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開會要讓人掌握要點,請試試「先說數字」法!

商周出版

個人成長

2017-03-15 11:29

許多事情一旦從固定模式切入,就會意外地覺得輕鬆。

例如日本詩的俳句或川柳等都是以固定的五・七・五模式。或許有人會覺得這樣很呆板,不過,也可以說正因為決定了固定的模式,所以會因此產生許多創意。如果被授權可以任意發揮,反而會想不出該寫什麼,但由於有了固定的五・七・五規則,所以腦中會浮現各種創意。這是沉迷於川柳的朋友告訴我的。

在會議中的發言也是如此。在此介紹一個看起來困難,其實做起來很輕鬆的方法。我從年輕時開始,出席了無數次的會議,發表許多次迫不得已的發言以及克服許多現場困難的狀況,逐漸地,我整理出這個「先說數字」法。

在有多數人發言的會議中,一個人的說話時間不能拖太長。還有,如果你還在慢慢整理思緒,話題不斷往前推進,你就錯過發言的機會。或者簡報或發表後回答問題時,也都必須在相當短的時間內思考、回答。

在短時間之內思考、短時間之內發言。若想做好這點,請務必學會這個必殺絕技,那就是先說出「重點有三個」的「先說數字」法。

在會議中,針對某人發言的內容,如果自己也覺得不錯,就要開口說:「剛剛的發言我也覺得是個不錯的提案,理由有三個。」先說出「有三個理由」是這個方法的重點。

「第一,這個提案與目的一致,第二,這個提案是以具體的數字呈現預期效果,接著是第三,……」。

各位覺得如何呢?在各位當中,可能有人會擔心如果自己說了「有三個理由」,但是腦中想不出第三個理由,那該怎麼辦呢?

那麼,就讓我們實際來試試看吧。我們試著舉出三個例子,請想想哪一個是正確解答。

①最重要的是,因為我自己也想參加看看。
②就算考量現場的狀況,也是一個可以實施的實際提案。
③聽了提案內容,可以感受到提案者本身的熱情幹勁。

各位覺得哪個是正確答案呢?其實「三個回答都OK」。因為理由什麼的,你說是就是了。

一邊開口,一邊把浮現腦中的想法說出來,同時繼續想下一個理由。如果還是想不到一個合適的理由,坦白陳述自己的感想也就足夠了。

當然,如果腦中從一開始就想到三個重要關鍵點,那就真的很放心了。所以一邊聽別人發言時,覺得好,理由是什麼?覺得有問題,理由又是什麼?寫下關鍵字或單字就可以。記下二~三個理由並標上號碼是最好的。

回答問題時,要領也是一樣。假設在商品開發的提案中,部長問:「我瞭解你提案的新商品是設定十多歲的女性為目標客群,但是為什麼你不設定十多歲的男性呢?」如果在這之前你就已經設想這樣的問題而且也準備好答案,那就沒問題。萬一這是設定外的問題,那該怎麼辦?

「是的,同樣是十多歲的客群,我鎖定女性而非男性的理由有三。」
(一邊說著,一邊拚命想理由)
「第一,因為這個歲數的女性對於資訊很敏感,比較容易關心新商品。」
(繼續努力想理由)
「第二呢,本公司整體帶給人女性特質的印象,所以我覺得女性客群比較容易接受本公司推出的商品。」
(哎呀,好痛苦啊,還有一個,是什麼呢?)
「第三個理由啊,以我自己本身的經驗來說也是這樣,年輕男性眼中只有年輕女性。也就是說,如果這項商品能夠在年輕的女性客群中熱賣,未來也能夠把男性的需求列入考慮,開發男性版本的商品。」

就像這樣殺出一條血路吧。比起模糊地不知該說什麼,先說出數字並針對數字絞盡腦汁想出理由,引導聽者的心情,最後一定會順利解決。

順帶一提,如果公司帶給消費者的是男性特質的印象,就可以說:「這個提案是為了挑戰公司缺少的女性特質,所以鎖定女性客群。」

是吧!總是有辦法把話轉成你要的結果。

當然,數字是二或四都無所謂。不過,以我的經驗來說,三的感覺最好。

從「多重觀點」、「各種角度的觀察」來看,大多數人會覺得兩個重點太少,但重點如果超過四個以上,記不住或無法完全理解的人就會變多。




(本文選自全書,張若儀整理)

作者:佐藤達郎

出版:商周出版

書名:人前不會緊張的37個說話術
 

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