在今天看見明天

業務開發,如何做好Email、電話自我介紹,讓成功率提高?

SmartM人才培訓網

個人成長

2017-09-18 17:25

資深講者、領導力培訓講師Sylvia Baldock指出,在商場上,一個好的自我介紹不僅能快速建立個人形象,更是決定雙方日後合作關係的關鍵。自我介紹首要讓對方不厭煩、不排斥,更要製造好感。人說見面三分情,面對面總是比較好說話,然而有時候只能透過Email、電話初次聯繫,當沒有肢體表情作為輔助,又該怎麼做呢?


文/SmartM/許博涵

Sylvia Baldock統整過去的經驗,整理出電郵、電話開發時自我介紹的重要技巧。

1.電子郵件
NG作法:使用罐頭標題
OK作法:在三句話內建立連結

想像一個情境,公司在費盡千辛萬苦後終於研發出一款新型的產品,希望透過各種管道拓展新客戶,如果一有失誤,長期的心血可能白費。因此,以電郵開發新業務,必須掌握兩個重點,主題明確、建立連結。

主旨會決定一封電郵的命運,被丟進垃圾桶,或被點閱甚至回覆,往往第一眼就決定了。像創投VC或是媒體公關這類職務,一天可能會收到數十封Email,想在眾多信件中脫穎而出,罐頭標題甚至是看起來像病毒郵件是完全行不通的。因此,客製化的信件標題更容易引起興趣,根據收件者的背景及個性,為標題做適當調整能有效提升信件的能見度。

在內文的部分,一般人大多使用「初次聯絡,您好」作為開頭,這並非不可行,但如果能快速建立彼此的連結更好。即便與對方完全不認識,若是在一開始就點名「我是透過我們的共同朋友/客戶 XX知道您的」,使對方可以對於來信者有著初步的判斷與了解,接著再詳細說明自己的公司、職稱以及聯絡的主要事由,使這封信成功串起兩者的關係,也讓後續的聯繫得以進行。

2.電話拜訪
NG作法:一開口就滔滔不絕
OK作法:直搗重點控制時間

比起Email,和不熟識的對象通話更容易使人焦慮。面對這種情況,首先要讓自己的聲音聽起來自然而沒有壓迫感,如果連自己都表現得緊繃,更難讓對方卸下心防。舒緩緊張情緒的方法,Sylvia Baldock建議可以站著說話,因為當人站立時聲音更宏亮;或是試著在打電話前做一些發聲練習,如同運動員上場前會先熱身,預先的發聲練習可以讓講話不那麼顫抖,也使語調變得不具壓迫性。

一般人接到陌生電話時總會特別防備,但當對方的聲音是溫暖而宏亮時,自然會放下警戒心,避免被中途掛電話。如同Email中的自我介紹,在表明身分以及彼此的連結後,記得要詢問對方有多少時間可以談話,這決定了是否要調整接下來通話內容,同時若能遵守在時限內完成通話,對方的好感度也會提升,未來的接洽也會更為順利。

與陌生客戶打交道也是職場必備能力,然而如何營造好第一印象不僅影響個人口碑,更連動公司業績,把握以上原則,勇敢踏出第一步吧!
 

延伸閱讀

30歲揹債3700萬元!她花4年、靠2張表翻身:邊理債邊理財,負債人生不是谷底

2020-01-06

掌管逾1200億基金規模、推動勞退自選十餘載 巫慧燕:女人應勇於作夢

2020-03-02

0303更新:國內確診1例,五十多歲陪病家屬中鏢!42例確診個案一張圖看懂

2020-03-03

告別會議鬼打牆,6版型終結會議馬拉松

2020-03-03