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一開口就請講重點—少描述多佐證 說話更有Power!

徐偉銘

個人成長

今周刊

2011-08-05 15:02

該怎樣把話說到重點上,是所有人都應該學習的一門課程,因為人的注意力通常維持不到10分鐘,如果你不能好好把握,在這段時間之內重點而清楚地傳達必要的訊息,就會失去對方的注意力,溝通就等於沒有了效果。

圖說:1111人力銀行執行長李紹唐認為,報告前預先演練、引用圖表佐證,不要有太多的描述性語言,才能把話說到重點上。

 

說邏輯和說故事不一樣

 

重點該怎麼說?如何把複雜麻煩的過程,提綱挈領地用簡單清晰的言語表達出來?在時間就是金錢的職場競賽上,確實是相當重要的一項職能,從業務向客戶簡報到員工向老闆報告,甚至大家一起開會的時候,都要秉持這個原則才能使工作更有效率。

 

1111人力銀行執行長李紹唐對「開口說重點」格外有心得,歷經本土與外商企業高階主管長達29年,他不僅常久身處在報告、說話必須精簡、扼要的環境,他也早就訓練自己成為開口說重點的高手。

 

對於該怎樣把話說到重點上?李紹唐回答:「不要有太多的描述性語言、引用數字佐證、要有邏輯。」至於又該怎樣訓練說話有重點?李紹唐指出,「報告前預先演練、引用圖表佐證。」

 

找出明確關鍵 做到所答即所問

 

「我常常問業務,『你們最近業績做得怎麼樣?』,如果我接到的答案是:『還好,還行,』這就代表這個業務不太會表達,說話沒有說到重點上。」

李紹唐語氣和緩但非常精準地表示,「正確地回答應該是:『報告老闆,公司給我的整年目標是100萬元,但到上半年我已經完成70萬元,按照進度,應該可超過目標』,這樣很容易讓主管知道你報告的重點,而不要東拉西扯,模糊焦點。」

 

溝通是全方位的,李紹唐表示,不僅業務要學會在3、5分鐘內掌握報告重點,所有的職員,包括上司自己,也要學會問問題與交待事情都「有重點」。

 

大家一定常常遇到暫時離開工作崗位,回來後接到同事轉告「老闆找你」,但完全不清楚到底所為何事,自己總是得在腦海中再三盤算,「老闆到底為了哪件事情找我?」而惶恐不安吧!

 

李紹唐深知這樣的狀況會造成彼此困擾,因此,「通常我要找的人不在,我一定會請其他人代為留言,『我是執行長,我找你的目的是要了解某專案,等你回來,請把答案告訴我』。」李紹唐解釋,把目的說清楚,讓接收到的人也知道要準備什麼,節省時間,對雙方都有利。

 

以條列方式讓溝通更明確

 

李紹唐認為,要使別人在交談中肯定你很有頭腦,就要使所說的話易於了解;常用的方法是先把講話內容以條列式標明,比如先說:「我今天要說的主題有3點」,然後針對這幾個主題做大致的說明。

 

事實證明,這樣的方法非常有效,確實能帶給別人難以抹滅的印象,因為如果讓接收訊息的人,先把握住對方要說的概念,那麼就可以一邊聽,一邊想像對方大概會說哪些話,而對說話的方向做某種程度的預測。由於有了這種心理準備,自然聽起來就容易了解了。

 

一開始就給聆聽者明確主題,可以使你把話解釋到容易理解的程度,這麼一來,雙方都能輕易抓到重點,從此老闆不再不耐煩、客戶不再起身、台下不再哈欠連連,工作也會更順利。

 

3分鐘內報告術

李紹唐表示,學會開口說重點,在3、5分鐘內完成報告,可給人很有頭腦的印象,也比較適合在競爭激烈的企業生存。具體的做法建議為:

 

1、描述性的說明不要太多:

無論什麼事情,大致內容都只要3分鐘即可說明完畢;不然會給對方造成無邊無際、廢話連篇的印象,如果真的很多事情要告知,請另闢時間詳談。

 

2、引用數據加強可信度:

用數字佐證,讓說話更有力道,但引用的數據資料必須即時,更不可以錯誤。

 

3、提出解決備用方案:

進行報告的時候,報告者要條列式地說清楚專案的目前狀況、形成原因,問題的建議解決方法,這些方法的優缺點為何,然後請老闆裁示,而不是報告了一大堆,最終仍把問題丟回給老闆。

 

 

 

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