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「從三種角度來蒐集情報」讓資料萬無一失

「從三種角度來蒐集情報」讓資料萬無一失

下地寬也

職場

PEXELS

2018-10-16 17:20

提案一次過關的人,基本上都不會在會議上被問倒,這是因為他們在製作提案的時候,就掌握了三種角度的關係。

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愈是不擅長製作資料的人,在會議上被問到「意想不到的問題」時愈容易手足無措。被問到從出乎自己預料之外的觀點切入的問題,會冷不防陷入停止思考的狀態。我看過許多這種畫面。但這其實是因為他們沒有掌握好製作提案資料的三種角度。

對提案高手來說,所有的狀況都在掌握之中,沒有「意想不到的問題」。那麼,他們掌握了哪三種角度,讓自己在會議上能夠泰然自若的面對問題呢?

所謂的三種角度是「對方的角度」「自己的角度」「數字的角度」。只要製作資料時能掌握這三種角度,任何人都能做出無懈可擊的資料。

所謂「對方的角度」是指「對方在做決策時重視的是什麼」。舉例來說,倘若對方做決策時重視的是「要花多少維護費用」及「具體上可以得到多大的效果」這兩點,只要少了這兩點,無論資料做得再怎麼詳盡,肯定也會被打回票。

提案一次過關的人,想必是在這個前提下,製作出讓對方心服口服的資料,所以決策者才能放心的交付主任,因為「這個人有考慮到我在意的地方」。

所謂「自己的角度」則是「確實把自己的意見放進提案裡」。很多人在製作提案資料的時候,傾向於提出好幾個解決方案的選項,讓決策者自行挑選。做決定的人確實是決策者沒錯,但是這麼一來,決策者也不知道該怎麼判斷才好了。

提案一次過關的人,不會把判斷丟給決策者,而是確實擁有自己的意見。會在提案中表達:「這是我推薦的解決方案」。決策者也會因此覺得「這個人確實有自己的想法,交

給這個人決定吧」。

所謂「數字的角度」,則是「提出具體方案」。舉例來說,資料裡經常會出現「提升業績」「改善問題」「削減成本」的字眼,但是就算這麼說,因為數字不夠明確,決策者也不知該如何判斷「具體上會產生什麼改變」。

由於提出的是接下來要實施的方案,因此沒有人能保證是否能順利進行。儘管如此,提案一次過關的人,都會事先進行滴水不漏的試算,製作出有數字佐證的資料。

舉例來說:「雖然必須先投入300 萬日圓左右的資金,但只要換成這組生產線,一年就能降低120 萬日圓左右的成本,預計三年左右就能回本」—像這樣「讓數字說話」,一口氣提高資料的說服力。

不善於製作資料的人很容易陷入「利用現有的情報能做出什麼提案」的迷思。提案一次過關的人,則是以「要具備什麼樣的情報才能讓提案資料通過」作為出發點。

提案神人的簡報技術

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