在今天看見明天

關鍵五步驟,讓你在繁重的工作中泰然處之

樊登

個人成長

PEXEL

2019-01-29 17:28

在當今這個節奏快、壓力大的生活環境中,管理時間、提升效率是每個人都在思考和探索的事情。時間對於每個人都是公平的,有的人終日忙忙忙碌碌,卻無成效;有的人井井有條,即使工作繁重也氣定神閒,並且還能取得不錯的成績。

為什麼有的人效率高,而有的人效率低呢? 史蒂芬.柯維(Stephen Covey)曾提出四象限法則的時間管理理論,用重要和緊急兩個維度把事情分為四類:重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。他告誡我們,要少做不重要也不緊急的事,優先做重要不緊急的事,給重要且緊急的事情留出足夠的時間,這樣才有可能讓重要而緊急的事逐漸減少。

 

這個時間管理理論被廣泛認同,但在長期的實踐過程中,並不總是奏效。《搞定》(GettingThings Done)這本書提供了一種操作性更強的時間管理方法,由其英文書名首字母組合而成的GTD也成了一個時間管理的專有名詞,代表作者大衛.艾倫(David Allen)式目標+時間管理法。

 

這種方法可以讓你達到自己想像中的最佳狀態:雖然每天事務纏身,卻仍然能夠頭腦清醒,輕鬆自如地控制和處理一切。

 

適度反應

 

《搞定》的作者在二十多年的教育訓練生涯當中,發現了一個極為普遍的情況:由於人們對自己做出的承諾,或者承擔的義務管理不當,他們承受著重重的壓力和折磨,如果能夠學會對生活中懸而未決的問題加以控制,就可以有效地緩解壓力。

 

所謂懸而未決的事,就是那些能夠經常喚醒你模糊記憶的事情。其實困擾我們的不是這件事情本身,而是未完成的事情給你帶來的無形壓力。你總要在心裡分出一部分精力惦記著那件事,這會導致眼下所做的事效果失真。

 

一般觀點認為,最恰當的做事方式是首先確定個人或者公司的總體目標,然後定義工作的主要目標,最後把焦點集中到實施細節上。但是多年的觀察經驗告訴我們:自下而上的方法其實更具實用價值,也就是從你當前任務的最底層入手。

 

五步驟高效管理時間

 

準備階段:觸發扳機

在進入工作狀態之前需要做些準備工作,比如為自己安排一張舒服的桌子,周圍放一些自己喜歡的書,或者一台筆記型電腦。為自己營造一個愉悅舒適的氛圍,然後為自己設置一個觸發扳機,這個行動觸發扳機有什麼好處呢? 比如,這張桌子的布置風格環境都是我喜歡的,我坐在這裡就可以安心地寫作,或者安心地打字,專心地畫畫,做什麼都可以。

 

•收集資料:引起我們注意的事物和資訊

收集資料是指收集一切引起我們注意的事物和資訊,無論大小輕重緩急。收集的資料包括兩個方面:一是外在的資料收集工作,二是內在的資料收集工作。

 

外在的資料收集工作包括你周圍的環境,從你的辦公桌開始,擴展到你的抽屜、櫃子等,這些地方要保持清爽乾淨,不要有冗餘的堆積,龐雜的東西會形成干擾。

 

內在的資料收集是指搜索那些仍然儲存在你腦海當中的事情。有的人認為時間管理就是管理工作上的事情,比如要跟張總見面、要跟小劉談一談,簽個合約……雖然有很多事情要做,但不代表效率高。他很可能因為兒子在學校打架、老婆要求添置新家具等家長里短的事情而心煩意亂,無法高效完成工作上的事。

 

其實這種想法是有偏差的,教養孩子、關心另一半、照顧父母、幫助朋友,等等,這些都是人生的一部分,你為人生中重要的事情煩心,本身就是不對的。事實上,處理這些事情的時間可能沒有你想的那麼多,但是一直拖著不處理,就會造成你和他人情緒上的變化,導致你對這些事變得更加敏感,因此,這種工作之外的資料也需要收集起來。

 

•處理階段:清空工作籃

處理階段的任務就是清空工作籃,在這個階段,你需要對所有收集的資訊進行處理。徹底清空你的工作籃,這並不意味著完成你收集到的所有工作,因為你所收集的工作未必都要由你來完成,但是你必須處理它們。

 

•組織整理:建立好清單

從組織整理的角度來看,需要跟蹤和管理的事情,大衛.艾倫分成七類:專案清單、專案的輔助資料、記錄在行事曆中的行動和資訊、下一步的行動清單、等待清單、參考資料和將來、也許清單。

 

管理一個團隊或一個組織,並希望這個組織能夠同步往前推動,比管理一個工作籃要複雜得多,你需要有七類時間,並且將這七類時間分門別類地管好,才能看到整個團隊在不斷地向前推動。

 

•執行階段:立刻行動

當一件事情即將被付諸行動時,其實你就已經完成了大量選擇方案的篩選,也有了基本的方向。但請不要急於行動,可以留出一些時間做腦力激盪,它會有助於你做出最終的決策。這個暫緩的行動非常必要。

 

這五個步驟是我們處理問題的基本過程,在套用這些方法來管理生活的時候,我們需要養成收集的好習慣,比如帶一個小本子,把重要的事情記在本子上。

 

一個好習慣的養成是處理一件複雜事情的基礎。

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