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如何打造強而有力的第一印象?

如何打造強而有力的第一印象?

出色文化

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2015-05-12 15:03

一般來說,提案者必須在五分鐘之內吸引經營者的興趣。

商業溝通若是不顧使對方感受到的力量,卻著眼於各式各樣的溝通手法,包括資料製作、說話方式、肢體語言等,成效不彰。

平時我也會在談論資料製作、簡報等主題的講座上擔任講師,我總是認為參與講座的聽眾若是想要提升這方面的能力,必須具備的不是傳達訊息的技巧,而是精煉訊息本質的技巧。如果訊息的本質不夠明確,光是加強製作資料、傳達訊息等表面技巧,即使形式、話術皆達一定水準,仍會陷入「雖然不差,但也稱不上好」的瓶頸而無法有所突破。

然而,如果單憑直覺掌握擊球的瞬間,效率也不高。此時無法像打高爾夫球,可以先在高爾夫球練習場反覆摸索擊球的瞬間,所以我們必須了解力量的機制,並加以實踐、驗證,才能有效且快速提升使訊息具備力量的技巧。
 
「第一印象」的強度
 
請試著回想使你覺得「有力」的人、商品、服務或企業等,具有什麼樣的特徵?

強烈的第一印象
● 使人無法忘記的存在感
● 不禁受到影響
● 為其強大的氣勢而折服
● 有出人意料之處
● 想要告訴其他人
● 具備與一般不同的驚奇
● 使人想要嘗試看看
● 使人無法不在意
● 感覺對方絕非常人
● 使人感受到能量、強壯與魄力
● 漣漪效應甚大
● 改變了自己的人生觀與價值觀

我想大家的腦海一定浮現了各式各樣的特徵,讓我們從中歸納「力量的條件」。

首先,我想大家都會同意這樣的第一印象具有強度。

現代的商品與服務已然成熟、飽和,隨處可見的事物無法使人留下印象。以日常生活為例,在我們的認知裡,感覺「這個人經常出現在螢光幕前」的藝人大約有五十個,而名單會因激烈的競爭而持續改變。究竟有多少人想擠進這份名單中,我們無從得知,但我想無論是短時間就能使人留下印象的外表或是談話,必定有許多人為了加深觀眾的印象而持續努力。

雖然我以藝人為例,但請大家不要誤會,不是只有人物、商品等有形的事物會使人產生第一印象,訊息、概念等無形的事物也會。有些訊息會使人留下強烈的印象,使人忍不住想告訴其他人;有些訊息給人的印象過於薄弱,以致於使人耳聞數次仍然記不起來。無論是人物、商品或是訊息,都有可能因為印象薄弱而被忽略。一旦被視為「隨處可見」、「了無新意」,就得花費相當的心力才能加以挽回。

首先,我們必須先策略性地思考這麼做,會使對方留下什麼樣的印象。

為此,我稱力量的第一項元素為「印象力」。

再者為「足以採信」的強度

接著,有些訊息是否會使你為其強大的氣勢而折服、覺得足以採信? 現在為吸引眾人注意而虛張、誇大的表現方式並不少見,但光是恫嚇稱不上力量。人們必須相信,才會感受到力量。犀利一詞有「一語中的」的感覺,有一定的強度能夠使人產生興趣;然而力量必須具備「說服力」。

有人建議溝通就是要「反覆說明直到對方了解」,但是那真的有效嗎?

每次開會有一被詢問就不斷重複相同答案的人,我都會感到焦慮。因為對方「不是因為不明白你說的話」而開口詢問,而是在傳達「那是真的嗎? 我不相信」的訊息。商業溝通不像傳布宗教,沒有時間反覆說明中心思想。具備說服力的訊息,一次就能說服對方。

提到說服力,大家或許會覺得必須是有相當地位的人或專家等權威,才具有說服力。在和企業的經營團隊開會時,我的部下也會對我說: 「我的說服力不夠,能否請您代為說明?」但我總是盡可能拒絕。不是因為我壞心,而是因為我相信企劃缺乏說服力,表示企劃不夠精準。如果內容真的有力,根本不需要端出主管職稱等,與企劃或訊息無關的「權威」。

最後是「並非事不關己」的強度

最後一項是帶給對方的漣漪效應,取決於「影響力」的強度。
 
力量,就方才提到的定義來說,有「心理的衝擊」之意。因此力量能夠打動人心,最終使人採取行動。事實上,即使你的訊息使人留下強烈的印象、使人覺得足以採信,對方仍然不一定會因此而採取行動。舉例來說,聯合國兒童基金會曾經發表下列資訊: 「體重過輕是營養不良的主要指標之一,全球目前有一億四六○○萬名未滿五歲的兒童體重過輕」。這是使人印象深刻也足以採信的悲慘事實,然而,絕大多數的人即使聽到這段話也不會採取行動,包括捐款、成為志工等。要使對方採取行動,必須再加把勁,使對方覺得「這是切身的問題,並非事不關己」。

和說服力一樣,一般人往往認為只有權威才有影響力,事實上並非如此。受到影響而付諸行動的狀態,並不是「因為接收到什麼命令」,而是「覺得這是切身的問題,並非事不關己」,不一定需要權威。了解自己會以什麼樣的形式,受到哪些人事物的影響,有益於在傳達訊息時提升自己的影響力。只要了解影響力的機制並多加訓練,影響力也是能夠提升的技巧。

有力=印象力× 說服力× 影響力

透過上述說明,大家是否已經明白力量兼具印象力、說服力與影響力了呢? 如果用算式來呈現,將是相乘的算式。這表示只要有其中一項是零便前功盡棄,完全無法產生預期的效果。或許大家會因此而感到不安,但即使有些部份比較弱,只要其他部份比較強,相乘的效果仍然值得期待。比如說第一印象想必不強的訊息,如果內容能夠徹底滿足對方的需求,使對方覺得這是切身的問題,就能提升影響力,加強最後的結果。所有事物都是有優勢也有劣勢,請以這個算式來思考如何提升力量。

有力會使人「興致勃勃」?「閃閃發光」?

以個人為例,我在翻閱專案成員提出的企劃時,有時會說: 「這個企劃沒有辦法使客戶感到興致勃勃、閃閃發光。這樣子,客戶不會想要嘗試吧?」成員聽到這樣的評語會覺得疑惑: 「閃閃發光⋯⋯嗎?」當時我描述力量的方式的確相當含糊,只懂得用「興致勃勃」、「閃閃發光」這類樸拙的形容詞。不過,當時我要求成員製作的提案書必須滿足下列三項條件。

● 在為數眾多的提案中使人留下印象。
● 效果與進展具有「這應該行得通!」的說服力。
● 重點是使客戶覺得「想試試看,一定要試試看」。


現在回想起來,我要求的就是力量(我為當時無法簡單明瞭地向成員說明一事深切反省)。

了解力量的三項組成元素之後,是否比較能夠思考應該如何使自己的訊息具備力量,而自己的訊息又缺乏哪些元素呢?

提升力量的三個階段

力量可分為三個階段

前文定義了力量的組成元素,接著讓我們來看使訊息具備力量的方式。

此處不需要同時滿足三項組成元素,可以依照三項組成元素的順序,分階段來思考。

﹝第一階段﹞以印象力「使對方留下印象」

經過前面的說明,相信大家不會再一廂情願地認為「自己說過什麼話,對方一定就會記得」。其他人對我們的訊息,其實不如想像中來得感興趣。也就是說,其他人不可能比我們熱誠。

一般來說,提案者必須在五分鐘之內吸引經營者的興趣。要在五分鐘之內使對方留下印象,訊息勢必得相當精準。我工作時必須確認各式各樣的資料的內容與品質。我發現很難使人留下印象的資料通常具有下列特徵,而當我看著那些資料,我會很想問下列問題。

● 沒有經過整理而十分複雜 → 「簡單來說?」
● 不知道特徵為何 → 「優勢究竟為何?」
● 淨是一些理所當然的言論 → 「所以?」

也就是說,沒有經過思考的事物、過於表面的事物,很難使人留下印象。

第一階段要求的是,訊息的本質。若是傳達訊息的一方沒有徹底精煉訊息的本質,即無法使對方留下印象。第一階段,必須精煉訊息的本質。相信大家一定明白,這是極為重要的階段。

﹝第二階段﹞以說服力「說服對方」

好不容易使對方留下印象之後,緊接著就要面對,對方對於內容的疑問: 「真的可以相信嗎?」、「這個選擇好嗎?」⋯⋯第二階段,必須說服對方,使對方相信你的訊息。

我們會有意無意為自己每天接收到的訊息「估價」。「估價」,是指「確認其本質、能力、程度與重要性」。對方會在第二階段進行估價。

許多商業溝通會就此停滯不前。比如說,觀察企業關於願景、社會責任、提案的訊息,會看見許多「全球企業」、「最佳」、「獨特價值」、「解決方案夥伴」等模稜兩可的詞彙,實在難以精準評估程度與重要性。

必須經過溝通「全球企業是指達到什麼樣的程度?」
「最佳倉庫管理是什麼意思?
是指持有成本還是交期?
那究竟有多出色?」
了解足以承受估價的問題。

一味重複標語,只會徒增空虛感,而減輕訊息的重量。要通過第二階段,說服對方「這樣應該沒問題」,必須學習如何以數字或實例呈現「足以承受估價的證據」。

﹝第三階段﹞以影響力「感動對方」

這不是電影或小說,所以不需要以賺人熱淚的感人故事為目標。

第三階段,必須使對方覺得你的訊息並非事不關己,而是切身的問題,進而依照自己的意志採取行動。即使你的訊息使對方留下了印象、也獲得了對方的信任,要使對方採取行動,還是要刺激對方的情緒。

思考如何發揮影響力,在此舉一個有趣的小故事。小故事的內容是──在即將沉沒的船上,船員會依照不國家的國民特性,以下列說詞使乘客願意率先跳進海裡。

遇到俄羅斯人就指著海洋的另一邊說:「那裡都是伏特加。」
● 遇到義大利人就說:「海裡有好多美女。」
● 遇到法國人就說:「請你絕對不要跳進海裡。」
● 遇到英國人就說:「這正是紳士率先跳進海裡的時候。」
● 遇到德國人就說:「請跳進海裡,這是規定。」
● 遇到美國人就說:「現在跳進海裡,你將成為英雄。」
● 遇到中國人就說:「海裡有各式各樣的美味食材哦。」
● 遇到韓國人就說:「日本人已經跳進海裡了哦。」
● 遇到日本人就說:「大家都跳進海裡了哦。」

結論是,為了使大家採取「跳進海裡」這項行動,面對不同國家的人,必須提供相對應的誘因。試想,你企圖影響其他人的模式是否一成不變? 讓我們透過第三階段,提升打動人心的技巧。

相信大家已經明白,滿足上述三個階段才能使訊息具備力量。我們每天都在傳達各式各樣不同程度的訊息,並非所有訊息都要具備力量。然而在希望對方接受我們的提案或企劃時,就必須滿足上述三個階段。或許大家覺得「有這麼誇張嗎⋯⋯」,一如前言所述,對方身處龐大的資訊洪流之中,要使對方接收到你的訊息,必須付出相當的心力,絲毫不容馬虎。

滿足力量的三個階段──這是一種技巧,可以透過訓練提升,並非創意工作者需要的那種才能或美感。平時留意力量的三個階段,反覆加強訊息的呈現手法,就能在需要的時候派上用場。

通過三個階段的六項條件

那麼,要怎麼做才能滿足力量的三個階段呢? 在此請容我借用前人的智慧──《創意黏力學》(奇普希思、丹希思著,大塊文化出版)的六個原則。該書徹底研究了改變世界的創意(訊息)的機制,並歸納出一個體系。

● 像都市傳說一樣,只要聽過一次就難以忘懷、忍不住口耳相傳的故事。
● 人類自古傳承至今,已然成為教誨的諺語。
● 甘迺迪總統揭示的偉大願景──「人類將踏上月球」。
● 成功企業與事業的訊息。

該書列舉了許多影響深遠的實例,相當豐富。
「影響人們或世界」的條件,等於是使訊息具備力量的條件。在此介紹六項條件的概要。

① 簡單(Simple)
修剪訊息多餘的枝葉,精煉訊息的本質。

② 意外(Unexpected)
提供出人意料的事物,使對方產生興趣或感到好奇。

③ 具體(Concrete)
呈現方式具備任誰一看都能理解的真實性,而非抽象或模稜兩可。

④ 可信(Credible)
訊息本身或傳達方式具備使對方相信的元素。

⑤ 情緒(Emotional)
使對方覺得並非事不關己,而是切身的問題。

⑥ 故事(Story)
具備打動人心的故事性,足以成為使對方採取行動的契機。

大家是否覺得上述六項條件,提供了十分有益的觀點,能夠協助我們檢視自己的訊息是否具備強烈的力量? 我從剛開始擔任經營顧問,就會默默分析「談笑風生、能說善道等話術有力的人物」以及他們的技巧,並使其體系化。除了本人的存在感、簡報的技巧,製作訊息的方式必須具備上述六項條件。

請試著分析使你覺得有力的人物或訊息,滿足六項條件之中哪些條件──相信滿足了全數或多數的條件吧?

三個階段依序滿足

我認為上述三個階段可以分別滿足兩項條件。舉例來說,即使一開始就想以情緒做為訴求,如果訊息的本質不夠簡單,有可能會因為情溢於表而無法使對方明白。依序滿足,有其必要性。

藉由這樣的順序來驗證訊息的本質或傳達方式,而非透過反覆的腦力激盪期待靈光乍現,能夠確實提高力量加強的機率。想到這是一種商業技巧,而非因人而異的美感與創意,可以透過訓練提升,大家是否也很期待呢?

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

作者:
清水久三子


原日本IBM國際商業服務事業部的進修部門主管。一九六九年生於日本崎玉縣,畢業於御茶水女子大學。起先任職於大型服裝公司,一九九八年進入普華勇道會計事務所(現已併入日本IBM國際商業服務事業部)。主要負責新事業的佔率策畫與支援,顧問的培育與強化,專業人才制度的設立和引進,也是人才開發戰略和支援等項目的領導者。先後擔任企業變革戰略顧問團隊的領導者、企業內研修單位的講師。被稱為「培養專家的專家」。著有《專家的學習力》、《專家的課題設定能力》、《專家的資料製作能力》(以上皆為東洋經濟新報社出版)

書名:日本IBM的超強簡報術



出版:好優文化

目錄:
了解有力圖解術的機制

01何謂「衝擊性」?
02提升衝擊性的三個階段
03【第一階段】「使對方留下印象」
04【第二階段】「說服對方」
05【第三階段】「感動對方」
06有力圖解術解析

精煉訊息
01使訊息變得簡單
02使對方感到意外
03具體呈現
04具備可信度
05情緒
06以故事傳達①
07以故事傳達②

構思故事卡
01何謂「故事卡」?
02訊息金字塔
03構築故事
04創作故事卡時經常遇到的陷阱

呈現衝擊性
01何謂「有力的圖解」?
02以文字呈現
03以表格呈現
04以圖表呈現
05以圖案呈現
06以圖片呈現

結語

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