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亂世中上班族必備的求生守則

亂世中上班族必備的求生守則

譯者/連育德

個人成長

2011-09-29 19:09

當前的全球問題何其多,歐洲經濟陷入谷底,美國製造業苦哈哈,想
了就頭痛。但生活還有其他的東西要學習,美國《商業周刊》向箇中
翹楚取經,教大家怎麼與人打交道、怎麼開會、怎麼找人才,甚至是
怎麼換瓶醒酒等等的妙招。

讓開會更有效率的五大法寶  唐納.倫斯斐(Donald Rumsfeld)

 

第一法則是準時開會。拖延只會浪費在場人士的時間。同樣的道理,開會也要準時結束,因為大家各自都有行程。若能建立確實的開會文化,大家會更樂於參與。

 

重點二,找誰來開會。我喜歡與會者能多一點,有些人則希望會議規模越小越好,但我認為,人越多就能聽到不同的觀點。比方說,討論特定政策時,法律總顧問不用直接向你報告,但他的觀點可能對會議有幫助。

 

第三點,簡報務求明白清楚。並非所有與會者專精此次會議的議題,簡報清楚明瞭,可以讓他們有更全面的認識。每個單位都有行話,但問題就出在,越高階的人、或接觸越少的人,對於行話的了解就越少。總統尤其如此,他一下子要討論幹細胞研究,一下子又要講到教育,沒辦法應付所有行話,講行話只會浪費時間。我帶部屬去向總統報告前,會和他們提到這次簡報的重要性。說話的原因是要讓對方了解你的想法,怎麼讓人開口說話不容易。我參加三軍會議時,各軍總司令不願意討論彼此軍隊,我想是因為他們知道一講別人,別人也會講你,這對開會實在沒幫助。開會就是要聽這些傑出人士的意見。開會時要找願意討論的人,不要找瞻前顧後的人。如果與會者只是老生常談,與他們溝通後還是依然故我,以後可能就不要找他們來開會。

 

第四點,報告人如果有提議案,常直接開門見山就講。我參加商業或政府的會議時,會鼓勵報告人先講主題、他的假設等等。這樣可以讓聽眾與決策者了解報告人的思路。

 

最後一點,站著開會。我有個高腳書桌,沒有椅子,如果有人來討論事情,而且可以立刻做決定,我們就不坐下來開會。不喝咖啡、不坐下、不多花時間,站著開會很有效。

 

(倫斯斐為前兩任美國國防部長)

 

如何用果菜汁機醒酒?  納森.米佛德(Nathan Myhrvold)

 

幾百年來,愛酒人士都知道葡萄酒換瓶醒酒能增添風味。不管怎麼換瓶最好,但傳統醒酒瓶的效果實在很遜。幾年前,我發現用果菜汁機的醒酒功效好很多。把酒倒入,高速攪拌30到60秒,泡沫很快會消掉,這樣就大功告成了。我稱之為「強效醒酒法」。

 

高貴名酒被這樣糟蹋,很多專家可能會看不下去,但風味確實能提高,幾乎屢試不爽,尤其是年分較短的酒,甚至連1982年的ChâteauMargaux也適用,大家試試看就知道。

 

不妨辦個蒙眼品酒測試,避免有先入為主的成見。客觀品酒可沒你想的容易。專家研究過品酒裁判的投票紀錄後,發現即使是同一個人評同一款酒,因為場合不同而出現分數不一致的機率達九成。

 

為了避免偏見,可進行有科學根據的「三角測試」,測出兩種醒酒法的比重。找到越多裁判越好,為了取得有效數據,至少要有10個人。每位裁判都給三個相同酒杯,標上X、Y、Z。

 

把酒兩等份,一半用強效醒酒法,另一半不處理以供比較。私下把每個酒杯都倒進一盎司左右,兩杯倒進沒醒酒的那份,一杯倒進醒過酒的那份,順序不拘。請裁判品酒時,把酒杯順序弄亂,才不會第一杯或最後一杯同時喝到醒過酒的那份。記下哪一杯裝了哪一份酒,請裁判猜猜哪兩杯的酒是一樣的。你會發現,強效醒酒法明顯能提升風味。如果要用科學方法證實裁判喜歡醒過酒的那杯,則需要更複雜的實驗,稱為「配對比較」測試,不過上述的蒙眼並排比較也不失是個好方法,而且不需要計算。

 

(米佛德為微軟前技術長,Intellectual Ventures共同創辦人,Modernist Cuisine食譜作家)

 

專心聽是成功訪談不二法門  艾洛.莫理斯(Errol Morris)

 

我給所有訪談者的忠告是:閉嘴專心聽。這點說起來容易,但做起來難。大多數的訪談者覺得要咄咄逼人、讓受訪者無力招架才算厲害。我認為好的訪談應該像是辦案一樣,不該預設結果,否則何必訪談呢?

 

我在70年代開始採用這樣的訪談策略。當時我不到30歲,為了寫書跑遍全美各地,訪問謀殺案凶手與受害者家屬。我長時間待在高戒備監獄和精神病患監獄訪問犯人,其中一名是連續殺人犯艾德.蓋恩(Ed Gein),電影「驚魂記」就是以他為題材改編。我都用兩台新力卡式錄音機,還挑戰自己話越少越好。卡帶越錄越久,我的話就越來越少。有些訪談裡根本就沒我的聲音,我會覺得自己很厲害。

 

話雖如此,準備工夫不可少。我很驚訝很多人訪談前不準備。訪問已故國防部長羅伯特.麥納馬拉(RobertMcNamara)時,他說沒想到我會把他的書讀過,而且還思考過。但我訪談前不會先想好問題,我第一句話都會說不知道從何開始。這有可能是因為緊張,不過也是實話,訪談起頭難,然後會越來越順。

 

有一次訪問前第一夫人羅拉,準備要用在2002年奧斯卡頒獎典禮,她的助理事前向我要問題清單。我說我沒有清單,但對方一直要求,這樣你來我往好幾次,等實際訪談時,我還是沒設定題目,助理就給了我一張打好的清單,列出我應該問的五個問題,還寫下了第一夫人的回答。見到第一夫人時,我立刻脫稿演出。腳本上第一個問題是:「您最喜歡的電影?」正確答案是「綠野仙蹤」。我語氣懷疑地問她真的是這部片?她說其實是1956年的西部片「巨人」(Giant)。電影在她德州老家拍攝,那時她還很年輕,跟人排了好幾小時的隊伍想當臨時演員,之後就成了她最喜歡的電影。如果當初照清單問,我就問不出這樣的答案了。

 

最後一招是:不要害怕科技。大家都覺得科技產品會降低親切感。但電話就是很好的例子,打電話可以使雙方更親密,可能面對面都還比不上。科技有缺點,但也打開其他可能性。我拍片前進行訪談時,會在攝影機前裝提詞機,我自己站在別的房間,受訪者看不到我,但可以在提詞機看到我的影像,與我互動,眼睛直接看向攝影機。在紀錄片「戰爭迷霧」(The Fog of War)中,麥納馬拉講到古巴飛彈危機、美國差點發動核子戰爭時,不是我在訪問他,而是他直接與觀眾分享。


(莫理斯為「戰爭迷霧」導演,曾獲奧斯卡最佳導演獎)

 

付薪水的訣竅  丹.亞勒利(Dan Ariely)

 

聘請他人時,通常不把對方的職責與薪水說死,不要說你做A就多少錢,做B就多少錢。這種合約是所謂的完整契約,幾乎無法制訂,尤其是高階職位,而且導致「排擠效應」,大家只會專注在契約規定的事項,沒規範的,大家就沒動力去做。這樣的作法不相信員工有判斷能力和善意,只是教他們如何成為迷宮裡的小白鼠。

 

這就像你找人換輪胎,請對方幫忙和給他五美元是有差別的。一講到錢,對方的觀感就不同,覺得這是工作,給個150美元還差不多。我在麻省理工學院教書時,每位老師每年都要教滿112點。校方訂有複雜的公式,算出教多少學生、多少時數有多少教學點數。可以說我被學校制約了,希望能夠少上課、多拿點數。我後來變得很會算,而且教的課真的很少。

 

所有的工作津貼也是如此。有一家顧問公司曾告訴我,他們規定員工如果加班到8點,可以點外食、並叫車回家。結果有很多人都加班到8點,但一到8點5分人就不見了。

 

薪水也是相同的道理,如果找到對的人,合約不要明訂得太仔細,重點是要讓大家肯定公司目標。明確指出目標,然後要相信員工能很快了解如何幫助公司達到目標。為了公司好,大家其實都知道什麼該做,什麼不該做,薪水並不是決定因素。


(亞勒利為杜克大學心理與行為經濟學教授)

 

藏財產、找財產的妙招  馬丁.肯尼(Martin S. Kenney)

 

藏財產和找財產是一體兩面,技巧都一樣。首先,到尼維斯島(Nevis)或庫克群島(Cook Islands)成立家庭信託基金,因為當地有機密法,也有取消債權人權利的法律。假設我不想還欠你的一千萬美元,我可以把錢交給尼維斯籍受託公司,說我想在美國蒙大拿州投資農場、買股票債券等等。信託基金參股多家企業,可能是在境外五或十個司法管轄區,像是澤西(Jersey)或根息島(Guernsey)。在機密法下,越來越看不出這些資產和美國有關係。

 

英屬維京群島也是熱門地點,不只機密,還很便宜;百慕達比較貴,卻是境外保險的天堂;開曼群島適合境外金融。另一個作法是,用一層一層的子公司來掩蓋資產所有人。我有個案子的被告公司在加拿大擁有幾棟辦公大樓,所有人沒有公司名稱,只有編號,像是亞伯達8769542股份有限公司。股份由多家境外公司所有,又隸屬於一家荷屬安第列斯群島(Netherlands Antilles)企業,上頭還有一家根息島的受託公司,老闆以大量行銷的詐欺手法騙了2.5億美元。他寄信給銀髮族要求回函,受害者超過30萬人,把錢匯到國外的銀行,涉及荷蘭、瑞士、澤西、巴貝多和加拿大等九國,集團由上到下共九層,銀行戶頭和公司之多,要花好幾年才能調查完畢。同時,要保持資產不曝光,對防範對象也要小心。

 

有位被告帶女友到瑞士玩,住在高級飯店,我們查到他在當地還有四千萬美元的現金存款。兩人後來吵架,女友發飆後通報我們,他在佛州薩拉索塔(Sarasota)有棟濱海別墅,所以我們接下來有一年半的時間,都在挖他家的垃圾桶,每周都不間斷。我們最後找到一個信封,上頭寫了一家保險公司的地址與名稱,用的是費城的郵政信箱,這下才發現他用公司名義幫藝術收藏品投保,莫內的、馬奈的、竇加的,還有林布蘭特的畫作共72幅。保險公司收到我們的傳票後,不得不透露買主是誰。

 

(馬丁‧肯尼為Martin Kenney & Co.Solicitors律師事務所常務合夥人。公司專辦詐欺案與資產追收,位於英屬維京群島)

 

聰明地要求加薪  蜜卡.布蕾斯奇(Mika Brzezinski)

 

想和老闆談加薪,大家常以為說什麼「要養家」、「家中老母生病」就可以。但悲情牌實在不管用,只會讓老闆對你感冒而已。

 

談加薪前,先準備好一些數據。你的工作在其他公司的薪水是多少?你對公司有何價值?你幫公司賺了多少錢?把數據準備好,越詳細越好。要清楚知道你的價值是多少。這樣有助於你開口跟老闆談,而且相信自己值得。


談判時不要貶低你自己的價值。一進門就要說對話,不要說「很抱歉,希望不會太唐突。」、「我知道公司現在營運不是那麼好。」這樣根本是在說:「我想要加薪,但不要給我。」最後一點,老闆喜不喜歡你並不重要。我跟MSNBC電視台要求加薪時,他們根本不喜歡我,談起來火藥味十足。受對方尊敬比被喜歡來得重要多了。

 

不是要你表現得很強硬,但畢竟這不是人氣比賽,重點是錢,要極力爭取。

 

(布蕾斯奇為MSNBC電視台晨間新聞搭檔主播)

 

懂得駕馭緊張讓工作有效率  霍普.莎羅(Hope Solo)

 

每次上場比賽前,我還是會很緊張。有緊張的感覺很好,但我必須學會懂得駕馭。我不請運動心理專家幫我,我會想著比賽,想像對手進攻時我會怎麼做。不小心讓對方得分,我會氣到想大喊,但隊上的
後衛以我為榜樣,我必須盡力保持平靜。

 

08年奧運時,我一度對自己很失望。前一年是我人生、事業的低潮期,我父親過世,我又被從世界盃撤掉,之後說了一些氣話被開除。十個月後到了奧運,很多人等著看我笑話,在這樣的壓力下,我比賽時無法投入百分之一百一的心思,首戰開打一兩分鐘,就因為我失誤而被對方得分,之後又發生一次。我們最後以零比二敗北。我太生氣而被外界因素影響,這輩子的努力都白費了,對我來說是一次很大的教訓。一旦了解我被批評我的人影響後,我才領悟到,管他們的,我的比賽和事業要由我作主!

 

我因為訓練而變得自信,也常常提醒自己這點。我學會阻斷外界批評我的雜音。對我來說,贏球還不夠,我還要成為全球最佳守門員。教練團看到我不足的地方一向直說,有時候直接到我都覺得無法承受,但他們的意見不會讓我覺得挫敗,反而給我更多力量。我有這個能耐,我就要表現到最好。

 

(莎羅為美國女子足球隊守門員。美國隊於2011年世界盃摘銀)

 

學柯林頓處理危機  馬克.潘恩(Mark Penn)

 

身為領導人,你想有話直說,又有必要找到真相,必須懂得在兩者中取得平衡。一般人通常話說得太早,事後只有後悔的份。

 

危機處理分成颱風階段和重建階段。颱風階段,你想盡辦法讓組織持續運作。不管你是輸是贏,或打成平手,如果所有員工沒能上下一條心,你其實還是輸家。暴風進入尾聲,你開始思考要有何改變,如何重建你的形象。這個過程可能歷時兩年,但多數企業都能重新站起來。

 

在我合作的人物中,前美國總統柯林頓處理危機的能力沒人比得上。他是一位傑出的領導者,不管是美國赤字或他自己的罷黜案,遇到問題就非解決不可。他能迎刃而解,是因為他不採傳統危機管理的思惟。大家覺得他出面道歉就沒事了,但這樣未必管用。

 

某些產業的危機可以預期,你需要有計畫,也要有適合人選來統一視聽,不要凡事都找執行長出馬。拿英國石油(BP)危機為例,公司執行長華德(Tony Hayward)眾矢之的後,又做當然有,如果能延前國務卿鮑爾(ColinPowell)就能化險夷,因為墨西哥灣生重大事件,找美軍隊的重量級人物準沒錯。


(潘恩為公關公司Burson-Marsteller的全球執行長)

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