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筆電沒電、隨身碟打不開…客戶翻白眼、主管擺臭臉— 線上做簡報 提案不怕資料忘記帶

筆電沒電、隨身碟打不開…客戶翻白眼、主管擺臭臉— 線上做簡報 提案不怕資料忘記帶

李文恩

個人成長

達志

2014-09-29 11:57

案例:小王是業務新手,雖然有一點脫線,不過認真的他,仍努力出外提案跑業務。有一次他外出提案時,抵達客戶公司,才發現自己的筆電沒電,充電器又忘記帶,簡報資料全存在筆電,根本就無法進行簡報。臨時借用客戶的電腦,登入自己的電子信箱,雖從郵件寄件備份中找到簡報檔,但屋漏偏逢連夜雨,當小王正要打開檔案時,發現客戶電腦的文書軟體版本較舊,無法開啟檔案,整間會議室只見客戶盯著時鐘,臉色越來越沉…

存在雲端等同隨身攜帶簡報檔案

 

如果你曾經遇過這樣的情況,或是擔心這樣的狀況可能會發生在自己身上,使用Google就能避免這種落漆的狀況發生。Google簡報最大的優勢就是它是全雲端化的簡報系統,只要打開瀏覽器,登入Google簡報的網頁,就可以直接製作簡報。不但不需安裝任何軟體,更能能夠快速開始工作,而且這項服務還是免費的。

 

受益於Google簡報的全雲端化環境,使用者所製作的簡報檔案皆儲存於Google的雲端伺服器,可以隨時隨地連至雲端伺服器取得檔案,不必擔心忘記攜帶檔案。另一方面,使用者可以透過智慧型手機、平板電腦等裝置,隨時隨地取得簡報檔案,進行編輯或是展示,同時也可以將檔案下載至裝置,可以避免外出時沒有網路而無法存取檔案的情況。

 

怎麼進入服務?

1.直接輸入網址:https://docs.google.com/presentation

2. 在Google商店中搜尋「Google投影片」下載程式,便可在Chrome應用服務中看到路徑,下載程式也可供離線使用。

 

如何開始製作線上簡報?

 

使用Google簡報只要在電腦、行動裝置在連上網路的狀態,透過瀏覽器進入Google簡報的網頁即可開始工作。若擔心到了沒有網路的場合,或是網路速度太慢,可安裝離線版Google簡報軟體,便能在無網路狀態下製作簡報,等重新連上網路時,編輯後的檔案也會上傳更新。以網頁版Google簡報進行示範。

 

 

在瀏覽輸入https://docs.google.com/presentation,進入Google簡報的網頁,再登入Google帳號之後,就可以按下「新增簡報」建立一個新的簡報專案。

 

Google簡報的操作環境與Microsoft Power Point相當接近,Google簡報也支援插入各種美工圖案、圖片或是圖表,也可以在編輯過程中,隨時更換簡報的佈景主題,美化簡報的版面配置。

 

如果想要在Google簡報中編輯先前以Power Point製作的檔案,也可以在Google簡報主畫面中,使用右上角的開啟檔案選擇器,將電腦中的檔案上傳至Google簡報編輯,這些上傳的檔案也會自動儲存於雲端,往後也能夠以其它裝置連至雲端存取。

 

點選「+」便可以建立新簡報

 

 

Google簡報的介面與Microsoft Power Point很像,大多數的使用者應該不需特別學習就可直接使用。

 

 

插入圖片的功能也與Power Point類似,基本簡報會用到的功能Google簡報皆可達成。

 

 

使用者也可以上傳現成的簡報檔案,將它儲存在雲端伺服器,並隨時存取、編輯。

 

 

跨裝置編輯與展示

 

不像使用Power Point需要另外按下存檔按鈕,Google簡報當每完成一個步驟,就會自動儲存檔案。而且由於檔案儲存在雲端伺服器的關係,省去複製到隨身碟、筆電或行動裝置等步驟,只要連上網,就可以隨時隨地編輯簡報,便可利用通勤等瑣碎時間,檢查簡報有無錯字,或是自行排練要演講的題目。

 

如果不知道要展示簡報的場合有無網路,可在行動裝置上選取檔案,並按下大頭針圖示,即可將檔案下載至裝置,無需網路也可使用檔案。

 

小叮嚀:要注意的是,離線狀態下無法以投影片模式展示簡報,只能以編輯模式進行展示。

 

至於要如何將簡報檔案傳送給其他人,可以轉換成相容於Power Point的PPTX檔案,或是PDF檔案,以及PNG、JPEG等圖片或TXT純文字檔,方便將檔案直接寄送給工作伙伴。

 

 

↑使用者可以將簡報另存成各種不同格式的文件,並將檔案下在到電腦以供離線使用。

 

 

↑在平板電腦或智慧型手機上,也可以透過專屬App隨時開啟文件,將檔案下載儲存於行動裝置。

 

 

↑隨時發現有錯字,都可以即時更正,資料會與雲端伺服器上的檔案同步更新,確保雲端複本也是更正過的版本。

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