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專家教你 英文簡報怎麼開場白?

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2016-11-11 16:32

簡報的內容通常 由「引言」(hook) 開始,hook 的意思是「鉤子」,由此可知引言的目的主要是引起聽眾對簡報的興趣,使其「上鉤」。引言有時也稱為開場白 (opening statement),不管名稱為何,它們都位於簡報內容的最前端,通 常會決定簡報整體氣氛的好壞。

作者:黃玟君 博士
 
簡報的內容通常 由「引言」(hook) 開始,hook 的意思是「鉤子」,由此可知引言的目的主要是引起聽眾對簡報的興趣,使其「上鉤」。引言有時也稱為開場白 (opening statement),不管名稱為何,它們都位於簡報內容的最前端,通 常會決定簡報整體氣氛的好壞,因此愈有創意、愈能吸引聽眾的注意力愈好。不過要注意的是,引言應該要與簡報內容息息相關,不然聽眾會聽得一頭霧水,不知道你引言的目的為何。

一般而言,簡報的引言形式通常包含以下三種。

1. 問問題 (ask rhetorical questions)
2. 說故事 (tell stories)
3. 印象式發言 (give striking statements)


A. 問問題
指的是講者問聽眾一個或多個問題,目的為引導聽眾思考簡報主題,以及引發聽眾的興趣及好奇心。這類問題稱為「修辭性問題」(rhetorical question),或者更白話來說就是「不需要回答的問題」,原因在於講者的目的只是在激發聽眾思考,而不是要求他們真的回答問題。因此在這類問題提出之後,講者通常會接著或在之後的簡報中提供答案,亦即不需要聽眾費心回答。當然,如果講者希望與聽眾互動,也可以讓聽眾回答所提問的問題,增加聽眾的參與感。無論如何,講者所提問的問題必須與簡報內容相關。

B. 說故事
指的是講者說一則或數則能引發聽眾切身感受的故事,並藉此引導到簡報主題。這類故事可長可短,可以是新聞或寓言,也可以是聽眾尚未聽過或早已耳熟能詳的故事,或者也可以是講者親身經歷的故事。同樣地,這類故事必須與簡報內容相關。

C. 印象式發言
指的是講者利用意想不到的統計數字 (statistics)、驚人的事實 (fact), 或與一般大眾想法相左的資訊 (information) 來引起聽眾的注意,甚至是強烈的情緒反應。這類的數據、事實、資訊等通常能在聽眾的腦海中留下深刻的印象,而這也是講者使用它們的目的。同樣地,這類印象式發言必須與簡報內容相關。

以上三種引言方式可以在簡報中個別使用,也可以同時使用。舉例來說,你的引言可以只有「說故事」,也可以包含「問問題」及「印象式發言」,端看你如何搭配運用。

除了上述三種方式,另一種引言的方式也很常出現(尤其在歐美文化 中),那便是利用「幽默」(humor)。然而,這種方式在使用時的困難度較高,並非每次都能成功。舉例來說,假使聽眾聽不懂講者的笑話,或覺得笑話不好笑,那場面便會有點尷尬。此外,使用幽默時必須看清楚場合,如果聽眾來自不同的文化或語言背景,更要小心使用,以免冒犯到他人,弄巧成拙。對於英語非母語的你而言,除非很有把握,不然不建議使用這種方式!

以下分別提供三種引言方式的好用句。每個例句左上方的小標題主要 是說明簡報的主題或場合。

題用語

領導技巧
Would you rather be a follower of a group or the leader? Why?
您寧願當團體中的跟隨者還是領導者呢?為什麼?

親子教育
As a parent, do you think it is better for children to grow up in the countryside or in a big city? 
身為父母,您認為讓孩子在鄉下或在大城市長大哪個較好呢?

公司年度產品彙報
Does anyone know how many new products our company developed last year? And the year before?
 有人知道我們公司去年研發出多少個新產品嗎?前年呢?

企業在亞洲布局
Have you ever wondered how some manufacturing companies are staying one step ahead even in this tough economy? How do they do that?
您有沒有想過為什麼有些製造業公司在這個艱困的經濟環境中,仍然可以搶得 先機呢?他們是怎麼做到的? tough (adj.) 艱困的

台灣的觀光行銷
Think about this situation: A person you know is planning to move to Taiwan. What do you think this person would like and dislike about living in Taiwan? 
試想以下這個情況:一個您認識的人打算搬到台灣來住。您認為這個人會喜歡與不喜歡台灣的什麼地方呢?

保險保單的行銷
Consider for a moment: Is it better to enjoy your money when you earn it or is it better to save your money for a rainy day? 
請試想一下:您認為賺了錢就花掉比較好,還是把錢存起來以備不時之需比較好呢? rainy day 不時之需,未雨綢繆

品酒會
I would like to start my presentation by asking you to name the top five winemakers in our marketplace. Can anyone tell me? 
簡報開始之際,我想請您說出我們這個行業中五位頂尖的釀酒師。有任何人可以告訴我嗎?
 
說明
 
一般來說,「問問題」的引言方式通常不要求聽眾回答問題,但如果講者 真的希望聽眾回答,也可以明確告訴聽眾,就像這個例句最後所使用的問句 Can anyone tell me?(有人可以告訴我嗎?)。

name (v.) 說出⋯的名字 marketplace (n.) 市場


說故事用語

年輕人就業輔導
While in Taipei last month, I was having lunch with the head of the HR Department from a well-known, five-star hotel. She was complaining about how frequently their young workers switch jobs, and how careless and irresponsible they can be. 
我上個月在台北和著名五星級飯店人資部門的負責人共進午餐。她抱怨他們年輕的員工頻繁轉換工作,做事不小心且不負責任。
HR 人力資源 (= human resources) irresponsible (adj.) 無責任感的


成功者的人格特質
A few years ago, I was at a trade show in Germany and I met a sales rep from ASUS. He was a shy, young man trying his best to sell me his company’s latest laptop. Last week, I ran into him again at a press conference, and he has risen to be the Director of International Sales. How did he do it? What’s the secret of his success?
幾年前我在德國的一個貿易展上認識了一名華碩的業務代表。他是個害羞的年 輕人,想盡辦法要賣我他們公司最新的筆記型電腦。上週我在一個新聞發表會上再次遇到他,他已經躍升為國際銷售總監。他是怎麼做到的?他成功的祕訣 是什麼?
press conference 新聞發表會,記者招待會

教師培訓課程
This is a true story. A teacher asked her 5-year-old student: “Peter, what do you call a person who keeps on talking when people are no longer interested?” Little Peter responded: “A teacher?” This tells us the importance of integrating communication skills into teacher training programs.

這是個真實的故事。一位老師問她五歲的學生:「Peter,你會怎麼稱呼一個當 旁人都已經沒興趣聽時,卻還一直在講話的人呢?」小 Peter 回答說:「是『老 師』嗎?」這個故事告訴我們將溝通技巧融入教師培訓課程的重要性。
integrate (v.) 使融合

印象式發言用語

禁用歧視性語言的重要性
In today’s games, Team Idiots are playing Team Cripples, while Team Moron will take on Team Ugly. 在今天的比賽中,傻瓜隊要對上殘廢隊,而白癡隊會對上醜八怪隊。
說明 idiot(傻瓜)、cripple(殘廢)、moron(白癡)、ugly(醜陋的)皆為歧視 性語言,本不應該用在簡報中,講者在引言中故意使用這些字眼,目的是引起聽眾 的驚訝與震撼,以凸顯社會上使用歧視性語言的嚴重性,進而達到簡報的目的。

防曬產品發表會
Do you know that people with pale skin are eight times more likely to get skin cancer than people with dark skin? 您知道皮膚白皙的人得到皮膚癌的機率是膚色深的人的八倍嗎?
說明 講者在引言中利用一個統計數字來引起聽眾對簡報主題的興趣。

職場年齡歧視
A report that just came out revealed that people under 30 are twice as likely to get a job interview than people over 40. 一則剛刊登的報導顯示,30 歲以下的人得到面試的機會是 40 歲以上的人的兩
倍。
說明 講者在引言中利用一個統計數字來引起聽眾對簡報主題的興趣。

青少年霸凌
Today we have around 100 high school students here. One hundred students. Well, that’s how many students will be bullied verbally or physically in Taiwan during the 20 minutes I’ll be speaking to you. More than 7,000 every day; more than 200,000 every month. This is how serious youth b
 
ullying is. 今天我們這裡有大約一百名中學生。一百名學生。嗯,他們代表了我在對各位談話的這 20 分鐘內,台灣有多少名學生會被口頭或身體霸凌。每天有超過七千人、每個月有超過 20 萬人被霸凌。這凸顯出青少年霸凌是多麼嚴重 的一件事情。說明講者在引言中利用許多統計數字來引起聽眾對簡報主題的興趣。
bully (v.) 霸凌 verbally (adv.) 口頭上


女性性騷擾及性侵害
Before I begin the talk, please take a moment and think of the four women closest to you. Who comes to mind? Your mother? Your wife? Your daughter? Your sister? Your best friend? Now guess which one will be sexually molested or assaulted during her lifetime. This may sound scary and unbelievable, but according to the Department of Justice,
one in every four women in our country will be sexually molested or assaulted sometime during her life. 
在我談話之前,請花點時間想想四個和您最親近的女人。您會想到誰呢?您母親?您妻子?您女兒?您姐妹?還是您最好的朋友?現在請猜一猜,哪一位將在她的一生中遭受性騷擾或性侵害。這可能聽起來很可怕,也難以置信,但是根據司法部的資料,我國每四位女性中有一位將會在她生命的某個時候遭到性 騷擾或性侵害。說明 講者在引言中利用「問問題」,也利用「印象式發言」中的統計數字來引
起聽眾對簡報主題的興趣。
come to mind 想起來,浮現腦海 molest (v.) 騷擾,猥褻 assault (v.) 攻擊

職場性別歧視
We all know that women are far from treated equally on the job, but do you know how bad the situation is, even in the U.S.? Well, women typically hold lower‐paying, lower‐status jobs than men. And they only account for eight percent of upper‐level managers in large corporations. Worse yet, although half of the employees in the largest, most prestigious firms around the United States may be women, as few as 5% or less actually hold senior positions. 我們都知道女性在職場上所獲得的待遇與男性差別甚大,但您知道情況有多麼
糟糕,即使是在美國嗎?女性通常比男性做更低薪、地位更低的工作。而且她 們只占大企業高階經理人數的 8%。更糟的是,雖然美國各地規模最大、最負盛名的公司有一半的僱員可能是女性,實際上她們其中只有 5% 或更少的人擔 任高階職務。
 
說明 講者在引言中除了利用「問問題」,也利用「印象式發言」中的統計數字
來引起聽眾對簡報主題的興趣。
far from... 完全不⋯,遠非⋯ account for...(在數量、比例上)占⋯
prestigious (adj.) 有聲望的

具有神奇力量的「三的法則

科學家發現人們最能輕易回想起來的訊息數量介於三∼四個之間。因 此簡報中「三的法則」(rule of three) 很重要。美國總統歐巴馬 (Barack Obama) 便是這個法則的愛用者,例如在他 2009 年第一次總統就職演說 稿中,便出現了多個使用「三的法則」的句子,例如下面例句中所標示的 (1), (2), (3)(句末標示該句在就職演說影片中所出現的時間)。

I stand here today (1) humbled by the task before us, (2) grateful for the trust you have bestowed, and (3) mindful of the sacrifices borne by our ancestors. (34:23) 今天我站在這裡,為眼前的重責大任感到謙卑,對各位的信任心懷感激,並
對先賢的犧牲銘記在心。

1) Homes have been lost; (2) jobs shed; (3) businesses shuttered. (36:12)
許多人失去房子,丟了工作,生意也垮了。

Starting today, we must (1) pick ourselves up, (2) dust ourselves off, and
(3) begin again the work of remaking America. (40:13) 從今天起,我們必須跌倒後再站起來,拍掉身上灰塵,並再次展開重造美國 的工程。
 
(張道宜整理,本文選自《英文簡報演說技巧》全書)
 
出版:眾文出版
作者:黃玟君
 
學歷       
美國俄亥俄州州立大學教育博士
美國休士頓大學英語教學碩士
國立台灣大學中文系學士
 
現職       
國立台灣科技大學應用外語系專任助理教授高職英文教科書主編
 
經歷
私立中國文化大學專任助理教授
美國俄亥俄州州立大學大學部講師
《自由時報》「KUSO英文小辭典」專欄作者
《聯合報》「笑談時事英語」專欄作者
《聯合報》「用英文遊台灣」專欄作者
《聯合報》「格言∕諺語學英文」專欄作者
《中國時報》「JOKE‧FUN ENGLISH解放英語」專欄作者
《EZ Talk美語會話誌》總編審
《EZ Basic基本美語誌》總編審
《BeautyEnglish漂亮美語》總編審
 
目錄
作者序
 
Chapter1 簡報前的準備工作
Unit 1 了解聽眾
1 聽眾背景調查表∕2 跨文化溝通
 
Unit 2 確定簡報形式
1 資訊型簡報∕2 說服型簡報
 
Unit 3 建立簡報目標
1 建立主要目標∕2 創造核心訊息
 
Unit 4 熟悉簡報流程
 
Chapter2 簡報檔案的製作
Unit 1 建立簡報大綱及結構
1 記錄想法與靈感∕2 簡報大綱的基本結構∕3 決定簡報題目
 
Unit 2 簡報檔案的製作原則
1 不要將所有資訊放在投影片上∕2 投影片版面力求簡約∕3 善用圖表簡化複雜概念
 
Unit 3 良好的簡報檔案元素
1 完整的架構∕2 適當的投影片重點與標題∕3 合宜的文字外觀∕4 清楚的條列式重點∕5 正確的文字∕6 銜接順暢的投影片
 
Chapter3 簡報開場用語
Unit 1 暗示簡報即將開始
 
Unit 2 感謝聽眾
1 簡短打招呼∕2 向聽眾道謝
 
Unit 3 自我介紹
1 自我介紹∕2 結合自我介紹及其他∕3 介紹所屬機構背景
 
Unit 4 陳述引言
1 問問題用語∕2 說故事用語∕3 印象式發言用語
 
Unit 5 說明簡報目的與主題
1 說明簡報目的與主題∕2 以聽眾利益為重點
 
Unit 6 說明簡報架構與流程
1 說明簡報所需時間∕2 用列舉法說明簡報架構與流程∕3 說明簡報架構與流程用語∕4 簡報開場用語彙整
 
Chapter4 簡報主體用語
Unit 1 提供支持細節
1 提供例子與理由∕2 將概念具象化
 
Unit 2 陳述內容
1 強調重要性∕2 比較不同東西∕3 提供選擇方案∕4 提供想法和建議∕5 給予承諾
 
Unit 3 表達約略值與縮略語
1 約略值∕2 縮略語
 
Unit 4 引用資料出處
1 引用資料出處應注意事項∕2 引用資料出處用語
 
Chapter5 簡報結束用語
Unit 1 陳述結論與摘要
1 陳述結論∕2 陳述摘要∕3 利用列舉法陳述摘要∕4 促請聽眾行動∕5 以其他方式作結
 
Unit 2 進行問答時段
1 告知聽眾提問時機∕2 請聽眾開始提問∕3 感謝聽眾提問∕4 聽不懂聽眾的問題時∕5 確認聽眾的問題∕6 向聽眾坦承不會回答∕7 無法及時回答時∕8 向聽眾確認回答是否妥當∕9(不)同意聽眾的提問或意見∕10 回應無關或不必要的問題∕11 深入說明聽眾的問題∕12 回應聽眾提問的其他說法
 
Unit 3 結束簡報並向聽眾道別
1 暗示準備結束 Q&A session∕2 簡報結束時表示感謝
 
Chapter6 介紹並說明圖表
Unit 1 解釋圖表三步驟
1 做整體介紹∕2 描述與解說∕3 提出見解
 
Unit 2 各類型圖表介紹與說明
1 線圖∕2 條形圖∕3 餅圖∕4 其他圖表
 
Unit 3 圖表相關用語
1 描述方位∕2 解析圖表∕3 讓簡報語言更生動
 
Chapter7 轉換語的運用
Unit 1 轉換字詞與慣用句型
1 轉換字詞∕2 轉換慣用句型
 
Unit 2 連結簡報各個部分
1 從開場到主體∕2 從主體到結束∕3 內部預覽∕4 內部摘要
 
Chapter8 其他簡報用語
Unit 1 與聽眾互動
1 在簡報正式開始時閒聊∕2 在簡報結束後私下交談∕3 簡報時與聽眾互動
 
Unit 2 處理各種情況
1 遇到設備問題∕2 處理場地相關問題∕3 將講義或簡報檔案發給聽眾∕4 提議更改時程∕5 提議中場休息∕6 請求聽眾參與活動
 
Chapter9 簡報技巧演練
Unit 1 簡報前的準備
1 反覆練習,直到滿意為止∕2 準備適當的備忘稿或小抄∕3 預設現場突發狀況與解決方案∕4 提早抵達會場
 
Unit 2 語言技巧演練
1 講者的聲音∕2 聲音的變化∕3 暫停的運用∕4 發音與清晰度∕5 方言及其他語言的使用
 
Unit 3 肢體語言演練
1 眼神接觸∕2 手勢∕3 姿態∕4 儀容∕5 身體移動
 
Answers解答篇
 
Appendix附錄
簡報檔案完整範例∕簡報評量表
 
延伸學習
核心訊息的功能∕精簡明確的簡報題目∕善用輕薄短小的多媒體材料∕當投影片出現錯字時∕讓簡報照顧到每位聽眾∕正式與非正式語言∕英語非母語時∕具有神奇力量的「三的法則」∕利用「口語」強調重點∕引用他人話語∕將聽眾的問題分類∕金字塔圖的使用時機∕將簡報內容具體化∕增加與聽眾的互動∕不看講稿便可做簡報

 
 
                                                                                                                 

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