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工作能力好的人,電腦桌面長這樣

工作能力好的人,電腦桌面長這樣

坂戶健司

個人成長

PEXELS

2018-11-22 17:59

別留太多檔案在電腦桌面,創造高效率工作環境。

現在科技進步,電腦是人人必備的工作利器。電腦桌面跟辦公桌面一樣,若沒有好好整理,將會影響到工作效率。

日本工作整理達人,提出整理電腦桌面的方式:

電腦桌面也要保持整潔

乾淨整潔、必要的物品都隨手可得,諸如此類機能性的概念,也應該套用在電腦桌面上。電腦桌面若是散亂,讓人搞不清楚檔案和資料夾在哪個位置,就不可能有效率的工作。

電腦桌面上留太多檔案,其實就跟把文件都堆在辦公桌上沒什麼兩樣。若無法找到必要的檔案,必須要一個一個打開資料夾或檔案來確定,就會浪費許多時間。

並且,電腦桌面上放置許多檔案和資料夾,啟動與處理速度也會相對較慢。電腦桌面是你的﹁另一個桌面﹂,為了不要造成浪費時間以及避免作業上的失誤,檔案也該盡可能減少。

 

善用資料夾統整檔案

為了能夠把桌面整理乾淨,請務必善用資料夾功能來統整檔案。

雖然分類方式有非常多種,但是依照企畫別來分類是最容易看懂,也最能在需要的時候找到資料。按照不同客戶做區別也是一種方式。

雖然應用程式的捷徑功能相當方便,但是和真實桌面相同,電腦桌面上放的只能是最常使用的應用程式。使用頻率高的程式可以稍微和其他程式分開擺放。

不常使用的則可以放在開始列,或是刪掉。

 

替檔案命名的方式

檔案的標題必須要明確好懂。如果用﹁○○企畫書﹂取代﹁企畫一﹂,就可以讓檔案內容一目瞭然,也便於之後尋找檔案。還可以在檔案標題打上建檔日期,有助於檢索效率的提升。

如果有相關的紙本文件或資料,可以用同一個主題為電腦裡的資料夾命名,建立資料間的連結性會相當有幫助。

 

重點

同一個企畫的檔案放在相同資料夾裡,並且每個月整理一次。

 

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