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讓你提早下班的神奇工作術

讓你提早下班的神奇工作術

2016-01-10 11:04

被認為「工作能力強」的人,總歸而言,就是「很快就能完成工作」。每個人一天都是24小時,要如何有效地運用,關鍵就在於能否毫不遲疑、果斷地進行工作。

作者︰Liberal社
 
利用待辦清單
順利執行工作,並防止疏失

待辦清單就等於工作的全貌。把要做的事全數寫下,統整好思緒與行動,就
不會浪費時間。

▶待辦清單的書寫方式是有順序的,而這同時也是一種整理的思考法。
請先學習基本的思維模式之後,再改造成自己的作風吧。
 
被認為「工作能力強」的人,總歸而言,就是「很快就能完成工作」。
每個人一天都是二十四小時,要如何有效地運用,關鍵就在於能否毫不遲疑、果斷地進行工作。為此,必須先製作出待辦清單(把要做的事表列出來)。如果有一張精確的待辦清單,你就能清楚明瞭自己要先做什麼,接下來又該怎麼做,能順暢地進行工作,不會疑惑下一步究竟該如何是好。已經完成的工作就從清單中刪除,如此一來,也能充分感受到工作有所進展,因而提升自己的士氣。
 
不過,這個待辦清單終究只是一種工具,而非最終目的,請留意不要花費太多時間在製作清單上。

待辦清單的使用方法
隨時放置在視線範圍內

 
擺放在桌面上,或是執行過程中隨時能看見的視線範圍內,以便不時進行確認。若是經常需要外出的人,則花點心思隨身攜帶,方便隨時取出查看。

工作完成後馬上確認
做完的事就從清單上逐項刪去,便可以確實掌握哪件工作完成了、哪件還留著。利用劃線的方式來刪除,將可以確實感受到進度有往前邁進,幹勁也會因此提升。

待辦清單的製作方式
請參考以下步驟來製作自己的待辦清單。重點在於詳列出所有應做的事,待掌握了全貌之後,再整理其先後順序。

寫下所有應做的事 無關工作或私人、不分重要程度,把所有要做的事全部寫下來。先審視待辦事項的全貌是很重要的,所以在這個階段,先不用整理也無妨。

拆解成具體的步驟 假設你負責統籌會議,要進行「會議的準備」,就將其拆解

將步驟分組 把以上拆解完的步驟再區分為「地點」、「方法」等群組,例如「外出執行的事項」、「用電話執行的事項」、「用電腦執行的事項」等。

考量優先順序 開始整理,並思考要從哪件事著手。上面已經按照群組分類完的事項,再依據「急迫程度」和「重要程度」來排序。此外,群組本身也排好順序的話,就可以完全確定各項行動的優先順序,例如「先從用電話執行的事項開始」。


活用待辦清單的重點

在下班前製作
製作待辦清單的時間點,建議選在一天的結束時(離開公司前)。因應今天所發生的事,將隔天應做的事項條列出來。

製作空檔用的清
先把一有空檔時要做的事寫下來,當突然得到零碎的時間時,馬上就可以果斷地開始行動。也請參考p171 的「活用妙方」。

使用便利貼
把待辦清單寫在便利貼上,就可以視狀況重複黏貼在手帳、桌面或電腦螢幕等各處,相當方便。

優先順序的決定方式
與執行技巧

詳細掌握工作所必須的各個步驟,確立每個步驟的截止期限,並從期限最近
的開始著手處理吧。

▶考量每件工作的相關人數,以及與自己的距離。從相關人員較多,或是相關
人員與自己距離較遠的案件開始處理,是比較順暢的做法。

即使明白自己該做的事有哪些,若無法決定執行的先後順序,還是無法進行妥善的處理。排定優先順序的基準包含了「急迫程度」與「重要程度」。所謂的「急迫程度」,就是截止期限越近的事越優先處理。先弄清楚何事必須在何時以前完成吧。而「重要程度」則關乎工作內容、相關人員的人數,以及相關人員是否包含和自己距離或關係較為遙遠的人,這些都是很重要的決定性因素。如果是關乎多數人的工作,發生失誤時所產生的影響也相對更大。如果是關乎關係遙遠的人,往來應對上需要花費許多時間,請考量這些因素,再排定優先處理順序吧。

第一要素:「截止期限」

細分工作之後加以考量
我們可以把一件工作分解成瑣碎的步驟,舉例來說,「製作企劃書」這個工作也可以細分為「搜集資訊」、「製作草案」、「修正補充」等數個步驟。掌握每個步驟的截止期限,從期限最近的開始處理吧。

第二要素:「相關人數」與「距離」

相關人員越多、距離越遠的工作,
越需要及早著手進行

一件工作的相關人員越多,要建立全體的共識就越花時間,而與對方距離越遙遠,
往來應對上就越容易發生疏漏。這裡所謂
的距離包含了具體的物理距離,以及抽象層面的關係遠近(公司內部或公司外部、熟悉的或認識不深的等等)。

執行待辦事項的技巧

確實排入行程表中
即使把要做的事都表列出來,如果無法確定何時要執行,就這樣拖著不做,等於浪費了時間。事先確立好執行的時間,並將它們排進行程表裡吧。

及早處理5 分鐘就能解決的小事
再忙也能抽出5 分鐘的空檔。當一發現「現在也許有空」時,就趕快先完成不需要花太多時間的小工作吧,避免往後推延,最後導致時間不夠用的狀況。

使用「提醒」功能
電腦或行動電話的行程管理程式中,都設有「提醒」功能,當該事項的執行時間一到,便會啟動鬧鈴作為提醒。經常忘東忘西的人請善加利用吧。

運用透明資料夾的
時間管理法

▶利用收納文件用的整理盒或抽屜,以作業的截止期限為基準,來進行工作的
管理。

▶整理重點:資訊一律以「A4 紙張」的形式輸出,並放入透明資料夾中管理。
 
我們可以利用透明資料夾、收納盒與抽屜,來進行簡單的時間管理。大多數的文件、文具和收納工具都是設計成A4 尺寸適用的規格,因此就以A4 大小作為管理的關鍵點。首先,盡量將資訊以A4 紙張輸出,並加以整理。依照案件分類後,各自統整放入A4 的透明資料夾內,並以截止期限來排列管理。
 
這樣的方式有許多優點,一是成本低廉且單純。此外,因為沒有依賴數位工具做管理,所以也能降低資料毀損的風險。請採納這種能夠長久延續保存的管理方式吧。

Step1:把所有的待辦事項輸出在紙面上,並寫上截止期限
同一個案子統一放在一個透明資料夾裡
同一個案子必備的所有物件,請盡可能輸出成A4 紙張,統一收進一個A4 透明資料夾中。電子檔案也請全部輸出,紙張規格較大者則是摺疊後放進去,並在資料夾外的明顯處清楚標註截止期限。

Step2:依照優先處理順序排列
利用隔板來整理
要拿來收納透明資料夾的收納盒或抽屜,請放入隔板來區分日期,再把Step 1 整理好的資料夾依照期限日放入各隔板中。此外,利用資料夾的顏色來區分代表的意義(請參考p49),也可以成為決定優先處理順序的基準。

Step3:從收納盒內最前面的案件開始處理
持續性的案子請再次設定截止期限後擺回盒內
收納盒或抽屜內的日期隔板,請依序從今天開始往後方排列,接著再把今日隔板內的資料夾取出,一一進行處理。當今日的所有資料夾都處理完畢,一天的工作也就告一段落。如果是持續性的案子,則標明下次的截止期限,然後依日期放回收納盒內的適當位置。
 
(本文選自全書,周政池整理)

作者︰Liberal社

社名有著自由的意思,以創造新文化與令人快樂的知識為基礎,滿足眾多的讀書人。持續用一本好書,與所有書的誠意,讓你感受到知識的喜悅,就是Liberal社創社30年來的使命。

出版:好的文化

書名:就是比你早下班的整理術
 

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