在今天看見明天

每天早上先決定三項當天需要完成的「首要任務」

李奧.巴伯塔

個人成長

少才是力量

2019-11-06 16:56

如果你的排程很靈活,你怎麼知道某一時刻該做什麼事?
答案就是,弄清任務的優先次序。

簡單來說,你每天早上第一件事就是決定當天要做什麼任務。

列一份「簡短清單」,寫下你最想完成的三件事,也就是你的三項「首要任務」。

你可以再列一份清單,寫下你想批次處理的小任務(留到當天晚些時候再做)。

當然,你當天應該重點關注寫著三項「首要任務」的清單,讓這份清單,而不是排程,掌控你一天的生活。

 

弄清優先次序之後,接下來最關鍵的就是專注。

我強烈建議你一次只專注於一件事。為了完成清單上的三項「首要任務」,你需要依次把全部精力投入每一項任務,做完一項再做下一項。對於喜歡同時處理多項任務的人來說,這是一個巨大的改變。這麼做不但更有效率,也更輕鬆。

 

如果你喜歡在多項任務之間來回切換,可能得花一點時間才能習慣一次只做一項任務。不過沒關係,如果你發現自己分心了,只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅持下去,你很快就能輕鬆地解決「首要任務」了。

 

做手頭的工作時,你可能會想到接下來要做的事,可能會有同事來請你幫忙,也可能腦子裡會蹦出新點子。千萬不要讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進來的任務或想法記下來,等到晚些時候再處理,而不是當時就切換思維。你可以寫在紙上、筆記本上或電腦文檔裡(具體看你把三項「首要任務」寫在了什麼地方),然後繼續做手頭的工作。完成手頭的工作後,再去翻一翻任務清單,看看你接下來該做什麼。

 

刪減任務,只關注投入產出比高的任務

你的任務越少,就越不需要費神安排先後次序。如果只關注投入產出比最高的任務,你就會更輕鬆,也更高效。你只需要用到最簡單的工具,壓力自然會減少。我認為,這就是成功的關鍵。

 

其實,任務管理和其他組織管理沒什麼不同。我的理念是,在做安排之前先刪減任務。如果你眼前只有三件任務,而不是二十件任務,就根本不需要去安排。從時間管理的角度來看,你應該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務,轉交他人,也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專注於簡化、減少和刪除,專注於最重要的東西,剩下來的事情就很簡單了。

 

批次處理任務

除了三項「首要任務」,你每天還有一些小任務需要完成。關鍵在於:

1.小任務的優先順序不能高於「首要任務」;盡可能地批量搞定,節省時間。電腦程式師稱這一招為「批次處理」,也就是把相似的任務攢起來,一口氣搞定。這麼做能省下在任務之間切換的時間,避免一會兒做重要任務,一下子打電話、發郵件、開項目會議,一會兒又去打電話。你只需要先把重要的任務做完,然後一口氣把電話打完,再一口氣把郵件發完。減少切換,就減少了複雜性、節省了時間、簡化了排程。

 

2.把這種「批次任務」寫在待辦事項清單上,就寫在三項「首要任務」下方。你可以給這種任務分分類(比如電話、電子郵件等),也可以只列一份「批次任務」清單。我強烈建議你晚些時候再處理這些任務,而不是每天一大早就做。一天之計在於晨,把早晨最好的時光留給「首要任務」,先把它們做完,然後再集中精力,儘量一口氣搞定其他任務。

 

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