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將表格變行事曆 聰明人都這樣做

陳正昇

個人成長

今周刊

原來Google可以這樣用

2019-09-04 18:00

【今書坊】「原來Google可以這樣用」,但你隨身帶著筆電、智慧型手機辦公時,不管在工作、生活上有這樣用嗎?

 

試算表輔助功能多 行程語法自己選

所幸Google日曆不只有網頁版的便利性,甚至還可以結合Google試算表的功能,幾個簡單的步驟就可以一次搞定數十甚至數百個行程的輸入。常常需要自己手動來輸入大量行程的你,一定要試試看。原理其實很簡單,在

 

Google試算表輸入完需要的資料後,將它匯出成一個CSV檔案。這份帶有行程紀錄的CSV檔直接匯入Google日曆裡,其他所有細節都會自動化完成。

 

首先,開啟電腦裡的Chrome瀏覽器,進入Google試算表的主頁,點擊右下角的彩色+號「建立新試算表」,建立一個全新的試算表檔案。

 

接著,第一橫列務必要輸入「Subject」和「Start Date」,這是最低的必要條件。這2個欄位分別代表Google日曆裡的「標題」和「開始日期」。其他7個欄位可以自己決定是否要使用,如果不需要的話可以不用特地加入。每個欄位的詳細說明可以參考下列表格語法說明。

 

筆者建議「Sta rt Date」欄位裡的試算格都套用內建格式。點擊該欄位後選取所有資料,接著至上排的工具列表裡點擊「格式」→「數值」→「日期」就可以完成統一格式化。這個建議也適合套用在「E n d Date」欄位。

 

 

與前一步驟的建議類似,但「Start Time」和「End Time」則是另外套用內建的時間格式。點擊該欄位後選取所有資料,接著至上排的工具列表裡點擊「格式」→「數值」→「時間」即可。

 

使用Google試算表的好處,就是可以透過眾多的輔助功能,大幅提高資料輸入的效率。例如常用的遞增就可以直接套用在日期欄位,一次就可以拉出大量的遞增值。此外,並不是每個試算格都需要輸入數值,可以視情況留白。

 

從Google日曆 匯入CSV檔案

輸入完畢後,至上排的工具列表裡點擊「檔案」→「下載格式」→「逗號分隔值檔案(CSV)」,將所有資料匯出成一份CSV檔案。

 

 

將網頁轉向Google日曆。進入Google日曆的主頁後,點擊「其他日曆」旁邊的「+」符號,接著點擊「匯入」。

 

接著點擊「選擇電腦中的檔案」,選取剛才匯出的CSV檔案,接著在「新增至日曆」裡選擇你想指定匯入的日曆,最後點擊「匯入」。之後畫面會顯示成功匯入的活動數量。點擊「確定」後,接著點擊左上角的「←」返回主頁面。

 

再來進行最後驗證,查看剛剛輸入的資料是否成功。

 

 

 

 

本文摘自今周特刊原來Google可以這樣用

 

 

 

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