在今天看見明天

告別會議鬼打牆,6版型終結會議馬拉松

張小燕

個人成長

今周刊

效率快狠準的極簡工作術

2020-03-03 16:09

一個聰明的工作者,應該善於找到問題和最重要的工作,並且優先完成它們。還要鼓勵打破既有流程,避免過度依賴「經驗法則」反而不知變通。這是《今周刊》出版「極簡工作術」特刊傳授最關鍵的重點。

對許多上班族來說, 有事固然要開會, 平日例行的週會、月會,再加上跨部門會議也不少,「開會」真的有幫助嗎?「會而不議、議而不決、決而不行」的情形屢見不鮮,如何才能讓會議討論快速、有效地進行?

 

「會議之所以無效,是因為沒有預防跟規範,加上主席不懂得如何引導會議進行,更讓情況雪上加霜;如果能針對會議10大通病進行管理,就能讓會開得又快又好。」前HP資深副總經理、現為太毅國際顧問公司首席顧問暨講師陳國欽指出,通常開會沒效率有幾個原因:不知要開什麼會、沒有準備、有人不到、一言堂、各持己見、偏離主題、會而不議、議而不決、決而不行、行而不追等,如果以會議過程來分,則涵蓋了會議前、中、後,因此要提升會議效能,就必須對症下藥,才能避免浪費時間及發揮會議效果。

 

Profile 陳國欽

現職:太毅國際顧問公司首席顧問暨講師
經歷: 前HP資深副總經理、HP亞太區最佳經理人首獎
著作:《一學就會!職場即戰力》、《職場五力成功方程式》等書

 

 

 會議前 指派授權、發布大綱,做足準備開會不拖拉

一般來說,會議主席是主導整個會議進行的核心,可能是主管本身、專案負責人、員工輪流或會議發起者,問題是,被指派負責的人不一定有權力,而比較像是打雜的。陳國欽強調,「要讓會議順利進行,就必須賦予主席權力與責任,這是有效會議的根本;一旦主席被授權,甚至可以指揮主管出席會議,當然在口氣上是『下對上』,但在會議的職責上是『上對下』,這是很多公司沒辦法做到的。」

 

而主席的職責之一,是在開會前應先發布大綱,讓所有參加會議的人清楚了解「5W1H」,包括會議目的(Why)、參與者(Who)、討論內容與準備事項(What)、時間(When)、地點(Where)及進行方式(How),突破「不知為何開會、沒有準備」的盲點,舉例如下:

  • Why: 如何讓通路成長超過10%
  • Who: 業務部與行銷部所有同仁
  • What: 通路成長討論(現況、問題、原因、對策、目標)及通路進貨達成狀況
  • When:2月5日(三)上午10:00-11:30
  • Where:大會議室
  • How: 待辦事項檢核10分鐘;通路績效報告20分鐘;通路成長討論60分鐘

 

 

【圖1】根據會議類型,套用6種版型

 

【圖2】用心智圖法快速搞定討論型會議

 

 

 會議中 善用「會議6版型」,讓會議進行更有效率

會議中經常會有各持己見、偏離主題、會而不議等情形,陳國欽的做法是,針對不同的會議類型,將會議事項先行模組化(如圖1)。舉例來說,會議目的是第一季問題的彙整跟決議,每個人的報告內容就須涵蓋現況、問題、對策及目標(單向•解決型會議版型);如果需要大家一起集思廣益討論解決方案,則須加入原因(討論•問題型會議版型),找出真正問題所在,尋求對策與共識。

 

陳國欽指出,會議可分為單向型與討論型,前者即是單向對主管報告,一般報告不外乎是現況問題與解決、工作計畫、營業及績效報告,可運用「會議6版型」中的解決型、企畫型、報告型或自行修改成自己部門的版型,將報告版型統一規範,有利於員工準備,主管也能快速吸收並做出最佳決策。後者即是團隊討論會議,內容包括問題分析與解決、創新發想與決策、活動事件討論,通常最容易發生鬼打牆的情況就是討論型會議,尤其牽涉到跨部門溝通時,因立場不同難免會意見相左,這時可透過問題型、創新型、事件型會議版型建立共識。

 

有了版型,如果能再運用心智圖法展開,所有問題或討論事項就能一目了然。以事件型會議為例(如圖2),假設主題是員工旅遊,首先要確認舉辦活動的目的(Why),可透過大家舉手表決或由老闆決定;目的決定之後,再開始啟動連結Who(參加者)、Where(地點)、When(時間)、What(準備事物)、How(如何進行),一旦做出決議,其他意見也應該被保留,表示重視每個人的發言;最後才是費用(How much)的總結。值得注會議後,目的改變了,之後所有的連結當然也會跟著改變,心智圖上的所有訊息就能發揮相關的連結作用。

 

 會議後 會議摘要、執行計畫,持續追蹤如期達標

會議後,一定要有會議紀錄,會議紀錄可分為3個部分:發布大綱、會議摘要、執行計畫。會議6版型的會議紀錄都要有發布大綱(將開會前的5W1H再重複告知)和會議摘要,會議摘要一般是開會決議或待辦事項,而如果是問題型或創新型會議,就會有執行計畫。

 

以創新型會議為例(如圖3),會議主題為「如何成為幸福企業」,進行方式可透過腦力激盪,腦力激盪最常用的是K J法,使用便利貼先收集意見(如固定旅遊、彈性上班、注重健康),然後進行分類(如福利、工時、訓練),分類後可再繼續發想,也就是「先收集、分類,再展開」;之後再根據對策的重要性與可行性做出排序,當同等重要且可行時,再按急迫性或效益性來決定執行的先後順序。陳國欽強調,「會議最怕『議而不決』,要『決』就要將對策排序,再把對策變成Action plan(執行計畫),要執行就得指派負責人、訂出目標、日期及進度,下一次開會只針對Action plan檢查進度跟效度是否達成目標即可,避免討論過於發散。」

 

【圖3】將對策變成執行計畫

擬定執行計畫,持續追蹤

 

掌握會議進行技巧

形成決議、建立共識

整個過程前中後,包括開會前的大綱、會議中的版型與運作流程, 到會議後的會議摘要, 都是在做預防跟規範,再搭配一些會議進行技巧:一開場,主席要先把會議大綱和開會守則講清楚,接下來引導會議版型的進行, 鼓勵有建設性的發言,管理負面發言,同時經過民主表決並形成決議,建立團隊共識。一旦建立好的會議文化,就能讓會議進行得更快速有效,告別無效的鬼打牆會議,大幅提升團隊戰力。

 

 

 

本文摘自今周特刊《效率快狠準的極簡工作術》

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