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1張圖勝過千言萬語 —圖解思考 加速解決工作難題

1張圖勝過千言萬語 —圖解思考 加速解決工作難題

楊萱霈

個人成長

達志

2014-12-05 09:14

工作3個月就加薪,1年之後就當上部門小主管,接著,年終獎金呈現倍數成長,ESI廣翰思惟國際教育機構教育長胡雅茹談起初入職場的加薪幅度,依然覺得不可思議。追根究柢,她認為,懂得圖解思考,是幫助她10多年的職涯發展一路晉升的重要關鍵。

其實,胡雅茹還沒有正式踏入職場前,就已經感受到圖解的威力。大學時,她偶然看到Discovery頻道正在播映關於英國警政的專題節目,當時節目運用了1張心智圖(Mind Map)介紹英國警政組織的架構,「1張圖表讓人一目瞭然,即使我是門外漢,也都懂了,」胡雅茹直言。

 

自此,胡雅茹開始鑽研圖解思考力。譬如,每當主管交辦任務時,她都會練習先把主管的話視覺化,在腦袋中把這些話拆解成幾大區塊,再針對每一區塊的內容抓出重點。一次一次練習後,促使胡雅茹能夠快速精準抓到主管的想法重點,不到1年時間,她就成為了老闆的愛將。

 

能夠快速抓到說話重點,是胡雅茹學習圖解思考的一大收穫。她記得有一次與同事聽了一個印度人的專業演講,同事聽完後大喊:「好難,我都聽不懂。」胡雅茹卻笑說:「不難,他講的只有3個重點,分別是……。」頓時胡雅茹才發覺,原來圖解思考已經成為她的內在能力。

 

有了圖解思考力,胡雅茹做報告也變得更輕鬆,她的第一份工作是紡織研發,常常要針對美國、英國等引領潮流的國家,製作紡織發展趨勢的分析報告。當時她就擅長運用圖表做報告,因此相較於其它同事的報告常要一改再改,她的報告常是一次就過關,展現高工作效率。

 

圖解力好威  提升思考力和分析力

 

如同圖解思考力帶給胡雅茹的助益,圖解達人王友龍指出,圖像是人類最原始的溝通方式,早在19世紀,美國就是利用畫圖來進行高階作戰研究,而屢獲戰績,可見1張好圖也可以成為溝通的好工具。

 

除此之外,根據王友龍與識博管理顧問公司顧問張國洋的經驗指出,圖解對於提升工作績效,還包括了3大功能:

 

- 幫助記憶

 

將龐雜的文字資訊,運用圖解來詮釋,有助於加強記憶。根據日本知名作家永田豐志在《圖解思考超技術》一書中指出,一般人的右腦記憶力是左腦的100萬倍以上,而影像資料即便過了幾10年,還是有可能鉅細靡遺記憶在人們的腦海中。

 

一般而言,人們的左腦是負責處理、記憶語言,也就是所謂的文字資料,而右腦是負責處理、記憶影像或聲音等非語言的資料。當你讀一份報告,如果只有記憶文字內容的話,只會啟動左腦的運作,但若你運用圖解思考文字內涵,右腦就會跟著啟動,左右腦一起開工,對於記憶力會有極大助益。

 

- 幫助思考

 

圖解對於思考也會有極大的助益,透過圖解畫面,譬如九宮格、心智圖等,不僅能幫助工作者找到思考的關連性,甚至還能找出思考的邏輯錯誤或漏洞,對於提升報告的可信度與工作效率都會有顯著的加分效果。

 

麥肯錫的金字塔圖解思考方式也廣為流傳,麥肯錫訓練員工思考與分析議題的原則是MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive.)。先在金字塔最上層列出結論,底下一層一層展開的是佐證結論的資訊與思考,MECE則是指每一層思考都是獨立的,卻互不遺漏,以此作為思考的架構。

 

協助蒐集資料與分析:

做好分析,最重要的功課是蒐集資料,而圖解對蒐集資料的記憶也具有幫助。圖解是運用繪製圖表,取代書寫文字,優點是在處理相同內容時,可以快速完成記錄。

 

譬如我們想要記錄因為A與B的關連性,若用文字敘述,就必須將當中的關鍵因素都寫出來,因為A事件……,所以產生B效果……。但如果用圖解方式來表達,只需要寫出A→B,接著還可以延伸畫出不同方向箭頭,做出類似關聯圖的關連推演式思考,這對於釐清脈絡會有所助益。

 

訓練用圖解決問題的方法

 

協助溝通、提升記憶思考與分析是圖解主要的3項功能,面對這項能夠提升工作績效的必備工作能力,究竟該如何自我訓練?王友龍也提供了2個方法:

 

1.多思考、多動手畫:建議可先從報章雜誌的文章訓練起。首先看到一篇新聞報導後,先訓練自己能夠快速精準的抓到文章架構、邏輯與重點,再進一步思考,文章的架構、重點,或事件的前因後果可用哪些圖來表示?圖表又該如何畫才會易於閱讀。

 

2.建立資料庫:多方觀摩別人的圖解作品是重要的學習方式,觀摩同時,也要自問:如果是你,你會怎麼畫?還要建立自己的圖表資料庫,蒐集大量不同圖表的呈現方式,對於提升圖解力絕對有幫助。

 

如果你也想像胡雅茹一樣,職涯發展一路晉升,年終倍數成長,學會圖解思考,無論面對工作事務多麼繁瑣,像是企畫、提案、會議記錄、規畫活動等等,都可以很快地分析接收到情報資料,並清楚傳達給他人,不僅能有效解決工作難題,更能加速提升工作效率。

 

實例演練 5步驟用圖解表達

 

王友龍常用新聞報導作為自我訓練圖解思考力的素材,有5個步驟,如下:

Step1:找出文章

Step2:畫出重點

Step3:找出適用的表格

Step4:設想關連性,填入內容

Step5:完成圖解

 

練習案例:

新聞標題:錢變少壓力大…赴陸就業意願降溫

時間點:2014-09-15聯合報 記者/周小仙、沈婉玉、陳景淵

 

人力專家指出,到大陸工作的優勢不再,又要面對高壓與不熟悉的競爭環境,台灣人寧可留在台灣發展,或是到大陸以外的國家,接受更國際化的挑戰。

 

104獵才派遣事業群資深副總經理晉麗明指出,隨著大陸品牌與人才崛起,現在在大陸台商企業,競爭優勢大不如從前,導致這些台商拿不出具有吸引力的薪資,加上資訊發達,求職者很容易得知現在到對岸工作薪資不如從前,工時又長,大幅降低台灣人到大陸工作的意願。

 

「台灣經驗」在對岸越來越不值錢,導致廠商在最初的徵才端就出現問題。1111人力銀行副總經理何啟聖說,不少在大陸設廠的台灣科技廠商,已端不出好的薪資與福利;反觀新加坡或其他跨國企業,不僅競爭力明確,對台灣人才更是禮遇,除了薪資倍數起跳,不少企業還會替赴海外工作的台灣人安頓家庭,相較之下,到大陸工作已失去吸引力。

 

第一金控副總葉仲惠指出,大陸經營環境改變,工資上漲、與台灣的技術落差也拉近,除金融業及內需產業外,登陸機會減少、挑戰增大。

 

兆豐商銀人資處處長藍崇華說,過去大陸資源豐富、競爭少,機會比較多;現在經濟環境比較成熟,相對挑戰也增加,部分台商已經轉往人工較便宜,資源同樣豐富的東南亞國家設點經營。

 

工作常用8個小圖解:

 

有意義的圖表應該包涵哪些要件?張國洋建議,可從5項要件思考,包括who(誰)、where(哪裡)、when(何時)、what(什麼)、how(如何)等。張國洋也整理出工作上8個常見的圖表運用:

 

1. 比較數值大小:長條圖

- 將數字資料化為圖表

應用︰銷售分析、成本分析、資訊整理

 

2. 比較比例大小:圖餅圖

- 將數字資料化為圖表

應用︰用於描述量、頻率或百分比之間的相對關係


3. 討論趨勢:折線圖

- 以折線方式顯示數據的變化

- 可用來顯示在一段時間內的趨勢

 應用︰分析某類商品或是某幾類相關的商品隨時間變化的銷售

 

4. 時間控管:甘特圖

- 呈現一個任務的執行進度

- 使用廣泛的時間管理工具

應用︰任務排序、掌控專案進度與權責畫分

 

5. 制定順序:流程圖

- 說明順序或步驟

- 分析流程

應用︰組織分工、流程說明、規畫工作事項

 

6. 用於顯示散布的變化:泡泡圖(Bubble chart) 

- 利用座標軸整理資訊

 

7. 綜合評價某項產品效能:雷達圖

- 將所有層別項目同時表現於一圖上,容易發現多項目間的平衡性及平衡性不佳的狀況

應用︰產品競爭力分析、多面向評估考核

 

8. 具有關連性的圖解:樹狀圖

- 表達相互之間的關係

- 表達因果關係

應用︰依據事實進行分析,根據分析結果,提出因應的解決方案

 

 

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