在今天看見明天

4步驟把外部窗口的「可是」變「沒問題」

莊安華

個人成長

今周刊

效率快狠準的極簡工作術

2020-03-10 17:58

與其花時間煩惱如何擬定規畫,把最多的工作塞進有限的時間表裡,還不如徹底檢討、修正你的工作習慣或方式,減少時間的浪費。同時一件事情若3步可以達成,就不要花了10步。
願我們在工作上都能把複雜變簡單,都可以找到屬於我們自己的光芒。

面對激烈變化、嚴峻挑戰的市場環境,現代企業無法以獨行俠的姿態,單打獨鬥,必須與供應商、客戶及第三方服務業者等外部單位,展開緊密的協同合作,達成優勢互補、互利共贏。

 

企業與外部單位展開協同合作,無非就是自身的資源、能力、業務範疇等各層面,沒辦法達到最佳的規模效益、價值創造、收益獲取,而必須倚重外部單位的協同合作,來增強自己在市場上的競爭優勢與持續發展的能力。

 

雙方立場不同,難形成共識

與外部各方的協同合作,說得容易,卻有實際執行的諸多困難。例如,合作單位彼此之間,因決策階層的立場、看法各有不同,在取得互補、互利的條件上,雖然拋出許多需要討論、解決的疑問,但談及到資源分配、專業分工、獲利期待等實質內容,外部協同合作的對象可能發生語帶保留、態度不堅決等狀況,終究仍難以取得共識,沒法拍胸脯保證全力支持。

 

類似這一類的狀況,對於銜命負責外部協同合作的窗口來講,除了有擔心不完的掉球風險,還要承擔執行表現不彰、無法對老闆覆命的高痛苦指數。即使由企業老闆自己親自出馬,扛起尋求外部協同合作的重責大任,也會踢到鐵板。

 

 

 

小米找代工廠,也要訴諸信任

例如,中國手機品牌小米集團的創辦人雷軍,當初尋找硬體供應商,發展第一款小米手機產品時,總是被對方質問:「你從來沒做過手機,如何保證我們能成功?」「你跟電信營運商關係不熟,要如何去賣小米手機?」「你不認識做手機的富士康郭台銘,現在還有誰會幫你代工?」

 

那時,小米剛創立,公司規模不大,也還沒推出手機產品,上千家被雷軍拜訪的供應商,幾乎都不看好小米,覺得小米的訂單靠不住,但這未擊倒他的意志。他認為,在外部不斷質疑之下,他深知自己確實無法掌握突破點,所以只能一遍一遍地找供應商的窗口去談,即使四處碰壁,仍全力說服對方信任小米。

 

雷軍找手機組裝廠時,跟業界的第一名到第四名都談過,但卻都沒人理他。最後,他說服了第五名的英業達集團的子公司英華達,「我與它們的南京總經理談過3回,他覺得我的想法行得通,於是選擇跟我們賭一把。」

 

英華達對小米情義相挺,包下第一代小米機的所有組裝代工,讓小米成功進軍手機市場。日後英華達更成為小米主要的代工夥伴,雙方一直保持相知、互信的革命情感與夥伴關係。

 

有互信基礎,才可能談共贏

所以,外部協同合作的過程能不能順利推進、結果是否盡如人意?全取決於彼此的「信任」,而且有了信任後,才能來談專業。雙方都能以信任方式進行,並達成共識,合作的意願不斷地加強,協作合作的成本將會隨之降低,獲取更大的盈利空間,有助於互利、共贏。

 

尤其是陌生人之間, 需要建立信任感,才能進行協同合作。所以任何類型的協同合作,並非一朝一夕就可以促成,需要長時間的發展。也就是說,隨著雙方長久的緊密互動,彼此之間產生尊重、互信、善意的友誼關係,讓夥伴關係漸趨成熟,才可以進一步建立穩固的互利模式。

 

然而,要從一開始的陌生、質疑、緊張,到熟稔、信賴、放心支持,建元管理顧問公司資深顧問王吉達建議,在彼此見面認識的開始,就應深度掌握「深度談話」「接觸頻率」的互動影響。

 

用深度談話,抓住對方眼球

王吉達表示,企業尋求合適的外部協同合作,展開介接、確認合作模式的過程,通常始於「零談話深度、零接觸頻率」的起點。

 

由於不認識對方,彼此均是未曾謀面的陌生人,對方窗口通常會難以理解充滿未知的合作內容,將對於合作議題產生認知落差。就像雷軍當初到處拜會手機代工廠,這些代工廠認為小米在業界名不見經傳,並對雷軍要用互聯網概念賣手機的創新想法,也摸不著頭緒,甚至認為是天方夜譚,因而不太信任小米這一家新創公司。

 

由於兩個互不相識的企業窗口,在第一次見面時,或多或少都存在著陌生的尷尬。王吉達建議,剛開始面對面接觸外部夥伴,應透過增加談話內容的深度,抓住對方的眼光,進而吸引對方注意這樁合作案,打破彼此的陌生感,完成破冰。

 

 

 

提高接觸頻率,表現同理心

接著在合作的話題上,找到對方願意交談或交流的內容,一方面從中了解對方的好惡,另一方面則可在對方有興趣的議題上,多加著墨,提高雙方在話題方面的接觸頻率。

 

與此同時,對方可能會提出不解、質疑或顧慮,「當下若能從對方的角度出發,給予即時的良好回應,並說一些讓對方能夠理解的話,再大幅增加談話深度,表現出理解對方的同理心,才有辦法給對方留下好印象。之後,就會產生更多交流、互動的機會,獲得對方的信任。」王吉達強調。

 

協同合作的夥伴關係,得來不易,必須持久且不間斷地培植信任、養成默契。王吉達認為,當自己有求於人時,態度千萬不要太過強勢、顯得不友善,言詞也切勿過於犀利或虛張聲勢,以免惹毛對方,很可能因此會把合作案搞砸。

 

每一件外部協同合作案的成功,都需要依靠彼此互相幫忙,即使對方的關鍵人士或窗口難搞,也都要與之保持良好關係,有技巧地應對這些人,就能讓工作更順利。

 

 

 

 

本文摘自今周特刊《效率快狠準的極簡工作術》

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