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奧美廣告董事總經理唐心慧以培養明星員工為榮 —設身處地溝通 不怕員工出走

洪子晴

個人成長

2014-07-17 09:56

多數人對奧美廣告董事總經理唐心慧的第一印象,是一身幹練俐落的裝扮,不說話的時候,看起來有點冷冷的,採訪過程中言詞、表情、動作展現自信和專業,而唐心慧也不諱言,每個跟她共事的夥伴都戰戰兢兢,起因她對於任何事情都要求完美的個性。

事實上,唐心慧不論是21歲大學畢業時,從廣告業務做起,甚至是36歲當上台灣奧美廣告董事總經理,她自認從未改變做事原則,「只要客觀公正的傳遞專業,加上誠懇的態度,我發現大多數的人都可以理解我的想法。」唐心慧認為,不管是對上負責或是向下管理,都秉持誠懇直接的態度,或許每個人在領悟力上有所落差,但最終目標都是希望讓事情變得更好。

 

帶人如帶軍隊 清楚表明主管期待

 

唐心慧是奧美廣告最年輕的董事總經理,身處廣告業追求創意與緊湊的步調中,一路走來,她必須與形形色色的人溝通,她跟部屬之間又是如何和諧溝通?她說:「重點是讓部屬清楚我的原則及做事方法。」唐心慧認為,上任時,應該先向部屬傳達你是什麼樣的人,讓他們了解你的個性、工作原則,大家一起工作才會知道主管在乎的是什麼,做事也才有效率。

 

她舉例,日前參與部門一個新人教育訓練分享會議,一開始看著台上分享或是台下提出問題挑戰,呈現熱絡的討論氛圍,讓她覺得奧美這個職場充滿著動力與前景。正在欣慰的同時,突然電腦播放程式出了狀況,讓會議停擺5分鐘,負責場控的人員極力解釋,唐心慧則是提出她的困惑及解決方式。「一般人在小事上很容易原諒自己,但若輸在小事上做得不足,豈不是很嘔嗎?」唐心慧認為,即使要輸也要輸在大事上,對於小事不能就這樣輕易放過自己。她也清楚地向部屬傳達這樣的做事觀念。

 
帶人又帶心的3大溝通要領

 

唐心慧認為,不管位階為何,其實遇到的問題都大同小異,可以先從3原則著手:

 

第1步 了解部屬的個性及特質:在溝通上,需要掌握尊重對方的原則,並了解部屬個性,持續不斷的溝通。因此,即使部屬做的不對,絕不會當著大家的面訓斥;但部屬如果一再出錯,意味著某個管理環節出錯了,需要找部屬一對一面談。

 

唐心慧分析,部屬出錯要先釐清原因是屬於哪一種層次,可以區分為4種類:

1.員工不知道他要如何做,才能讓主管不生氣。

2.主管告訴員工要做的事情,他也遵照執行,但卻不知如何做到完整。

3. 員工知道要做什麼,也知道如何去做,但他覺得就是做不到。

4. 員工知道要做什麼,也知道如何去做,但他告訴你,他已經很努力在做,但就是做不到主管的要求。

 

前兩種員工在工作上若有出錯,唐心慧認為,這是老闆的責任,因為主管有義務讓部屬了解明確規範及目標;後兩種員工若是出錯,則是個人態度和個性問題。一般來說,員工因為態度或個性因素犯錯,主管有必要讓員工知道,若覺得員工是可造之才,這時主管可以扮演啟發員工的角色,督促員工轉變。

 

唐心慧舉例,公司曾有位部屬非常優秀,不僅聰明、有創意和執行能力,也知道自己要做什麼,但面對客戶時,卻態度不佳,引起客戶投訴。原因出自於,這位員工自認是位專業而清楚目標的執行者,覺得客戶什麼都不懂,卻處處提出問題,使得執行起來相當不順利。由於客戶投訴這位員工態度不佳不只一、二次,使得公司進行評估要放棄這位人才,畢竟,身為廣告人沒有任何理由為了個人態度問題放棄所有的客戶。

 

當時唐心慧覺得就這麼放棄一位好人才很可惜,於是決定自己親自帶領這位部屬。唐心慧的作法是,先和這位部屬面對面溝通,讓她知道公司這樣安排的用意及苦心,也分析她個人問題癥結點。為了讓她知道如何改變態度,唐心慧不僅曉以大義分享個人經驗,也帶著她一起工作、一起面對客戶,並時常一起吃飯、喝咖啡,互動交流,了解雙方的想法和作法。就這樣,唐心慧帶領這位部屬8個月,也讓這位部屬轉變成功,工作態度和能力都贏得客戶讚賞。

  

站在部屬的角度  了解對方的想法和夢想

 

第2步 提供部屬可以發展的舞台:可以用一對一面談的方式和部屬個別聊天,知道他對未來的想法之後,再去安排工作,每個人的強項都不一樣,了解他的長處和個性之後,給予他發揮的空間。

 

唐心慧提到,部屬對於工作發展和升遷有一定的期望,主管應該站在部屬的立場,協助他們達成發展目標。首先是用心觀察員工的工作狀況,若有不適任的情況,就應該將員工調整到最能發揮潛力的位置。

 

她提到在擔任協理時,得知有位資深男前輩在另一個部門過的並不快樂,準備提出離呈。當時帶領另一個團隊的唐心慧認為,這樣流失一位人才實在可惜,對公司也是一種損失,因此有意把這位前輩延攬到自己團隊來。只是也要顧及這位前輩的顏面,一位資歷比他淺的同事,找他來當下屬,豈不是在污辱他嗎?

 

於是考驗著唐心慧該如何說服這位前輩。當唐心慧邀約這位前輩一起吃飯,適時地切入正題,「我真的看到你的能力及一路走來的表現都很棒!」唐心慧一開始就肯定對方的能力。事實上,就唐心慧對這位前輩的了解,他從小就是個很努力完成大家期望的人,也是很有想法的人。論工作能力及專業度,都是公司不可或缺的人才,但因與直屬主管處世風格不合,讓他有種不得志之感。

 

因此,唐心慧除了分析對奧美環境的看法外,她更延伸話題說到:「我聽到你要離職的消息覺得很可惜,你是很棒的人。但身為奧美人就這樣離職,你一定不甘心,我想大膽的邀請你,加入我的團隊,不是當我的部屬,而是當我的夥伴。」唐心慧同時也很真誠地說︰「希望可以看到你踩著我往上爬,成為優秀的廣告人,我將會非常高興。」

 

因為被唐心慧真誠的言話所打動,這位前輩竟然跌破大家眼鏡留下來,並加入唐心慧所帶領的團隊,讓他在工作中再次找到熱情,得以發展長才。2年之後,這位前輩也帶著滿滿的自信心離職奧美,自行創業,公司經營的有聲有色。「當主管最驕傲的就是,看著旗下培養出一個又一個明星員工。」唐心慧笑著說,作為主管,除了達到公司所訂下的目標,也要了解部屬的夢想,拉近部屬和公司夢想的距離,這樣更能往成功邁進。

 

多稱讚培養認同感   創造良好的工作環境

 

第3步 放下身段與部屬拉近距離:當一位嚴格的主管,很容易讓部屬有種遙不可及的權威感,但卻也容易造成彼此之間溝通的隔閡。唐心慧回憶起自己就曾經遇過這樣的事。

 

  有一次,有兩位其他小組的同仁,因其主管不在,前來邀請唐心慧陪同前往可口可樂公司開會,當時唐心慧剛好正在回覆一封重要信件,隨口回覆:「你們先講重點!」心想等打完再一起討論,等她忙完一抬頭,發現站在面前的兩位員工,戴的眼鏡充滿霧氣,講話結結巴巴,當下讓唐心慧苦笑不得,事後也反省:「員工怎麼這麼怕我,緊張到眼鏡都起霧氣,作法是不是該有些調整?」

 

  唐心慧不諱言,升上副總之前的她,私下不太會和員工互動,只跟親近的人在一起,也很少走出自己的辦公室空間,而部屬也覺得唐心慧能力好、有自信難以親近。直到某一天,有位主管給她良心建議,從此,她開始改變自己,時常走出自己的辦公室,四處到部屬的座位走動,了解他們最近在聊什麼、流行什麼;下班後,偶爾也參加同事聚會,拉近與部屬之間的距離。

 

  看似嚴厲的唐心慧,其實對部屬也有貼心的一面。在她的桌曆上會記下部屬的生日,提醒著她當天要送上神秘小禮物,讓部屬有個驚喜。獎懲分明能夠提升管理績效,唐心慧認為,每個人都需要被激勵,如果部屬的案子做得很好,主管可以當著大家的面稱讚他,因為主管只要說一聲「good!」部屬可能就開心一整天。當主管明白自己扮演的角色,若能與部屬之間建立良好的溝通模式,自然能將阻力化為助力,處理公司的事務,才能達事半功倍的效果。

 

唐心慧profile

現任:台灣奧美廣告董事總經理

學歷:紐約大學行銷管理學系

經歷:一畢業就進入奧美,從廣告業務,一路擔任協理、副總,曾獲「年度傑出廣告公司經營者」獎項

 

5大溝通技巧  創造和諧工作環境

 

主管除了指揮調度工作外,還需要跟部屬建立溝通協調的技巧:

 

多溝通,聽取不同意見:當有難題需要解決時,此時主管可以提出自己的看法及解決方式,也可以讓部屬提出不同的見解及建議,主管與部屬間要相處融洽,必須先放下身段。

不在公開場合訓示部屬:即使部屬做的不對或想法不合主管意,如果當著大家的面訓斥部屬,會深深挫傷部屬的自尊心,從而對主管產生很大的抵制情緒。

先聽部屬把話說完:或許主管會認為,這只是推托或是要說服主管的藉口,但無論如何記得,都要讓部屬把話說清楚。之後,試著要求部屬換個立場思考,讓部屬處在主管位置上想想看如何解決問題。

讓員工自行解決問題:現在員工都有熟練的技巧,一般都會把一己之長貢獻給團隊,身為主管不妨藉機測試部屬的能力為何。

適時互動建立良性關係:善用一些小技巧,如果員工表現良好,可以給予立即表揚,例如寫一封感謝便條,請員工喝茶吃飯;偶爾和員工互動,輕鬆聊天,都能夠加強和下屬的感情。

 

自我評量表  當主管容易出現5大盲點

 

許多主管總是習慣以命令方式,讓部屬聽命行事。試著回想你身為主管是否曾經出現以下的狀況及盲點。

1.當部屬走進你的辦公室時,你還忙著收發E-Mail,忽視他的存在?

2.當部屬在報告事項時,你不但沒有認真聆聽,還邊拿起電話聯繫事情?

3.當部屬報告事情到一半時,你就立即打斷他的報告內容,並立即下命令執行?

4.當部屬報告事情才講三分之一時,你就打斷他的內容,並提出個人的看法?

5.當部屬在報告事情或建議事項時,你總是一副不以為然的樣子?

 

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