在今天看見明天

專案計畫一定要做好摘要總攬

大衛.史迪宏
2018-04-03
個人成長
達志

專案計畫一定要做好摘要總攬

大衛.史迪宏
2018-04-03
專案計畫一定要做好摘要總攬
個人成長
達志

你寫下的完整待辦清單,是長長一大串,還是短短數則?

有次我問某個客戶怎麼追蹤所有任務時,他回答:「啊!我都記在腦子裡,有的是記在紙上,到處都有啊。對了,還有一些在電子郵件信箱裡。大概就是這樣吧。」

 

我問他是否使用工具來記錄所有任務,他又答說:「當然啊!我們有專業管理工具」。

 

的確,那套專業管理工具包含了所有不同階段和每個細部的相關任務。但我覺得它看起來還是有點抽象且模糊,所以就挑了其中一個最小的分類,叫「行動」的項目,問他完成這個分項要花多久的時間,他說大約一到兩個月。

 

這個回答讓我問了下一個問題,我問他對於下一步要做的任務有什麼看法,並且他是如何記住每個專案所要做的事,例如必須發送電郵、打電話給誰或先對哪些事務進行總結之類的。他的確是有一套很明確的計畫,知道專案中的每個任務必須採取哪些步驟,知道一切會朝向哪個方向,可是這整套計畫彷彿是凌空設置而沒有連接在地上。

 

你可以把它想像成一個距離地面幾公尺高的逃生梯,你如果站在地上想要爬上去,沒有最基礎的輔助設備也是望梯興嘆。也就是說,雖然專業步驟明確定義了,但它仍然可望而不可及。

 

你寫下的完整待辦清單,是長長一大串,還是短短數則?

 

有些人的清單很短,因為他們一整天只有幾件事要做,但這些事情可能都要持續好幾天才做得完。

 

事實上,規模較大的任務通常包含著許多小任務,比方說某個專案,其中牽涉到要跟許多人溝通,他們可能都是你的客戶;或是被指派許多任務需要完成,許多問題需要解決,許多狀況需要關注和觀察等等。

 

如果最後是份簡短的清單,而每項任務只是含糊的指示,那這份清單實際上沒有什麼幫助。你會發現自己就是一直不停地工作、工作、工作,做得要死卻不能劃掉清單上的任何一項。你要持續不斷地查看電郵、發送電郵、狂打電話、找人開會、被找去開會、一直寫一直寫,又要做報告、又要自己設計,到最後才能勉強從清單上把一件任務劃掉。

 

事實上這種簡短的清單,比較像是把你負責的各種任務和提案彙整成一份摘要總覽。這種摘要總覽當然有它的價值,但是它不能取代你實際用來做事的待辦清單。

 

把任務和專案彙整成摘要總覽

□ 先決定這份摘要總覽如何呈現。下列是幾個常見的方式:

• 純文字的清單

• 以電子表格呈現,各個專案可以細分子項

• 某些數位工具提供的心智圖(mind-map)

• 釘在辦公室隔間的板子上

• 與他人共用的數位看板

• 在你選定的待辦清單工具上另外做一份獨立列表

 

□ 檢查待辦清單,把所有一天做不完的任務挑出來做成摘要總覽。

 

□ 添加其他跟你有關的大型任務和專案。現在不必判斷這些專案有多重要或者與業務關係的深淺,而是找出需要連續好幾個步驟才能完成的事項,加入摘要總覽表。

 

□ 逐一檢視摘要總覽表,為列表中的每個項目,擬定具體執行步驟,包括你要做的每件事,和等待他人完成的配合事項,這些步驟如果還沒加入的話,也都要加入待辦清單。

 

不遺漏,向前進

 

現在你要是已經做好摘要總覽表,也擬好當前各專案要做的下一步驟,就可以確保不會忘記或遺漏要事,現在每件事至少都能向前邁進一步了。

看更多《把結構力變習慣》

延伸閱讀

嚴厲監管降槓桿

中國19大後,政府致力於化解金融風險,近期更定下「三年目標」。 長此以往,中國經濟不只會出現流動性收縮,也有可能出現結構性轉型。

風險無所不在,但整體可預測

人類的歷史長河中,大部分時間對於機率直覺一直是感到不可捉摸的。

利用財務槓桿,讓你住大一點的房子

當你聽到「槓桿」這種術語,感覺上可比「跟別人借錢」的大白話高明許多。

選擇成為習慣,反而更難抉擇

金融人士非常喜愛選擇,對其價值總是牢記在心。他們執迷於「 選擇性」(optionality),熱衷創造和保護選擇的機會。

每個人應該把自己當成保險公司

現代統計學的創始人皮爾士既能覷透機遇和偶然,又能接納常態分布的規律,如此博學多才的菁英分子為什麼最後說,我們每一個人都應該把自己當做是一家保險公司呢?