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注意這3件事,讓你跟主管溝通更順利!

注意這3件事,讓你跟主管溝通更順利!

2016-02-05 11:22

一個人的成功,15%取決於專業技能,85%取決於溝通協調的能力。——美國訓練大師戴爾·卡內基(Dale Carnegie)



 

前天看了一本好書,《精英不會寫在報告裡的協調技術:想讓事情照你的方式進行,你得在看不到的地方造成影響力》(伝説の外資トップが公開する世界標準のNEMAWASHIの技術),作者為日本企業資深導師「新將

命」。如果你正苦惱著該如何與同事主管協調,或對提升協調力及影響力有興趣,以下的心得書摘希望對你有所助益。

 

大前研一曾說:「人生百分之60到80都在工作,所以你最好熱愛工作」。對大多數的工作者而言,喜不喜歡自己的工作,通常跟組織中人與人之間的互動,有極大的關係。不論你在什麼樣的組織,只要想做更有挑戰性、有創

新突破的事情,就一定得承受來自組織內的阻力。若阻力大於自己的力量,自然會產生放棄的念頭。這個時候我們需要的就是「協調的技術」。

 

 

 

 

關於協調的技能,第一個要解決的是心理障礙。人之所以不擅協調,其中一項原因即是誤解協調的真諦。許多人認為協調、斡旋、人情說項,或是台灣人說的喬事情,就是一種檯面下的小動作,是一種小人的嬌情行為,所以不

屑為之。然而,美國訓練大師戴爾·卡內基(Dale Carnegie)說:「一個人的成功,15%取決於專業技能,85%取決於溝通協調的能力。」新將命先生曾在殼牌石油、可口可樂、嬌生等外商擔任要職,後來做顧問時也輔導過許

多知名企業。

 

他認為,協調其實就是「檯面下的正式溝通」,是為了讓事情照你想要的方式來進行,讓人家按照你的意思去做事,最好又不用犧牲自己的利益,甚至能吸引眾人追隨你,這就是協調的最高境界,俗稱「話事人」。所以,別再

把做自己、有個性當做不擅協調的藉口了,好的協調能力能讓事情順順利利的達成目標,是一件對大家都好的多贏局面。

 

再來,與大家分享書中協調技術的3T —

信賴(Trust)、說話(Talk)和時機(Timing),協調時若能注意這3件事,將會如虎添翼。

 

1.信賴 (Trust)

 

80%的工作不順,不是因為運氣不好,而是因為沒事先協調。古諺云:「凡事豫則立,不豫則廢。」所謂的有備無患,對外國人來說即是Well prepared is well done.。想要獲得對方信賴感,準備工作能增加協調的成功機率。

新將命先生甚至認為,協調其實只要做好3件事—關心、擔心及準備。若能在提出計畫時,有多種選擇方案,就是最佳的準備工作。研究顯示,若只提出一項方案,對方不是YES就是NO;而當提出3種選項,神奇的是,通常人

們就會3選1。

 

2.說話 (Talk)

 

常聽專家說:「開會不吭聲,視為無能,但切忌講不停。」從這句話可以了解,說話的確不是件容易的事。關鍵是讓人覺得舒服自在與事關自己,可口可樂創辦人羅伯特·伍德拉夫(Robert Winship Woodruff)說:「最重要的話

是『我們』,最不重要的話是『我』。」還有,不管幾個人,協調時得像一對一輕鬆聊天。雖然網路科技發達,電子郵件及私訊軟體方便快速,最好還是能面對面說話,科技目前仍然無法傳遞無形的化學訊息—例如感覺、言外

之意。

 

雖然說話的技巧有助於協調,然而,更重要的不是自己說了什麼,而是向對方傳遞了什麼。彼得杜拉克(Peter Druck)說:「溝通協調最重要的是,去傾聽沒有說出來的部分。」協調不是說服,而是要積極聆聽。好的溝通從傾聽

開始,讓我們能夠知己知彼,百戰百勝。例如,當對方說「我會考慮」時,最好能聽懂意思即「我沒興趣」,就別再死纔爛打。再以提案為例,用「對方的」措詞來寫結案報告,雖然內容都是你的想法,巧妙的人稱,會讓對方

覺得你在實行「他的計畫」。

 

3.時機 (Timing)

 

孟子說:「天時、地利、人和。」在美國,有一個公認的潛規則,不在周五傍晚向主管報告壞消息,任合問題請等到下星期再說。因為週五晚上是許多人安排家族旅行或與朋友碰面的活動。不過,真要遇到需立即處理的壞消

息,還是應該立刻告知。

 

再來,擁有地利,有利於支配局勢。新將命先生舉自己回美國總公司開會的例子,常會因為對方一句「好久不見,去喝一杯吧!」就被請到對方熟悉的酒吧了。若實在無法在你的勢力範圍內協調事情,至少也想辦法到中立場

所,協調的能量才會比較有利。最後的人和,就要回到第一點的信賴,只要得到對方的信賴,在適當的時機點,傳達事情的經過,再加上良好的溝通,一切OK!

 

世界級的協調—講理、講利、講使命

 

中國人習慣端出「面子」兩字,優點是即使對對方來說好處不多,仍然因為你的面子而答應,缺點就是免為其難,欠下難還的人情債,等著被凹︰「好吧,不過……」之類的未來回饋條款。我們並非不可以講人情,然而,大部

分時候最好要講理。

 

講理之外,還要講利。在跨國溝通時,歐美人士在乎的是,符合邏輯的利益──你想要的目的,聽起來必須是「對方可以得到的好處」。講利,不代表就得犧牲自己的利益。最有效的方法就是「說明各自的利益」。

 

講理講利再不行?

 

最後一招就端出理念。講「大義」、「信念」和「使命感」,例如:為了環保、社會責任、為了大家,我們一定要成功…等。因為使命感會產生生命的價值,關乎你我的生命與價值,還能不做嗎?!

 

我在講演中經常談到:「人生最終的目標,不應該只是成為企業高層或富有的人,背後的願景及夢想才是最重要的。」關於協調,也適用相同的道理,想要在組織內做好工作,協調是重要的工作技能,這是無庸置疑的。然而,

如果只是想利用協調來獲取成功,也會讓協調失去更重要的意義。所以,想要協調任何事情之前,請先思考「為什麼要協調」、「這與我的夢想有沒有連結度」、「達成這件事有助於組織的願景嗎」。

 

最後,很喜歡書中提到的一篇名為《意志取勝》(The will to win)的散文,與你分享:

 

「認為會輸,就輸定了。認為大概贏不了,就一定會失敗。

 

認為或許會輸,就等於輸了。

 

成功從意志力開始,心誠則靈。

 

要想自己一定做得到,要想自己一定可以做給別人看。

 

 

因為一旦想著自己不如人,就真的會不如人。

 

並不是最強、最快的人才是人生的勝利組。

 

獲勝的人全都是認為自己都會贏的人。」

 

這篇散文令我想起愛默生的名言:「心改變,態度就會改變;態度改變,習慣就會改變;習慣改變,人格就會改變;人格改變,人生就會改變。」世界上沒有「只有快樂」的工作,享受當下,心誠則靈,心想事成!

 

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本文作者胡碩勻MealToo覓食友圓子夢創辦人,人稱圓夢會計師,同時為國際認證理財規劃顧問CFP,著有暢銷書《重複的力量》Wish Stone許願石發明人,現為《今周刊》〈達人觀點〉及《Advisers財務顧問》專欄

作家。

 

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