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不瞎忙!只聚焦可以產生成果的行為

不瞎忙!只聚焦可以產生成果的行為

大是文化

個人成長

2017-01-14 17:07

行為就等於投資。假如你的投資沒有獲得相應的回報,即高出成本的利潤,從管理的角度來看,你的收支就會入不敷出。

當你慢慢習慣正向行為管理與行為分析學的思考架構以後,你對行為的敏感度就會越來越高。

比如說,下次當你看見類似田中先生的人,除了可以感受到對方怕生的性格,同時還會察覺許多具體的行為,像是「他很少主動和人說話」、「他和別人說話時,常盯著文件或電腦,不敢與對方四目相交」、「他在聽對方發言時,表情沒有任何變化、笑容也很少」。

從上述你所察覺的這些行為中,選出一個最有可能影響成果或業績的標的行為,這個過程就稱作精準化。但要注意的是,只要有行為,就會產生成本。例如,為了提升業績,你可能需要開很多次業務會議,或鉅細靡遺的分析POS數據(point of sale,銷售時點情報系統,是一種廣泛應用在零售業、餐飲業、旅館等行業的電子系統,主要功能是統計商品的銷售、庫存與顧客購買行為),這些行為都會產生成本。

行為就等於投資。假如你的投資沒有獲得相應的回報,即高出成本的利潤,從管理的角度來看,你的收支就會入不敷出。這還沒有算進機會成本的損失。當你做了某個行為(例如,出席會議),便無法做其他行為(例如,與顧客談判),可能就會錯失某個成交機會,於是就產生機會成本的損失。換言之,V =B這個公式,並不是說隨意增加行為就能獲得成果。你必須從部屬的各種行為中(B1、B2、B3、B4、B5……)選出可以產生成果的行為,這也是領導者身負的重任之一。

我在瞎忙嗎?

日本在邁入經濟高度成長期的時候,常可看見犧牲個人生活、為公司盡心盡力的企業戰士的身影。勤奮是日本人最珍貴的美德之一,至今我仍如此認為。但對領導者來說,勤奮有時也會產生令人意想不到的弊害。

勤奮背後的原因可能是,因為過去一直這麼做、因為上司叫我做、因為這是公司的慣例……。這種工作方式,只要還能產生成果,問題就不大。事實上,在經濟高度成長期,這種工作方式確實能奏效。但在現代,消費者的價值觀變得多樣化,社會變遷的速度也越來越快,再加上全球化時代的來臨,經營者必須和世界各地多樣的社會與文化打交道,過去的成功模式很可能會變成現在的包袱,不但無法帶來成果,還會徒增成本。

造成這種結果的原因之一就是,越忙碌的人越能得到掌聲的社會氛圍或公司風氣。我把它稱作行為的陷阱。

比方說,如果你提早完成工作、比上司和同事還早回家時,內心會產生愧疚感的話,那麼你很可能已經落入這樣的陷阱。此外,使用電子郵件與社群軟體時也要多加注意。好好善用的話,你會發現它們是非常便利的工具。但另一方面,它們也很容易使人落入行為的陷阱。

很多時候,直接見面談事情,可以減少許多不必要的誤會。然而,一旦落入這個陷阱,你會不知不覺習慣什麼事都透過電腦與人溝通,因為你相信只要讀信、回信就可以解決的事情,絕對比起身離開座位走去找對方說話更有效率。覺得自己明明很勤奮的寫了很多電子郵件,但工作卻仍做不完的人,可以反省一下自己是不是也陷入了這個陷阱。

另外,也要多加注意本章第五節提到的研習的陷阱。學習最新的知識固然重要,但學到的東西若無法發揮在工作上,不但無法回收參加研習所花費的時間和勞力成本,更會成為行為的不良債權。下次舉辦研習時,你可以仔細審視該研習對於年度計畫的達成有沒有幫助,還是只是為了消化預算才舉辦的。應該盡量舉辦對於取得成果有直接幫助的活動,這麼一來,或許就可以減少這類徒勞無功的行為成本發生。

另外,作為一位領導者,還要注意自己有沒有陷入微觀管理的陷阱。所謂的微觀管理,指的是上司在推動工作時,從細微處對部屬進行指示、監視和指導。事實上,只有當部屬對於某個工作環節不熟悉時,你才需要親自在一旁細心指導,一旦他學會了,就應該放手讓他去做。假如你指導了很久,部屬仍無法獨自完成某個行為,那就應該重新審視你的指導方法有沒有問題。

並不是部屬的所有工作都需要經過行為化或精準化,只有與達成預期成果相關的行為(B),你才需要出手處理,否則只會增加過多的管理成本。領導者的行為可以提升團隊的生產力,這個觀念很重要。我們的目標是花最少力氣去管理,達到最大限度的成果。當預期的成果(V)遲遲無法達成時,你在做行為化與精準化之前,應該要先從「告知部屬你期待的成果為何」開始做起。你要確認你期待部屬達成的成果,和部屬認為自己要達成的成果是一致的。假如雙方認知有落差,就該確認資訊是不是有過與不足的地方,並持續溝通,直到雙方達成共識為止。

對於這個溝通過程,我整理出一套方法,稱作成果溝通公式。當你要告知部屬你所期待的成果時,應該把對象、數量、怎麼做、做到什麼時候為止,這四項情報說明清楚。

成果溝通的四個基本項目:
(1)對象
(2)多少(量)
(3)怎麼做(質)
(4)做多久(期限)

這四項看似簡單、理所當然,但令人意外的是,很多人都做不好。根據許多研究顯示,上司只要增加上述的溝通,部屬的行為就會產生很大的改變,成果也會大幅提升。

(本文選自全書,張若儀整理)

作者:島宗 理

出版:大是文化

書名:這是你的團隊,你會怎麼帶?部屬為什麼不照我意思行動?怎麼改變?管理者必學的行為分析技術
 
 

 

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