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1支筆+1張紙 視覺化思考正當道 —簡單SQVID原則 輕鬆一畫就上手

1支筆+1張紙 視覺化思考正當道 —簡單SQVID原則 輕鬆一畫就上手

盧克蘇

個人成長

達志

2014-12-05 09:15

 現代人的工作內容愈來愈複雜,手上除了進行中的長期專案,可能還有日常行政庶務要處理,甚至還要先對未來的專案預作準備。這些工作多而龐雜,有些還很難處理,有時棘手問題可能卡著3、5天沒有進展,眼看主管就要來詢問進度,卻找不到解決方法。

工作上的問題林林總總,面對的不外乎是7個問題:

 

為什麼的問題(why):為什麼要做這個工作?有什麼特別的原因或理由?這樣做,對嗎?為什麼需要改變?如果需要改變,有什麼選擇?哪一個選擇比較好?

事的問題(what):這個工作的目的是什麼?該做些什麼?

人的問題(who):這個工作該由誰負責?每個人的職責是什麼?該由誰完成?

時間的問題(when):什麼時候開始做這個工作?何時該完成(某個目標)?哪一個時間點做這個工作最好?

地點的問題(where):該在哪裡做這個工作?往這裡對嗎?還是該換個方向?

方法的問題(how):用什麼方法做這份工作最好?會有什麼結果?換個方法會有什麼不一樣?結果會不會更好?

費用的問題(how much):要花多少預算來做這個工作?如果改變某個原料,預算會不會改變?如果找其他廠商來報價,費用會不會少一點?

 

很多人看到這5W2H的問題就一個頭兩個大,不知道該怎麼開始。這時你需要的是圖解力,也就是用畫圖來解決問題的能力,這可以說是21世紀不可或缺的關鍵能力。

 

把繁雜文字化成圖解 也是一種競爭力

 

為什麼說圖解力很重要?日本邏輯思考大師西村克己在《終極圖解力》提到,現代的資訊量龐雜,如果用文字表達除非很精簡,不然閱讀文字要花很多時間。但是圖解不同,「圖解是『關鍵字』思考,靠右腦理解……右腦有概觀、整合、直覺的能力,綜觀圖解,直覺理解作圖者想要表達的內容的能力。右腦會將左腦看到的關鍵字變成概念。」所以接收訊息的人,很快地能了解圖解內容,可以說是速度時代的重要溝通工具。

 

舉例來說,如果要執行一個市場調查的專案,必須先做前期調查、問卷調查,最後還要找專家來解讀問卷,這個專案可能要花3個月的時間才能完成,如果只是文字說明整個過程的工作內容,實在顯得繁雜,這時就可以利用簡單的甘特圖快速地讓大家一目瞭然。

 

市場調查專案的甘特圖

2015年1月

2015年2月

2015年3月

第1周

第2周

第3周

第4周

第5周

第6周

第7周

第8周

第9周

第10周

第11周

第12周

第13周

前期調查

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

尋找調查公司

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始問卷調查

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

找專家解讀問卷

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

製作專案報告

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

訓練視覺化思考 從4步驟開始著手

 

當然,一開始就要透過圖表來解決工作上的問題並不容易,不過,丹‧羅姆在暢銷書《餐巾紙的背後》中提供一套訓練圖解力的方法,就是視覺化思考(Visual Thinking)。羅姆提到:「所謂視覺化思考,是運用我們天賦的視力──臉上的眼睛加上心中的眼睛──來澄清模糊隱晦的觀念,以迅速直覺的途徑產生創意,以簡潔的方式加以呈現。」

 

這套視覺化思考有4個步驟:

 

1.     觀看:蒐集資訊,對情況進行大略的評估,再經由快速提出問題來過濾不需要的細節,得到初步資訊。例如觀看時,心中可以提問那是什麼?有多少呢?

2.     觀察:根據觀看得到的初步資訊,更進一步的琢磨,選擇出適當的資訊,並分門別類地找出模式,加以歸納。例如觀察時,心中可以提問重點順序是什麼?有沒有什麼規律?

3.     設想:運用觀察得來的資訊,閉上眼睛想像,有沒有和其他事物有所關連,並找出共通點。例如設想時,心中可以提問有沒有更好的方式把圖案重組,顯現更清楚?能不能做些調整突顯重點出來?

4.     展示:當找出模式,從設想中有了新發現之後,就可以用視覺架構來清楚呈現你的想法,傳達給其他人知道。例如展示時,心中可以提問把我的想法視覺化,有什麼最佳的方式?

 

舉一個例子來說明,假如你的公司想要進入化妝品市場,希望先透過產業分析找出一個值得推出的產品。這時,你的第1個動作就要蒐集化妝品市場的相關資訊,例如找出市場上的相關廠商,以及生產哪些化妝品,這個步驟就是觀看。

 

接著進入觀察步驟,市面上賣最好的化妝品是哪一類?是除皺霜、化妝水,還是香水?又是哪些廠商在這些商品賣得最好?

 

再來想想看,這些公司如何怎麼進入這個市場。可能推出眼影產品的廠商很多,但是卻沒有一家廠商獨大,其實是可以切入的市場,又或是公司有一個特別的原料,可以製造出比市面上防曬能力更強、不怕水沖的防曬乳液,透過設想,從中找出不一樣的新發現。

 

最後把研究結果用圖呈現出來。如果是要展示眼影市場沒有一家獨大的廠商,也許可以用圓餅圖表達各廠商的市占率。

 

 

 

眼影市場競爭情況

 

廠商A 15%  廠商B 12%  廠商C 10%  廠商D 8%  廠商E 7% 其他15家廠商 48%

 

如果直接跳過觀察步驟開始設想,你可能會因為生產香水的市場最大,不管香水市場已經趨近飽和,仍是想著切進香水市場是最好的選擇;結果執行時,卻遭遇到許多困難。如果連設想都沒設想,你可能會直接秀出香水、除皺霜、眼影市場的相關圖表,大家根本不知道你有什麼建議;就算有建議,背後也沒有實質的.資料可以證明這樣的建議是有效的。

 

建立SQVID圖像  讓想法用不同面向呈現

 

視覺化思考有4個步驟,不過,並不是一定要按照順序進行。有時進入觀察階段之後,會發現資訊不足,這時可能要回到觀看的階段,再篩選出夠多的資訊;同樣的道理,如果觀察階段歸納出的資訊不夠,可能會很難設想,這時也要退回觀看階段。

 

另外,在展示你的想法給其他人之後,其他人也可以開始進行視覺化的思考過程,看著你展示的圖,透過4個步驟得出新的結論,這時就會形成一個持續循環的迴圈,你的團隊就更容易解決問題。

 

你可以強化這4個步驟的執行效果,像是在觀看與觀察的部分,可以針對5W2H的問題來蒐集資訊,如同上述的例子,可以觀察有多少種類的化妝品(how much/how many),為什麼(Why)A廠商的市占率特別高?或是哪個時間(When)B廠商第一個推出BB霜,引發市場潮流等等。

 

至於在設想步驟可以使用SQVID這5個面向,分別畫出圖形:

1.     S簡單(Simple) 相對於精細(Elaborate)

2.     Q品質(Quality) 相對於數量 (Quantity)

3.     V想法(Vision) 相對於做法 (Execution)

4.     I個別(Individual attributes) 相對於比較 (Comparison)

5.     D 變化(Delta)相對於現狀 (Statue quo)

 

同樣以上述進入化妝品市場為例,在簡單這個項目,可能可以畫一個眼影,表示可以進入眼影市場;精細的項目,可能可以再多畫一個年輕女性,表示這個產品要瞄準20~30歲的女性;品質的項目,可能可以畫這個眼影產品使用的是天然原;數量的項目,可能可以畫出預期可以賣出多少的產品……以此類推,你可以用1張紙上畫下這5個面向的圖,讓自己設想不同的情況。

 

我的SQVID主題

 

簡單 精細  品質 數量 想法 做法 個別 比較  變化 現狀

 

資料來源︰《餐巾紙的背後》

 

最後,進入展示階段則要選擇適當的圖表,例如為什麼的問題(Why)通常會用多重變數圖表示、事(what)和人的問題(who)則用線條圖、時間的問題(When)會用時程圖、地點的問題(Where)用區域圖、方法的問題(how)用流程圖、費用的問題(how much)則會用柱狀圖。

 

任何問題都可以用圖畫解決,現在就趕快拿起紙跟筆,運用視覺化思考來掌握問題的關鍵,解決工作上的難題。

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