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準備一堆資料 卻不知從何表達起—學會「金字塔」 內容傳達也UP!

準備一堆資料  卻不知從何表達起—學會「金字塔」  內容傳達也UP!

楊萱霈

職場

達志

2015-08-14 15:46

表達想要更具邏輯力,圖解是個好方法。其中運用金字塔架構傳達內容、安排說話順序,具有提升邏輯力與說服力的功效。日本趨勢大師大前研一便非常推崇金字塔式的思考與論述方法。

對此,圖解專家王友龍也深有同感,他多年推廣圖解思考,著有多本專書,他認為運用圖解具有提升表達力、溝通力與說服力等功效。其中,金字塔式的圖解表達,一方面具有視覺上的快速溝通效果;另一方面,還可協助立即檢視資訊內容是否有誤或遺漏。

 

從另一角度來看,倒金字塔式的說話方式可提升說服力。日本企管專家山口明雄在著作《結論說得漂亮,說服力100%》書中便指出,倒金字塔式的說話方式就是先講結論,並且由大事到小事,按照事情的重要性陳述。如此,不僅可以讓文章更淺顯易懂,也不易造成誤解。

 

倒金字塔式說話方式

資料來源:《結論說得漂亮,說服力100%》

 

由上往下,由下往上,各具意義

 

根據用途不同,王友龍將金字塔式圖解表達分為由上(第一層)往下(第三層)走,與由下(第三層)往上(第一層)走兩種型式。

 

第一,由上往下走:這是常見的簡報形式。使用方法是先在金字塔第一層寫出簡報結論;第二層則在闡述產生結論的證據,譬如市場背景或相關數據;第三層是演說者搜集來的原始資料。先講結論,再講理由,可以協助聽者更容易進入講者的表達邏輯。

 

第二,由下往上走:主要具有分類或歸納等功用。使用方法是先從最原始搜集來的資料展開論述;往上走到第二層,導出一項新標題,也就是次分類;新標題之間再彼此合併,然後往上走到第一層,論述報告的核心思想。如此,不僅可協助導出結論,還可以協助將海量資料整理出清楚的架構。

 

不管使用哪種方法,王友龍都提醒,金字塔每層之間要具備「MECE」(Mutually Exclusive Collectively Exhaustiv)原則,就是彼此獨立、不遺漏,「由於金字塔圖解具有層級的概念,三層之間仍要有差異性。」

 

麥肯錫的金字塔文章結構

 

金字塔式文章結構的盛行,主要來自全球知名企業戰略顧問麥肯錫(Mckinsey & Company)的推廣。麥肯錫為了讓內部顧問撰寫企業研究報告時,更具邏輯力與說服力,並且統一格式,進而發展出備受推崇的麥肯錫式金字塔文章架構,至今發展幾10年,影響全球。

 

何謂麥肯錫式金字塔文章寫作架構?日本知名企管專家高杉尚孝在著作《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》中有深入探討。首先,高杉尚孝談到,訊息是寫文章、製作文書的必要零件,寫作人要先懂得辨識訊息種類,文章撰寫才不會毫無層次,這也是訓練邏輯表達力的基礎。

 

整體而言,高杉尚孝認為訊息可分為記述、評價、規範等3種,幾乎所有商業文書都由這3種訊息組合而成。譬如:

 

- 這個市場規模是5億人口。→記述訊息

- 這個市場非常具有開發潛力。→評價訊息

- 這個團隊必定會盡全力提供更好的產品,開發這個市場。→規範訊息

 

文章架構分為3層已足夠

 

懂得辨識訊息種類後,再架構,並撰寫想表達的內容會更具邏輯力。麥肯錫式金字塔文章亦有3層,除非是訊息很多、範圍極大的文章,否則文章架構分為3層就已經足夠;分成更多層反而會打亂邏輯,失去焦點。

 

第一步,把最想傳達的「主要訊息」放在金字塔的最上層,譬如製作提案書,團隊最終得出的提案訊息,就是應該放在最上層的主要訊息。緊接著第二層則是其他想傳達的「關鍵訊息」,譬如提案中的背景、優點、風險、實施體制等。再往下的第三層就是次要訊息。

 

麥肯錫式金字塔文章架構:

資料來源:《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》

 

架構訊息後,檢視結論與證據間是否有關

 

架構訊息之後,「So What?-這是什麼?」與「Why So?-為什麼會這樣?」在金字塔架構中也值得留意,主要用來檢視結論與證據之間是否有因果關係,才能確認這個結論是否真由這些證據所導出。大前研一也曾提醒,看到問題後直覺得出的想法,只是假設而非結論,不要把假設和結論混為一談。

 

還不知如何表達才能提升邏輯力,並讓自己辛苦搜集來的資料更顯價值,學習倒金字塔式的說話順序,與麥肯錫式的文章架構方法,相信必能協助所有表達者贏得觀眾與聽眾的目光。

 

5步驟使用金字塔結構

 

除了MECE,使用金字塔結構要注意哪些原則?大前研一在著作《思考的技術》中整理出使用方法供參考:

 

- 分析、檢討搜集而來的資料,將導出的結論或主張列成一張表。

- 把列表上的結論或主張,根據主題的相似性做分類。

- 將同一類別的結論或主張按照順序區分。

- 檢視同一層的結論或主張,從中導出結論或主張,放在前一段的論述。

- 重覆以上的方法,直到所有結論或主張都出現在金字塔。

 

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