在今天看見明天

我的「工作清單」管理方法

2018-01-23 09:46

「只要五分鐘就能打掃完畢的話,那就現在做吧!」將任務細分化以後,能喚起你的鬥志,就會願意著手處理。

自由度高,可以照自己喜歡的方式編排記錄,正是子彈筆記本的特色之因此,我的方法就當成參考,請抱持這樣的心態繼續閱讀。

 

「任務及工作」以外的記錄,就記錄於正確的位置

 

完成的任務當中,如果有需要記錄於「習慣追蹤清單」的項目,就謄寫過去。

 

點子靈感記錄於「點子清單」,要買的東西記錄於「購物清單」,想看的書記錄於「閱讀清單」,也就是把當天的記錄一個一個搬移至各自的蒐集區。

 

如此一來,就可以將當天的那個頁面所記錄的記事,全部謄寫至所屬的位置。

 

接下來於隔天的「必做的事收納盒=日規劃表」製作清單。

 

這一連串的作業好比「把前一天的『工作清單收納盒』淨空,再放進新的一天的收納盒裡。一天結束時,將各項目分類至工作清單或記事區,重新整理收納盒的內容物。」

 

因為已經記錄的內容並不會消失,所以並非頁面會真的淨空。已經記錄於日規劃表頁面的生活記錄項目,並不會被搬移至任何一個蒐集區,資料會一直留著。

 

可是,當你檢視回顧時,為了不會漏掉工作清單未完成的項目,不要將未完成的項目列於工作清單。

 

只是寫上日期,就讓我有了大轉變─延期完成的任務減少了

 

這個想像「將工作清單淨空」的方法,讓我不會再遺漏原本決定要做,並記錄於筆記本的任務。

 

而且,讓我更清楚知道自己的能力,可在一天之內完成多少任務,就不會再列出不可能完成的任務清單,這也算是一種額外的收穫。

 

如果你列出的願望清單項目不是「該做的事」,而是「如果能做到多好的事」,在換日期的時候,勢必要將所有項目搬移或刪除。

 

原本計畫要做的事一直延後,不斷於下一頁重寫的話,當你在記錄時心情應該不是很愉悅。

 

在你把未完成項目一再刪除或延期的過程中,你終於知道該如何把「想做的事」升格為「必做的事」,於是你的行為也會隨著慢慢改變,這可是一大收穫。

 

未完成的任務怎麼處理?─重新檢視無法完成的事

 

一直記錄於清單中,卻遲遲無法執行的任務,你要思考這項任務是否超越你的能力,或是有無需要執行的必要。

 

有九成是因為「這項任務無法在一天內完成,不想碰它」或「覺得麻煩」,才一直把這項任務往後延。

 

雖然知道一定要完成,卻一直不想著手處理的任務卻每天出現在工作清單中,所以就會每天都看到,無形中給自己壓力。

 

當不想處理的任務一直往後延的話,翻開筆記本這件事就會成為你的憂鬱原因,甚至連好不容易養成的好行為習慣也造成不良影響。所以,你必須下定決心予以刪除,或將任務細分化。

 

一直不想處理的任務細分為各項小任務

 

如果老是讓人想延期的家事類任務,建議依完成時間來細分化,分解為五分鐘或十分鐘就能完成的任務。

 

比方說「打掃客廳」這項任務,確實會讓人看了就懶得動。

 

因此,你不要寫著如此籠統,試著更具體地細分任務,譬如「整理電視櫃上面」、「整理電視櫃下面」、「整理電腦四周」。

 

要將任務記錄於檢查清單時,最好能再加注所需要的時間(5分)、(10分)。

 

如此一來,你就會對自己說:「只要五分鐘就能打掃完畢的話,那就現在做吧!」將任務細分化以後,能喚起你的鬥志,就會願意著手處理。

 

「正確預估所需時間」也是重點所在

 

如果一項作業或功課的所需時間預估錯誤,一點點的小失誤會導致時間差距變大,最後變得無暇處理或無法把事情做好。

 

因此,一開始就清楚知道「實際上所需時間是多久」非常重要。

 

每次這樣審查時,最讓我訝異的事實是,網路購物選擇商品竟然是一件相當費時的事。原本打算半小時就訂購完成,但是實際上常常花了將近兩個小時。

 

透過記錄能讓自己有所察覺,如果不想花太多時間在網購的話,開始前使用定時器設定時間,或者當天有其他必做的任務,在網購前先把重要的工作處理好,總之,事前一定要做好準備。

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