在今天看見明天

打開你的行事曆吧!成功人生的關鍵:每周一的中午前

Be A Giver/游舒帆

個人成長

達志

2019-02-12 17:23

真要做好時間管理,你必須將每週的行事曆當成一個專案來管理,每週一個迭代(iteration),週一開始,週五結束,每週一應該要能排除該週所有的工作項目,並做好當週的變更管理工作,每週都要交付出明確的價值,同時當週所做的事情應該是手上工作價值最高的那幾件事。



這個要求看起來理所當然,但我需要各位先思考兩個問題:

1. 每週一的一大早,這個禮拜的所有工作是否都已經確認下來了?做什麼事、花多少時間、安排在星期幾、跟誰討論,以及每件工作最後要交出什麼成果來,這些是否都已經搞清楚了?

2. 這些事,是否都是相對有價值的工作?如果沒有價值,為何會安排在這個禮拜進行?如果不做這些,應該先做那些事呢?

當你攤開你的行事曆,你可能會發現裡頭充斥著太多行政庶務,這些事你說不出它的價值,但不做似乎也不行;有些事還沒敲好討論的時間,但deadline已經壓在那了;有些時間是空的,沒排事情,到時候看什麼緊急做什麼吧;老闆隨時都會交辦事情下來,有計畫跟沒計畫一樣…

漫無目的的工作,才不是常態

或許你以為這是常態,但可曾想過你時間管裡做的這麼差的根本原因,可能就是因為你認為這是常態。

過往我曾跟一些人溝通過這個觀念,有時我們光是溝通上面兩個問題就花了數個小時,原因有二:

第一,多數人都不是以這種模式在思考每週的工作,多數人的時間都是「被安排」,如果沒有人為他安排工作,自己也不知應該做哪些事,很少主動去確認工作,更少主動安排工作,總認為時間到了自然會有事做;

第二,很少思考每項工作的價值,就是日復一日的重複著手邊的工作,相信有做事總是會有價值的,卻也不曾懷疑這樣做有什麼問題。

為什麼你不覺得這樣很可怕?

我有時會這樣問他們,有些人不覺得怎樣,有些人則在我點出這問題時恍然大悟,告訴我:「在工作上,我一直感受不到自己的價值與成長,心裡很慌,但卻找不出原因,或許就是這種日復一日,被安排好的而沒自我的工作模式所導致。」

檢視每件工作的價值

我曾在一次企業的主管培訓中請主管們打開自己的行事曆,我針對行事曆上某個例行性工作提出了三個疑問:「為什麼要做這件事?」、「不做會怎麼樣?」、「非得你來做嗎?」,現場我希望他回答這三個問題,但他覺得我這幾個問題很奇怪,不過他還是如實的回答我了。

這是一個每週定期巡視某個廠房的工作,關鍵點是要確認工廠的儀器沒有損毀或受到破壞,發生的機率不高,大概幾個月發生一次,但還是會發生,若儀器有問題則工人們便無法正常使用,會造成工人們的不便利。

聽完後,我建議他將巡視的工作交給現場表現較好的工人,並給予一些津貼做為鼓勵,一來工人就在現場,他發現問題的時間肯定比你及時,通報的效率比較好;二來讓工人自己來搞定這件事,你每週便可釋出2個小時的時間,把時間投入在更有價值的事情上。

其實這個巡視工作的價值非常低,因為發生頻率低,而且即使發生了影響性也不大,但卻要佔用你每週兩小時的時間,更可怕的是,你竟然不覺得這有什麼問題。

當我們用相同的標準去看日常的例行工作時,你很快就會發現,每週工作中,真正稱得上高價值的事少之又少,絕大多數都是例行庶務,就是這樣做著做著,但又說不上來是否真能創造價值,而少部分來自老闆或其他部門的插單大多也是緊急而不重要的救火工作。

你要設法讓自己從這些無價值的工作中抽身,除了移轉給別人做之外,你更應該找尋價值更高的工作,當你的行事曆上排滿了高價值的工作,老闆或同事要插單時你自然可以名正言順的告訴他們:「請排隊」。反之,當你手上的工作可以隨時被中止而去做其他插單時,這意味著,你手上的工作價值非常低,這是一個非常重要的警惕。

這個盤點是一個契機,可能有點殘酷,但卻非常真實的反應出自己工作的價值,我建議大家一定要好好地做一次。

永遠不要忘記「時間在哪,成就就在哪」,你不花時間的那些事,想進步?門都沒有。

七個步驟,做好每週的自我迭代

如果看完上面的內容你有了改變的動力,我建議你開始按以下步驟妥善的安排好你每週的工作,以一週一個迭代的方式面對你的週行程,讓自己一週比一週進步,在半年後看到一個全新的自己。

第一,盤點一下手上的工作,針對每項工作都問自己這三個問題:
1.在這個工作中,你是否有學到東西;
2.這個工作是否對你的工作成果有幫助;
3.這個工作是否與你的個人目標一致。

第二,設定個人目標(推薦閱讀:目標管理5步驟,教你做好年度目標設定)
從人際、生活紀律、生理、心理、財務、能力、工作成就、興趣等八個面向整理出最重要的目標。

第三,將個人目標與目前手邊的工作結合
如果個人目標與工作目標是脫鉤的,意味著你在兩者間必須做取捨,若你能巧妙的將兩者結合,做一件事得兩個結果,那你會省力許多。

第四,排妥每週的週行程(推薦閱讀:關於時間管理,我的五大訣竅)
工作期間仍已完成工作任務為主,因此週一到週五0900–1800這段時間仍以工作為重,其他時間盡可能安排與個人目標有關的事項。

第五,有意識地去梳理週行程
堅持每件事都要有價值,而非為做而做,並確保自己總是在做最有價值的那些事,對於那些沒有價值的事,想辦法排除或移轉,作法上可以參考前面我處理例行性會議的方法,以及我協助工廠主管排除例行巡視工作的方法。

第六,拒絕無價值的工作
如果一件事經過判斷價值並不高,你應該拒絕,若你因為人情的關係不好意思拒絕,那比例也不宜太高,如果你的工作時間都拿來還人情,那誰來還你人情呢?不好意思拒絕將會是你最大的問題。

如果要把日常工作當成專案管,那就非得學著做好變更管理這件事,當你的週行程排好後,你要盡可能的確保行程按著計劃執行,不能隨便讓他人插單,除非插進來的這件事價值更高,否則不該隨意更動原先的計畫。

而說服老闆不可隨意插單的關鍵便是你手上有另一件更重要的事正在執行,所以當週行程中放的都是相對重要,有價值的工作時,要插單便不是那麼容易的事。

第七,每週五下班前復盤一下這週的執行狀況
並確認好下週的行程,一週一個迭代,有計畫地去展開每一週的工作,每季一個大目標,每週一個小目標,確保自己在正確的軌道上前行。

 

 

延伸閱讀

「能力不足以往上爬」認清職場現實,他靠「被動收入」賺到另一種人生

2019-01-21

資歷不是重點!為什麼有人工作10年不如2年?差別在這裡

2019-01-14

對不起,你越合群,混的越差

2019-01-07

馬雲為什麼開除業績最好的2名員工?帶人難,是因為你「沒有原則」

2019-01-03

懶惰、孤僻、夜貓子...智商高的人有這7種特徵

2018-12-24

編輯推薦