喝一點水，也比麵包、糕點、含糖飲料，更能讓人心智清晰。
 

策略五、減少噪音，打造高效率工作環境

環境因素對工作效率看似沒關係，卻影響不小。戴維斯指出，我們身處的環境會明顯影響大腦運作，例如噪音導致絕大多數人的工作效能變差。因此，有效管理環境因素，能使我們做起事來更有效率。雖然多數人無法選擇工作空間，但仍可以布置自己的環境，例如清理雜亂的辦公桌，或者把常用的電話、水杯放遠一點，讓自己伸展手腳。

從科學研究和成功者的經驗中，我們發現，其實只要懂得創造最棒的兩小時，在穩定且高效率的工作時段裡，把一天最重要的事情做完，就能多留一點時間去品味生活，告別加班的苦日子！