在今天看見明天

「YES、BUT、IF」口訣 終結聽眾懷疑

「YES、BUT、IF」口訣 終結聽眾懷疑

如果主管聽完你的報告,說出「今天不做結論」、「對此不表示意見」這類話,你可就要注意,因為這背後隱含的意義是:簡報內容不夠精采,只是換句話說讓你有台階下,場面不會太尷尬。

業務部的小陳熬夜了好幾個晚上,總算把簡報內容完成了,隔天他信心滿滿地踏入公司會議室,向總經理進行報告,會議結束後,他的提案被否決了,小陳心裡很納悶:「我準備得很充分,而且簡報時,總經理都沒有說不好啊,怎麼結果會這樣?」他左思右想,怎麼都想不通問題出在哪裡。

簡報不是單方面的演講,要成功,除了內容充實外,報告者現場是否懂得察言觀色也是關鍵,有時候主管、客戶沒說的事,反而比說出來的更為重要。專業簡報講師黃永猛以下列舉出一些簡報常見的「弦外之音」,這些事情客戶與老闆雖不會明說,但報告者最好心裡有數。

沒結論、無意見、不動筆 不滿意的徵兆

首先,如果主管聽完你的報告,說出「今天不做結論」、「對此不表示意見」這類話,你可就要注意,因為這背後隱含的意義是:簡報內容不夠精采,只是換句話說讓你有台階下,場面不會太尷尬。

黃永猛表示,主管若覺得你的簡報構想不錯,通常會進一步提出問題要求回答,做更詳盡的了解;假如沉默以對,不願意發表看法,就表示你的簡報乏善可陳,引不起他的興趣。

其次,有些動作也要留意,例如客戶在簡報剛開始時還做記錄,但聽著聽著,就把筆放下不寫了,或是把頭低下,不正眼看報告者,也可能直接打斷講者的話,要求直接跳到下一部分,這些都是簡報品質不夠理想的徵兆,應該趕快進行調整,千萬別等到客戶直接打呵欠、揉眼睛,明顯表示不耐煩了,到那時可就為時已晚。

還有一種情形也值得注意,客戶會拋出一些問題詢問,但題目可能有點刁難,或者有點敏感,若遇到這種情形,對方很可能是在測試你,一方面想知道專業能力到底有多深,另一方面則在觀察你的臨場反應,會不會失態或動怒,這時候絕對要冷靜下來應變,切勿因態度不佳壞了大事。
 
不知道、沒想到、做不到是簡報亮點

那究竟簡報要怎麼加強,才能夠讓主管與客戶眼睛一亮,將冷場的機率降到最低?黃永猛認為,簡報實際上是向對方提出解決問題的方案,主管與客戶最希望聽到的內容有三:第一是不知道的,第二是沒想到的,第三是他做不到的。
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